Mahnungen verschicken – Welche Möglichkeiten haben Sie?

Mahnung, Mahnwesen

Damit eine Mahnung rechtssicher wird, ist nicht nur der Inhalt der Mahnung wichtig, sondern auch, dass diese den Schuldner auf einem angemessenen Weg erreicht. Besonders dank der diversen technischen Möglichkeiten, haben Sie vielleicht den Impuls, eine Mahnung auch mal per E-Mail oder WhatsApp zu versenden. Ob dies möglich ist und was Sie außerdem noch beachten sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Wann sind Mahnungen rechtssicher?

Zuallererst ist eine Mahnung, eine Zahlungserinnerung des Gläubigers an den Schuldner, die vom Gläubiger erbrachte Leistung zu begleichen. Hierbei haben Sie den Anspruch, eine Mahnung zu schreiben, sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät. Sprich: offene Rechnungen nicht begleicht und jede Zahlungsfrist verstrichen lässt. Dabei haben Sie die Möglichkeit ein bis drei Mahnungen zu schreiben, bevor sie etwaige rechtliche Schritte, wie z.B. ein gerichtliches Mahnverfahren, in Anspruch nehmen.

Daher ist es wichtig, dass bereits die erste Mahnung Ihren Kunden definitiv und nachweislich erreicht. Denn laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), ist es essenziell, dass bestimmte Dokumente in gesetzlich vorgegebener Form bei der betreffenden Person ankommen (Paragraf 125 BGB). Dieser Paragraf regelt die Nichtigkeit wegen Formmangels.

Es gibt aber keine gesetzliche Bestimmung für Mahnungen, was bedeutet, dass diese auch mündlich, schriftlich, per Fax oder E-Mail überbracht werden können – doch die meisten Anwälte und Experten empfehlen den seriösen Umgang mit dem Thema Mahnung und Verzug.

Wichtig ist, dass die Mahnung unmissverständlich den Schuldner zur Leistung (Zahlung) auffordert und ggf. auf den bereits bestehenden Verzug hinweist.

Eine Mahnung per Fax zu versenden ist möglich, weil die Zustellung mit dem Faxprotokoll nachgewiesen werden kann. Mit dem Tool von Mahnalarm können Sie effektiv und rechtssicher Mahnungen schreiben. 

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Wie kann ich meine Mahnung verschicken?

Wie bereits beschrieben, gibt es keine gesetzlichen Bestimmungen bezüglich Mahnschreiben. Dementsprechend können Sie diese, rein theoretisch, in verschiedenen Formen übermitteln. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, dass Ihre Mahnung rechtssicher sein sollte. Daher eignet sich nicht jedes Medium zur Übermittlung einer Mahnung.

Mahnung verschicken per Fax

In der Regel ist es möglich, eine Mahnung per Fax zu versenden, da die Zustellung mit dem Faxprotokoll nachgewiesen werden kann. Somit gilt eine Mahnung per Fax als rechtssicher.

 

Mahnung verschicken via E-Mail oder WhatsApp

Das Versenden einer Mahnung per E-Mail oder WhatsApp gilt in der Regel nicht als rechtssicher. Sie sollten daher davon absehen, Ihre Mahnungen ausschließlich über diesen Weg zu versenden. Zudem können Sie auf diesen Wegen nicht prüfen, ob der Schuldner wirklich an der Ihnen bekannten Adresse zu erreichen ist. Obendrein ist das Mahnen über solche Medien nicht zu empfehlen, da Sie nicht vollends überprüfen können, ob das Mahnschreiben den Schuldner erreicht hat. Anders ist dies beispielsweise mit einer Mahnung per Einschreiben.

Kommt es also hypothetisch zu einem möglichen Rechtsstreit, kann Ihnen eine Mahnung per Mail (oder WhatsApp) starke Schwierigkeiten bereiten. Denn der Schuldner kann behaupten, dass ihm der Verzug der Zahlung aufgrund der „nicht erhaltenen“ E-Mail nicht bewusst war. Dementsprechend wäre Ihr Schuldner nicht in Verzug und Ihre Forderungen nichtig. Aus diesem Grund empfiehlt jeder Anwalt, das Versenden einer Mahnung per Post.

Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie den E-Mail-Weg neben der schriftlichen Mahnung als zusätzliches Versandmedium nutzen. Das kann die Wirkung Ihrer Mahnung vergrößern.

Auch das Versenden von Mahnungen via WhatsApp ist nicht zu empfehlen. Zum einen, da in diesem Fall dieselbe Logik wie bei einer Mahnung per Mail angewandt werden kann. Zum anderen, da das Thema Mahnungen seriös angegangen werden sollte und eine WhatsApp Nachricht nur bedingt als seriös gewertet werden kann.

Mahnung aussprechen per Telefon

Das Mahnen per Telefon eignet sich nicht als rechtssicheres Mittel. Sie sollten nachweisen können, dass Sie Ihren Kunden in Zahlungsverzug gesetzt haben, das ist per Telefon nicht eindeutig möglich. Verzichten Sie daher keinesfalls auf eine Mahnung in Schriftform.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihrer schriftlichen Mahnung mit einer zusätzlichen telefonischen Mahnung Kraft zu verleihen. Legen Sie dabei jedoch ein Gesprächsprotokoll an, welches alle wichtigen Informationen Ihres Gesprächs enthält. Weitere Informationen zum Mahnen per Telefon erhalten Sie hier.

Mahnung verschicken per Post

Das Mahnen per Post ist der geeignetste Weg, um Ihre Mahnungen auf den Weg zu bringen. Nicht nur ist das Mahnschreiben als Brief der sicherste Weg, gleichzeitig ist es am seriösesten.

Wenn Sie Ihr Mahnschreiben per Post versenden, können Sie (zumindest bei einem Einschreiben) sicher sein, dass Ihr Brief Ihren Schuldner erreicht. Gleichzeitig können Sie so überprüfen, ob Ihr Kunde noch an der Ihnen bekannten Adresse wohnt. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Brief wieder an Sie zurück übersandt. Besonders, wenn es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte, haben Sie so die Sicherheit, dass Ihr Schuldner in Verzug geraten ist.

Des Weiteren können Sie, wenn Sie eine Mahnung per Brief versenden, auch vor Gericht beweisen, dass Ihre Mahnung versandt und zugestellt wurde.

Es lässt sich zusammenfassen, dass der Brief als Dokument am geeignetsten für das Ausstellen einer Mahnung ist. So sind Sie abgesichert und wählen eine rechtssichere und formelle Art des Mahnens. Weitere Informationen unter: Mahnen per E-Mail, WhatsApp oder Fax?

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Mit dem Mahnalarm MahnGenerator sind Sie immer auf der sicheren Seite! Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen, rechtssichere Mahnschreiben aufzusetzen und, wenn Sie dies wünschen, auf den Weg zu bringen. Dabei haben Sie die Wahl aus verschiedenen Vorlagen und Formulierungen, welche allesamt professionell sind und Ihre Forderungen bestens übermitteln. Dabei können Sie unter anderem nach Dringlichkeit und Wortwahl unterscheiden, je nachdem, auf welchen Mahnstufen sich Ihre Schuldner befinden.

Des Weiteren kümmern wir uns gern um den Versand und die Überwachung Ihrer Mahnung. Das Mahnwesen kann nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitintensiv sein. Mahnalarm bietet Ihnen deshalb Unterstützung bei Versand, Überwachung der Fristen und weitere Maßnahmen bei Unzustellbarkeit.

Zusätzlich haben Sie mit dem Mahnalarm die Möglichkeit automatisch Mahngebühren und Verzugszinsen zu berechnen, sodass Sie nicht auf Ihren zusätzlichen Kosten sitzen bleiben.

Mit Mahnalarm und dem MahnGenerator sind Sie so rundum versorgt und erstellen schnell und einfach rechtssichere Mahnschreiben. So kommen Sie Schritt für Schritt an Ihr Geld.

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Sie haben weitere Fragen zum Thema „Mahnung verschicken“ oder benötigen ein Muster Mahnschreiben? Dann melden Sie sich bei uns! Über unser Kontaktformular sind wir stets für Sie erreichbar. Gern unterstützen wir Sie bei allen Themen des Mahnwesens: vom Mahnung schreiben bis zur Mahnpauschale und dem Einleiten rechtlicher Schritte sowie dem gerichtlichen Mahnverfahren.

Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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