Mahnung schreiben: Ein integraler Teil des Forderungsmanagements
Vielleicht kennen Sie das: Sie haben einen Auftrag erfüllt oder eine Leistung erbracht und warten nach dem Ausstellen der Kundenrechnungen nun auf die Zahlungseingänge. Doch dieser bleiben aus. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie sich nicht scheuen und eine Mahnung schreiben. Bei dem Ausbleiben von Zahlungen trotz der Erbringung von Leistungen haben Sie das Recht, eine Zahlungsaufforderung bzw. eine Mahnung zu schreiben. Doch wie funktioniert das „Mahnung schreiben“?
Wir versorgen Sie mit wichtigen Tipps und lassen keine Fragen rundum Formulierungen, Fristen und wichtige Schritte offen. In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen außerdem, worauf es im Mahnwesen und beim Mahnung schreiben weiterhin ankommt, wie Sie rechtlich auf der sicheren Seite bleiben und dabei gleichzeitig den richtigen Ton treffen.
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MahnGenerator
Schritt für Schritt Anleitung zum Aufbau einer Mahnung
Live-Vorschau kann aktiviert werden
Auswahl von Mahnstufen
Auswahl der Tonart (freundlich bis fordernd)
Einfache Erfassung der Forderungsdaten
integrierte Verzugszinsberechnung
Wahlmöglichkeit, ob Verzugszinsen gefordert werden
Anzeige der erlaubten max. Mahnkosten
Auswahl der gewünschten Mahnkosten
Erfassung von Nebenkosten möglich
Festlegung individueller Mahnfristen
Frankierung und Zustellung mit der Deutschen Post
Druck der fertigen Mahnung durch Mahnalarm
Rückmeldung per E-Mail bei Unzustellbarkeit
Belegdokument mit Einlieferungsbestätigung
Fristenüberwachung und Erinnerung bei Ablauf
Weitergabemöglichkeit an Mahnalarm Inkasso
Wann darf gemahnt werden?
Die Grundlagen für das Mahnwesen
Das Mahnwesen hat zwei elementare Funktionen. Zum einen ist es die Aufgabe einer Mahnung als Zahlungserinnerung in Kraft zu treten und so den säumigen Zahler an seine Zahlungsverpflichtung zu erinnern. Haben Sie eine Leistung erbracht und warten nun auf das Zahlung Ihrer Kunden, so können Sie eine erste Mahnung schreiben, sobald das gewährte Zahlungsziel überschritten ist und die Rechnung aussteht. Wurde weder auf der Rechnung noch in einem geschlossenen Vertrag ein Zahlungsziel vereinbart, so bekommt die Mahnung eine zweite Aufgabe. Bei dieser soll die Mahnung die rechtliche Grundlage schaffen, einen entstandenen Schaden durch beispielsweise Zahlungsschwierigkeiten eines Kunden, geltend machen zu können. Das bedeutet, dass Sie den Schaden eines offenen Rechnungsbetrags, dem Schuldner gegenüber geltend machen, also beanspruchen können. Bei Mahnungen beziehungsweise Mahnschreiben handelt es sich demnach in erster Linie um Zahlungsaufforderungen gegenüber einem Schuldner.
Besonders der Begriff „Verzug“ ist dabei von großer Bedeutung. Denn erst bei Eintritt des Verzugs dürfen Mahnkosten, Verzugszinsen oder auch die Kosten der Beauftragung eines Inkassounternehmens, eines Rechtsanwaltes oder die Kosten eines Gerichtsverfahrens dem Schuldner gegenüber geltend gemacht werden. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei auch, ob es sich um Forderungen gegenüber Konsumenten (natürliche Personen) oder Firmen handelt.
In der Regel ist es demnach sinnig, von vornherein feste Fristen festzuhalten. Beispielsweise in einem mit Ihren Kunden geschlossenen Vertrag oder auf einer Rechnung. Benennen Sie ein konkretes Kalenderdatum, sodass Ihre Frist klar und deutlich gekennzeichnet ist. Damit wird der Eintritt des Verzuges bereits geregelt, ohne dass es einer Mahnung oder gar eines Mahnverfahrens bedarf.
Jedoch sollten Sie beachten, dass es Unterschiede zwischen Fälligkeit und Verzug gibt. Wie sie diese bestimmen und wie Sie diesen erwirken können, erfahren Sie in unserem umfangreichen Ratgeber.
Die erste Mahnung: oder auch Zahlungserinnerung
Nennen Sie sie, wie Sie möchten. Auch eine Zahlungserinnerung ist eine Mahnung.
Der BGH beschreibt die erste Mahnung wie folgt: „Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“ (BGH, NJW 1998, 2132)
In der Regel gibt es mehrere Formulierungen, so wird die erste Mahnung auch als Zahlungserinnerung bezeichnet. Der Begriff Zahlungserinnerung mag dabei zwar etwas netter klingen, nichtsdestotrotz handelt es sich im Kern um eine Mahnung.
Dennoch ist es gängig, die erste Mahnung als Zahlungserinnerung zu titulieren. Das klingt nicht so hart und ist besonders bei neuen Geschäftspartnern oder sonst pünktlich zahlenden Kunden angemessener. Das kann auf längere Zeit Ihre Beziehung zu Ihrem Geschäftspartner oder Ihre Kundenbeziehung festigen, besonders, wenn es sich um einen Ausnahmefall handelt.
Allerdings hat sich bei notorisch langsamen Zahlern eingebürgert, die sogenannte Zahlungserinnerung nicht ernst zu nehmen. Man wartet die 1. oder gar 2. Mahnung ab.
Unsere Empfehlung ist es daher, die erste Mahnung „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“ zu titulieren. So haben Sie beide Fälle abgedeckt.
Kostenlose Vorlagen für die erste Mahnung
Welche Angaben gehören in eine Mahnung?
Einen vorgeschriebenen Aufbau oder Pflichtbestandteile für eine Mahnung oder Zahlungserinnerung gibt es nicht. Wichtig ist natürlich, dass sie ihre Wirkung entfaltet und, falls noch nicht geschehen, den Schuldner in Verzug setzt. Dafür muss eine Mahnung die eindeutige Forderung enthalten, dass der Schuldner seiner Zahlung nachkommt. Zudem gilt es, zwischen Privatpersonen und Unternehmen zu unterscheiden.
Sinnvolle Elemente der Mahnung sind:
- Name und Anschrift des Empfängers (Schuldners)
Die korrekte Bezeichnung Ihres Vertragspartners ist schon bei Erstellung der Rechnung wichtig, um die Forderung ggf. auch gerichtlich durchzusetzen.
- Bei Privatkunden:
Vermeiden Sie es, Personengruppen wie “Familie” oder “Eheleute” anzuschreiben. Die korrekte Anrede, der Vorname und der Nachname sind für die eindeutige Identifikation erforderlich. Wenn Sie diese nicht wissen: Einfach nachfragen. Kein ehrlicher Kunde wird Ihnen die Angabe verwehren.
- Bei Geschäftskunden:
Achten Sie auf die genaue Bezeichnung. Unternehmen, die eine eigene Homepage betreiben, müssen ihre vollständige Handelsregisterbezeichnung im Impressum führen. Vielleicht liegt Ihnen auch ein Briefkopf des Kunden vor, dem Sie die Stammdaten entnehmen können. Sehen Sie auch von Abkürzungen ab, selbst wenn der Name lang erscheint.
Ist Ihr Kunde nicht im Handelsregister eingetragen, z.B. bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern, achten Sie auch hier auf den oder die Vornamen und vermeiden Sie Phantasiebezeichnungen, wie z.B. “Boutique Pipi Langstrumpf”. Richtig wäre allenfalls “Boutique Pipi Langstrumpf, Inh. Birgit Müller” o.ä..
- Was tun, wenn Sie erst bei der Mahnung feststellen, dass die Bezeichnung schon in der Rechnung falsch war?
Um sicher zu gehen, sollten Sie mit Ihrer (richtigen) Mahnung noch einmal eine umgeschriebene, also um die korrekte Bezeichnung korrigierte Rechnung mitsenden. Allenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Ihr Kunde nicht in Verzug befindet, weil die “neue Rechnung” noch nicht fällig ist. Das ist aber sicherer, als erst in einem gerichtlichen Verfahren festzustellen, dass Ihre Forderung keinen korrekten Schuldner hat.
- Name und Anschrift des Absenders (Gläubigers)
- Der Empfänger einer Mahnung muss in die Lage versetzt werden, Sie als Absender eindeutig zu identifizieren. Hierzu sollten Sie alle Angaben Ihres üblichen Briefpapiers zur Verfügung stellen.
- Kaufleute, die dem Handelsrecht unterliegen, haben sich nach § 17 bis 19 HBG zu richten. Dort ist geregelt, wie der Name einer Firma aussehen darf und in der Außenverwendung verwendet werden muss. (Firmenwahrheit, Firmenklarheit).
- Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen) dürfen zusätzlich zu Ihrem/n Vornamen und Nachnamen noch eine Phantasiebezeichnung verwenden, z.,B. “Der Fliesenexperte, Inh. Gerd Müller” oder “KTM Trockenbau, Fred Meier und Gerd Müller”.
- Freiberufler können ebenfalls Ihre Berufsbezeichnung mit führen, z.B. “Achitekturbüro Max Müller”
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Information zur Höhe und Fälligkeit der Forderung/en
- Mahntext mit der konkreten Aufforderung zur Zahlung
- Optional: Mahnkosten (ab der zweiten Mahnung) und Verzugszinsen (erst ab Verzug)
- Kontodaten: Damit der säumige Kunde nicht erst die Rechnung suchen muss um zu wissen, wohin der Betrag überwiesen werden soll.
Wenn Sie mit Mahnalarm Ihre Mahnung schreiben, fassen wir alle wichtigen Daten für Ihren säumigen Kunden übersichtlich zusammen. Denn je professioneller das Erscheinungsbild, desto besser wirkt Ihre Mahnung.
Mahnfristen: ein Thema für sich
Es hat sich beim Mahnung schreiben eingebürgert, Termine zu setzen. Spätestens mit der zweiten Mahnung soll der säumige Kunde zum konkreten Handeln aufgefordert werden und wissen, dass nach Fristablauf die nächste Maßnahme eingeleitet wird, z.B. die nächste Mahnstufe oder die Einleitung eines Inkassoverfahrens. So gut, so schön.
Leider hat die Fristsetzung auch einen Haken: Wir kommen an dieser Stelle kurz auf den Absatz „Wann darf gemahnt werden?“ zurück. Wie dort beschrieben, hat die Mahnung auch die Aufgabe, den Verzugseintritt zu bewirken, wenn dieser nicht im Vertrag oder in der Rechnung durch Datum geregelt ist. Mit einer Zahlungsfrist in jeder neuen Mahnstufe wird daher ein neues Verzugsdatum erwirkt, auch dann, wenn sich die Forderung schon vorher in Verzug befunden hat. Dies kann in einem Gerichtsverfahren bei aufmerksamen Richtern zu einer empfindlichen Kürzung oder Versagung von Ersatzansprüchen führen.
Wenn Sie mit Mahnalarm die Mahnung schreiben, brauchen Sie sich darüber keine Sorgen machen. Denn wir formulieren für Sie die Fristsetzung so, dass Sie keine Nachteile befürchten müssen.
Die zweite Mahnung
Wenn der Kunde nach der ersten Mahnung, bzw. Zahlungserinnerung die Rechnung nicht ausgeglichen hat, sollten Sie in einem kurzen, aber angemessenen Abstand die zweite Mahnung schreiben.
Der Aufbau kann der ersten Mahnung ähneln. Die Dringlichkeit sollte ablesbar sein, ohne unhöflich zu wirken. Die größte Wirkung erzielt man weniger durch den Text der Mahnung – dieser wird häufig nur überflogen – sondern vielmehr durch die „Pünktlichkeit“ einer erhaltenen Mahnung.
Wenn Sie mit Mahnalarm die Mahnung schreiben, brauchen Sie sich die Mahntermine nicht zu merken. Mahnalarm erinnert Sie per E-Mail an eine neue Mahnstufe und schlägt auch den passenden Text vor.
Kostenlose Mahnungsvorlage für die zweite Mahnung
Ab jetzt können Sie Mahnkosten und Verzugszinsen berechnen
Ob Sie bereits in der zweiten oder erst in der dritten (und meist letzten) Mahnung Ihr Recht auf Erstattung von Verzugskosten geltend machen, liegt bei Ihnen. Sie können auch die Mahnkosten ab der zweiten und die Verzugszinsen erst ab der dritten Mahnung ansetzen oder natürlich auf beides komplett verzichten.
Mahnkosten:
Die Bemessung der zulässigen Mahnkosten ist im § 280 Absatz 1, 2 in Verbindung mit § 286 BGB geregelt. Mahnkosten sind Kosten der Rechtsverfolgung, die Sie bei Vorliegen des Verzuges als Verzugsschaden geltend machen dürfen. Die Höhe der Mahngebühren orientiert sich nur am materiellen Schaden, der Ihnen durch Materialkosten, Druckkosten, Portokosten entsteht. Der Zeitaufwand, der mit den Mahnungen verbunden ist, kann dagegen nicht abgerechnet werden, auch wenn dies Personalkosten verursacht hat.
Üblicherweise wird eine Pauschale in Höhe von 5,00 bis 10,00 EUR als angemessen betrachtet, auch wenn in der Rechtssprechung (bei Forderungen gegenüber Privatpersonen) teils deutlich niedrigere Werte zugestanden werden. Diese Pauschale gilt übrigens nicht für jede Mahnung sondern für den gesamten kaufmännischen Mahnprozess.
Eine Besonderheit im Zusammenhang mit Mahnkosten gibt es übrigens für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, bzw. Unternehmen und öffentlichen Stellen. Das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr vom 29.07.2014 ermöglicht die Berechnung einer höheren Schadenpauschale (Mahnkosten) bis zu 40 EUR. Dieser Wert muss bei einer weiteren Rechtsverfolgung allerdings angerechnet werden. Unter anderem deshalb hat sich die Nutzung dieser Möglichkeiten bis jetzt nicht durchgesetzt. Mehr dazu finden Sie in unserem Ratgeber.
Verzugszinsen:
Auch die Berechnung von Verzugszinsen ist jetzt möglich. Gegenüber Privatpersonen beträgt der Zinssatz 5 %, gegenüber Unternehmen 9 % über dem aktuellen Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird von der Bundesbank halbjährlich neu veröffentlicht.
Die letzte Mahnung
Die Anzahl der Mahnstufen bestimmen Sie selbst. Gängig sind maximal 3 Mahnstufen. Viele Gläubiger versenden sogar nur noch 2 Mahnschreiben.
Hat der Kunde weder auf die vorausgegangene Mahnung reagiert noch das Gespräch mit Ihnen gesucht, ist es Zeit für die letzte Mahnung.
In dieser sollten Sie klar zum Ausdruck bringen, dass Ihre Geduld erschöpft ist und Sie als nächstes konkrete Maßnahmen ergreifen, die für Ihren Kunden mit erheblichen Mehrkosten verbunden sind, z.B. die Einschaltung eines Inkassounternehmens oder eines Rechtsanwaltes oder die eigenständige Einleitung des gerichtlichen Mahn- oder Klageverfahrens. Spätestens jetzt sollte die Geschäftsbeziehung mit diesem Kunden „auf Eis gelegt“ werden und weitere Leistungen erst einmal nicht erbracht werden.
Wenn Sie die Mahnung mit Mahnalarm schreiben, können Sie mit dem „Zahlungsbeschleuniger“ nochmals zusätzlich Nachdruck erzeugen. Was dahinter steckt erfahren Sie in den FAQ.
Kostenlose Muster für die letzte Mahnung
Welche Möglichkeiten bieten sich nach fruchtloser letzter Mahnung?
Es ist dringend zu empfehlen, die Forderung nicht älter werden zu lassen als maximal 90 Tage, wenn Sie weitere Maßnahmen einleiten. Nach fruchtloser letzter Mahnung sollten Sie daher nicht mehr zögern. Zu diesem Zweck können Sie auf folgende Möglichkeiten zurückgreifen:
- Mit Mahnalarm eine (allerletzte) Mahnung schreiben und den „Zahlungsbeschleuniger einsetzen“. Was macht der Zahlungsbeschleuniger?
- Ein seriöses Inkassounternehmen auswählen und die Forderung einziehen lassen.
Hier erfahren Sie, wie Mahnalarm Sie dabei unterstützt. - Einen Rechtsanwalt Ihrer Wahl beauftragen
- Selber das gerichtliche Mahnverfahren beantragen und die Zwangsvollstreckung betreiben
Bedenken Sie, dass Sie mit den Gerichtskosten in Vorkasse gehen müssen. Außerdem sollten Sie sich im Zwangsvollstreckungsrecht einigermaßen auskennen. - Die Forderung ausbuchen. Nicht wundern, das ist wirklich ernst gemeint. Denn gerade bei kleinen Forderungen und schlechter Bonität des Schuldners ist es möglich, dass schlechte Erfolgsaussichten die Kosten einer weiteren Verfolgung nicht rechtfertigen. Mahnalarm kann Sie mit einer „Bonitätsauskunft als Einzelauskunft“ bei Ihrer Entscheidung unterstützten. Weitere Informationen finden Sie hier.
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