Mahnungen verschicken – welche Möglichkeiten haben Sie?

Eine Rechnung ist geschrieben, die Leistung erbracht – doch die Zahlung bleibt aus. In diesem Moment beginnt für viele Unternehmer, Selbständige oder Freiberufler der unangenehme Teil: das Mahnen. Ob Zahlungserinnerung, zweite Mahnung oder sogar die letzte Mahnung – jedes Schreiben muss professionell formuliert sein und den Schuldner nachweislich erreichen.

Mit unseren Muster-Vorlagen für Mahnschreiben und dem Mahnalarm MahnGenerator gehen Sie auf Nummer sicher: Sie erstellen rechtssichere Mahnungen, wählen die richtige Tonalität und können diese direkt zuverlässig versenden. So sparen Sie Zeit, bleiben seriös – und erhöhen Ihre Chancen, schneller an Ihr Geld zu kommen.

Damit eine Mahnung rechtssicher wird, ist nicht nur der Inhalt der Mahnung wichtig, sondern auch, dass diese den Schuldner auf einem angemessenen Weg erreicht. Besonders dank der diversen technischen Möglichkeiten, haben Sie vielleicht den Impuls, eine Mahnung auch mal per E-Mail oder WhatsApp zu versenden. Ob dies möglich ist und was Sie außerdem noch beachten sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Wann sind Mahnungen rechtssicher?

Zuallererst ist eine Mahnung, eine Zahlungserinnerung des Gläubigers an den Schuldner, die vom Gläubiger erbrachte Leistung zu begleichen. Hierbei haben Sie den Anspruch, eine Mahnung zu schreiben, sobald Ihr Kunde in Zahlungsverzug gerät. Sprich: offene Rechnungen nicht begleicht und jede Zahlungsfrist verstrichen lässt. Dabei haben Sie die Möglichkeit ein bis drei Mahnungen zu schreiben, bevor sie etwaige rechtliche Schritte, wie z.B. ein gerichtliches Mahnverfahren, in Anspruch nehmen.

Daher ist es wichtig, dass bereits die erste Mahnung Ihren Kunden definitiv und nachweislich erreicht. Denn laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), ist es essenziell, dass bestimmte Dokumente in gesetzlich vorgegebener Form bei der betreffenden Person ankommen (Paragraf 125 BGB). Dieser Paragraf regelt die Nichtigkeit wegen Formmangels.

Es gibt aber keine gesetzliche Bestimmung für Mahnungen, was bedeutet, dass diese auch mündlich, schriftlich, per Fax oder E-Mail überbracht werden können – doch die meisten Anwälte und Experten empfehlen den seriösen Umgang mit dem Thema Mahnung und Verzug.

Wichtig ist, dass die Mahnung unmissverständlich den Schuldner zur Leistung (Zahlung) auffordert und ggf. auf den bereits bestehenden Verzug hinweist.

Eine Mahnung per Fax zu versenden, ist möglich, weil die Zustellung mit dem Faxprotokoll nachgewiesen werden kann. Mit dem Tool von Mahnalarm können Sie effektiv und rechtssicher Mahnungen schreiben. 

Wie kann ich meine Mahnung verschicken?

Wie bereits beschrieben, gibt es keine gesetzlichen Bestimmungen bezüglich Mahnschreiben. Dementsprechend können Sie diese, rein theoretisch, in verschiedenen Formen übermitteln. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, dass Ihre Mahnung rechtssicher ist. Daher eignet sich nicht jedes Medium zur Übermittlung einer Mahnung.

Mahnung verschicken per Fax

In der Regel ist es möglich, eine Mahnung per Fax zu versenden, da die Zustellung mit dem Faxprotokoll nachgewiesen werden kann. Somit gilt eine Mahnung per Fax als rechtssicher.

Mahnung verschicken via E-Mail oder WhatsApp

Das Versenden einer Mahnung per E-Mail oder WhatsApp gilt in der Regel nicht als rechtssicher. Sie sollten daher davon absehen, Ihre Mahnungen ausschließlich über diesen Weg zu versenden. Zudem können Sie auf diesen Wegen nicht prüfen, ob der Schuldner wirklich an der Ihnen bekannten Adresse zu erreichen ist. Obendrein ist das Mahnen über solche Medien nicht zu empfehlen, da Sie nicht vollends überprüfen können, ob das Mahnschreiben den Schuldner erreicht hat. Anders ist dies beispielsweise mit einer Mahnung per Einschreiben.

Kommt es also hypothetisch zu einem möglichen Rechtsstreit, kann Ihnen eine Mahnung per Mail (oder WhatsApp) starke Schwierigkeiten bereiten. Denn der Schuldner kann behaupten, dass ihm der Verzug der Zahlung aufgrund der „nicht erhaltenen“ E-Mail nicht bewusst war. Dementsprechend wäre Ihr Schuldner nicht in Verzug und Ihre Forderungen nichtig. Aus diesem Grund empfiehlt jeder Anwalt, das Versenden einer Mahnung per Post.

Hierbei sollten Sie jedoch beachten, dass Sie den E-Mail-Weg neben der schriftlichen Mahnung als zusätzliches Versandmedium nutzen. Das kann die Wirkung Ihrer Mahnung vergrößern.

Auch das Versenden von Mahnungen via WhatsApp ist nicht zu empfehlen. Zum einen, da in diesem Fall dieselbe Logik wie bei einer Mahnung per Mail angewandt werden kann. Zum anderen, da das Thema Mahnungen seriös angegangen werden sollte und eine WhatsApp Nachricht nur bedingt als seriös gewertet werden kann.

Mahnung aussprechen per Telefon

Das Mahnen per Telefon eignet sich nicht als rechtssicheres Mittel. Sie sollten nachweisen können, dass Sie Ihren Kunden in Zahlungsverzug gesetzt haben, das ist per Telefon nicht eindeutig möglich. Verzichten Sie daher keinesfalls auf eine Mahnung in Schriftform.

Sie haben jedoch die Möglichkeit, Ihrer schriftlichen Mahnung mit einer zusätzlichen telefonischen Mahnung Kraft zu verleihen. Legen Sie dabei jedoch ein Gesprächsprotokoll an, welches alle wichtigen Informationen Ihres Gesprächs enthält. Weitere Informationen zum Mahnen per Telefon erhalten Sie hier.

Mahnung verschicken per Post

Das Mahnen per Post ist der geeignetste Weg, um Ihre Mahnungen auf den Weg zu bringen. Nicht nur ist das Mahnschreiben als Brief der sicherste Weg, gleichzeitig ist es am seriösesten.

Wenn Sie Ihr Mahnschreiben per Post versenden, können Sie (zumindest bei einem Einschreiben) sicher sein, dass Ihr Brief Ihren Schuldner erreicht. Gleichzeitig können Sie so überprüfen, ob Ihr Kunde noch an der Ihnen bekannten Adresse wohnt. Sollte dies nicht der Fall sein, wird der Brief wieder an Sie zurück übersandt. Besonders wenn es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte, haben Sie so die Sicherheit, dass Ihr Schuldner in Verzug geraten ist.

Des Weiteren können Sie, wenn Sie eine Mahnung per Brief versenden, auch vor Gericht beweisen, dass Ihre Mahnung versandt und zugestellt wurde.

Es lässt sich zusammenfassen, dass der Brief als Dokument am geeignetsten für das Ausstellen einer Mahnung ist. So sind Sie abgesichert und wählen eine rechtssichere und formelle Art des Mahnens. Weitere Informationen unter: Mahnen per E-Mail, WhatsApp oder Fax?

Bessere Mahnungen schreiben mit dem MahnGenerator

Mit dem Mahnalarm MahnGenerator sind Sie immer auf der sicheren Seite! Wir helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen, rechtssichere Mahnschreiben aufzusetzen und, wenn Sie dies wünschen, auf den Weg zu bringen. Dabei haben Sie die Wahl aus verschiedenen Vorlagen und Formulierungen, welche allesamt professionell sind und Ihre Forderungen bestens übermitteln. Dabei können Sie unter anderem nach Dringlichkeit und Wortwahl unterscheiden, je nachdem, auf welchen Mahnstufen sich Ihre Schuldner befinden.

Des Weiteren kümmern wir uns gern um den Versand und die Überwachung Ihrer Mahnung. Das Mahnwesen kann nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitintensiv sein. Mahnalarm bietet Ihnen deshalb Unterstützung bei Versand, Überwachung der Fristen und weitere Maßnahmen bei Unzustellbarkeit.

Zusätzlich haben Sie mit dem Mahnalarm die Möglichkeit automatisch Mahngebühren und Verzugszinsen zu berechnen, sodass Sie nicht auf Ihren zusätzlichen Kosten sitzen bleiben.

Mit Mahnalarm und dem MahnGenerator sind Sie so rundum versorgt und erstellen schnell und einfach rechtssichere Mahnschreiben. So kommen Sie Schritt für Schritt an Ihr Geld.

Zuverlässig unterstützt mit Mahnalarm!

Sie haben weitere Fragen zum Thema „Mahnung verschicken“ oder benötigen ein Muster Mahnschreiben? Dann melden Sie sich bei uns! Über unser Kontaktformular sind wir stets für Sie erreichbar. Gern unterstützen wir Sie bei allen Themen des Mahnwesens: vom Mahnung schreiben bis zur Mahnpauschale und dem Einleiten rechtlicher Schritte sowie dem gerichtlichen Mahnverfahren.

FAQ zum Thema „Mahnung verschicken“

Beim Thema Mahnung stellt sich häufig die Frage, wie sie am besten zugestellt wird. Reicht eine E-Mail? Muss es ein Einschreiben sein? Und wie sieht es mit der Beweislast aus, wenn es später zu einem Streit kommt? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten rund um Mahnungen, Einschreiben und Zustellung.

Welches Einschreiben für Mahnungen?

Für Mahnungen wird häufig das Einschreiben Einwurf oder das Einschreiben mit Rückschein genutzt.

• Einschreiben Einwurf: Der Postbote dokumentiert, dass der Brief in den Briefkasten eingeworfen wurde. Das gilt als rechtssicherer Nachweis.
• Einschreiben Rückschein: Hier bestätigt der Empfänger den Erhalt mit seiner Unterschrift. Das ist die sicherste Variante, aber auch die teuerste.

Tipp: In den meisten Fällen reicht das Einschreiben Einwurf, weil es günstiger ist und ebenfalls einen gerichtsfesten Nachweis über die Zustellung liefert.

Muss eine Mahnung eingeschrieben verschickt werden?

Rechtlich ist ein Einschreiben nicht zwingend erforderlich. Eine Mahnung kann sogar per E-Mail, Fax oder normalem Brief wirksam sein.

Aber: Kommt es zu einem Rechtsstreit, müssen Sie als Gläubiger beweisen können, dass die Mahnung tatsächlich zugestellt wurde. Genau hier bietet das Einschreiben einen großen Vorteil, da die Zustellung dokumentiert wird.

Wird ein Einschreiben in den Briefkasten geworfen?

Das hängt von der Art des Einschreibens ab:

• Beim Einschreiben Einwurf ja: Der Zusteller wirft den Brief in den Briefkasten und dokumentiert dies.
• Beim Einschreiben Rückschein nicht: Hier muss der Empfänger persönlich unterschreiben. Ist niemand da, wird ein Abholschein hinterlegt, und der Brief muss bei der Post abgeholt werden.

Wichtig: Wird der Brief nicht abgeholt, gilt er trotzdem als zugestellt, wenn er nachweislich in der Postfiliale zur Abholung bereitlag.

Wer muss beweisen, dass eine Mahnung angekommen ist?

Die Beweislast liegt beim Gläubiger. Er muss nachweisen können, dass die Mahnung den Schuldner erreicht hat.

• Ein einfacher Brief ist schwer zu beweisen, da niemand bestätigen kann, ob er angekommen ist.
• Ein Einschreiben Einwurf oder Einschreiben Rückschein liefert dagegen einen belastbaren Nachweis.
• Auch bei einer E-Mail ist ein Lesebestätigungsprotokoll oder die Dokumentation aus einem professionellen Mahnsystem hilfreich.

Kann ich eine Mahnung per E-Mail ignorieren?

Nein. Eine Mahnung per E-Mail ist grundsätzlich genauso wirksam wie per Post. Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor.

Ignorieren Sie eine Mahnung, riskieren Sie:

• zusätzliche Mahngebühren,
• die Einschaltung eines Inkassobüros,
• oder sogar einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Wann gilt eine Mahnung als zugestellt?

Eine Mahnung gilt als zugestellt, sobald sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist.

• Beim Brief: wenn er in den Briefkasten eingeworfen wurde.
• Beim Einschreiben: wenn der Zusteller den Einwurf dokumentiert oder der Empfänger unterschreibt.
• Bei der E-Mail: sobald sie im Postfach des Empfängers abrufbar ist – unabhängig davon, ob sie tatsächlich gelesen wurde.

Das bedeutet: Schon die Möglichkeit, die Mahnung zur Kenntnis zu nehmen, reicht für die Zustellung aus.