Was ist eine Zahlungserinnerung?

Mahnung

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung erhalten, ist dies vorerst kein Grund zur Sorge. Als Kunde sollten Sie die zumeist freundliche Zahlungserinnerung ernst nehmen und Ihre offene Rechnung schnellstmöglich begleichen. Als Unternehmen hingegen ist eine Zahlungserinnerung ein erster und wichtiger Schritt im Mahnwesen. Dabei benötigt eine Zahlungserinnerung jedoch ein gewisses Fingerspitzengefühl, um die Kundenbindung aufrechtzuerhalten und dabei trotzdem bestimmt Zahlungen einzufordern. Was eine Zahlungserinnerung ist, was diese bedeutet und wie Sie diese schreiben, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Ist eine Zahlungserinnerung eine Rechnung?

Die kurze Antwort lautet: Nein, eine Zahlungserinnerung ist keine Rechnung. Denn eine Rechnung ist ein Dokument im Geschäftsverkehr, welches eine erbrachte Leistung abrechnet. Eine Zahlungserinnerung wird dann versandt, wenn diese Rechnung nicht beglichen wurde. Eine Zahlungserinnerung ist demnach genau das, was der Name bereits erahnen lässt, eine Erinnerung, dass eine oder mehrere Rechnungen nicht beglichen worden.

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Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?

Rechtlich gesehen handelt es sich um eine Mahnung. Häufig wird eine erste Mahnung Zahlungserinnerung benannt, um freundlicher zu wirken. Dies ist auch sinnvoll. Allerdings gibt es auch Empfänger, die bei einer Zahlungserinnerung mit der Zahlung noch abwarten. Daher unser Tipp: Wählen Sie die ÜberschriftZahlungserinnerung / 1. Mahnung“.

Des Weiteren sollten Sie auf Ihren Rechnungen stets eine Zahlungsfrist festsetzen, so sind Sie auf der sicheren Seite. Denn nach dem Ablauf des gewährten Zahlungsziels, haben Sie die Möglichkeit, eine Zahlungserinnerung zu versenden. Diese hat dabei nicht nur die Funktion, Ihren Schuldner an sein offenes Zahlungsziel zu erinnern, gleichzeitig sorgt die erste Mahnung bzw. Zahlungserinnerung dafür, dass Sie Ihren Schuldner in Verzug setzen.

Was bedeutet es, jemanden in Verzug zu setzen?

Wie soeben beschrieben, hat eine Zahlungserinnerung neben der reinen Erinnerungsfunktion, die zusätzliche Aufgabe, den Empfänger (Ihren Schuldner) in Verzug zu setzen. Dies ist jedoch nur der Fall, sofern dies nicht durch besondere Formulierungen im Vertrag oder auf der Rechnung schon erzielt wurde. Um diesen Sachverhalt zu erreichen, muss Ihre Rechnung die eindeutige Forderung enthalten, dass der Schuldner seiner Zahlung nachkommt und ein genaues Datum als letzte Zahlungsfrist enthalten.

Ist dies nicht der Fall, so ist Ihr Kunde nach dem Verstreichen des in der Zahlungserinnerung enthaltenen Zahlungsziels in Verzug gesetzt. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Schadensersatz einzufordern und Verzugszinsen zu verlangen.

Alle folgenden Mahnungen sollten nicht mehr „Zahlungserinnerung“ heißen, sondern „2. Mahnung“ oder „letzte Mahnung“.

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Auf die erste Mahnung wurde nicht reagiert, was jetzt?

Wir von Mahnalarm empfehlen Ihnen ein Mahnintervall zwischen 8 und 14 Tagen. Vor dem Versenden der nächsten Mahnung raten wir Ihnen, eine Prüffrist (Karenz) von 2 bis 3 Tagen abzuwarten, um weitere Zahlungseingänge verarbeiten zu können. Nicht selten zahlt ein säumiger Kunde erst am letzten Tag der gesetzten Frist.

Sollte auch nach dem Verstreichen der neuen Zahlungsfrist kein Zahlungseingang auf Ihrem Konto festzustellen sein, sollten Sie eine zweite und dritte Mahnung schreiben. Dabei sollte es sich bei der dritten Mahnung auch um die letzte Mahnung halten. Sollten auch diese drei Mahnungen unbeantwortet bleiben und alle Zahlungsfristen verstreichen, haben Sie als letzte Instanz die Möglichkeit, rechtliche Schritte gegen Ihren Schuldner einzuleiten. Welche Optionen Ihnen nach der letzten Mahnung bleiben.

Sollte sich im Laufe des Prozesses herausstellen, dass bei Ihrem Schuldner eine Zahlungsunfähigkeit besteht, haben wir Ihnen hier ausführlich zusammengefasst, welche weiteren Möglichkeiten Sie als Gläubiger trotz Zahlungsunfähigkeit Ihres Kunden haben.

Die optimale Zahlungserinnerung schreiben – so geht es richtig!

Wie bereits beschrieben kann es von großem Vorteil für die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Kunden sein, wenn Ihre formulierte Zahlungserinnerung freundlich ist. Selbstverständlich darf sie Ihren Sinn nicht verfehlen und soll Ihren Kunden auffordern, der ausstehenden Zahlung nachzukommen, dennoch kann eine Zahlungserinnerung an Unternehmen oder eine Privatperson durchaus milde formuliert sein. Immerhin kann das die Basis einer weiteren Zusammenarbeit legen.

Neben einem festen Zahlungsziel müssen auch die Kundendaten Ihrer Zahlungserinnerung vollständig und vor allem korrekt sein. Denn nur wenn Sie alle Angaben und Daten korrekt sind, haben Ihre Mahnungen auch vor Gericht Bestand. Welche Informationen Ihre Zahlungserinnerung enthalten muss, erfahren Sie in unserem Beitrag zur richtigen Formulierung.

Einfach und schnell Mahnungen schreiben – mit dem Mahnalarm MahnGenerator!

Als Unternehmer kann es schwierig sein, Zahlungsziele, Forderungen, Mahnschreiben und Co. im Blick zu behalten. Besonders, wenn Sie keine eigenständige Abteilung haben, die sich mit Ihrem Forderungsmanagement beschäftigt, können Mahnungen und Fristen viel zusätzlichen Stress bedeuten. Mahnalarm möchte Ihnen daher helfen, rechtssichere Mahnschreiben zu verfassen und das schnell und einfach.

Mit dem Mahnalarm Mahngenerator erstellen Sie in kurzer Zeit aussagekräftige Mahnungen. Wir bieten Ihnen verschiedene Vorlagen und Muster, die von einer ersten freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zu einer letzten bestimmten Mahnung reichen. Sie haben die freie Auswahl aus Formulierung und Inhalt.

Zusätzlich behalten wir Ihre Fristen für Sie im Blick. Auf Wunsch kümmern wir uns um den Versand Ihrer Mahnungen, überwachen jede Frist und unterstützen Sie mit unserem Zahlungsbeschleuniger. Mahnalarm greift Ihnen unter die Arme und macht Ihre Mahnung zu Geld.

Immer gut abgesichert mit Mahnalarm!

Sie haben weitere Fragen zum Thema Zahlungserinnerung oder anderen Aspekten des Mahnwesens? Oder wissen nicht, ob es besser ist, Ihre Mahnung per E-Mail oder per Post zu versenden? Kein Problem, nutzen Sie bitte das nachfolgende Formular und stellen Sie uns Ihre Frage gern direkt. Wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen, um Ihnen mit Ihren Anliegen weiterzuhelfen. Durchstöbern Sie auch unsere weiteren Ratgeber und erhalten Sie alle Informationen zum Mahnwesen und Mahnverfahren.

Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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