Telefonisch mahnen – ist das eine Option?

Mahnung, Mahnwesen

Sie haben Ihrem Kunden eine Rechnung übersandt, doch die Zahlung bleibt aus? Dann kann eine Mahnung die nächste Konsequenz sein. Doch auch wenn die Zeit knapp und der Weg zum Briefkasten weit ist, kann eine Mahnung per Telefon eventuell Folgen für Sie haben. Denn nur wenn Sie richtig mahnen und Ihren Schuldner zuverlässig in Zahlungsverzug zu setzen, können Sie sich sicher sein, dass Ihre Forderungen auch vor der letzten Instanz, dem Gericht, Bestand haben.

Telefonisch mahnen, geht das überhaupt?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Kunden eine Mahnung per Telefon auszusprechen, dann gibt es einige Punkte, auf die Sie achten sollten.

Der erste und wichtigste Punkt ist, dass eine Mahnung per Telefon nicht ausreichend ist. Sollte Ihr Kunde auch nach mehreren telefonischen Mahnungen nicht zahlen, kann es sein, dass Sie rechtliche Schritte einleiten müssen. Kommt es aber zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, haben Ihre telefonischen Mahnungen keinen Bestand. Denn vor dem Gericht müssen Sie belegen können, dass Sie Mahnungen ausgestellt haben, dass diese den Kunden erreicht haben und Aspekte wie der offene Rechnungsbetrag sowie Fristen kommuniziert wurden. Per Telefon ist dies nur bedingt oder gar nicht umzusetzen.

Es gilt demnach: Das telefonische kann das schriftliche Mahnen nicht ersetzen.

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Telefoninkasso, worauf achten?

Sollten Sie jedoch das sogenannte Telefoninkasso anwenden wollen, also Ihre Mahnung über einen Anruf aussprechen wollen, dann sollten Sie dies nur zusätzlich zu einer schriftlichen Mahnung tun. Ein Telefonat sollte lediglich eine Ergänzung sein. Folgende Tipps sollten Sie dabei berücksichtigen:

  • Fertigen Sie nach dem Telefonat ein schriftliches Gesprächsprotokoll an, in das Sie Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner und Inhalt des Gesprächs aufnehmen. Das Protokoll legen Sie dann zu Ihrer letzten Mahnung. Das Protokoll können Sie ggf. bei einem Gerichtsverfahren noch gut gebrauchen.
  • Vereinbaren Sie mit Ihrem Gesprächspartner möglichst ein verbindliches Zahlungsdatum.
  • Lassen Sie sich bestätigen, dass es keine Einwände gibt.

Sagen Sie Ihrem Gesprächspartner, dass Sie nach Ablauf der Mahnfrist nicht noch einmal anrufen können, sondern gleich die nächsten Schritte einleiten müssen.

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Was können die Vorteile eines zusätzlichen Telefonats sein?

Wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich zu Ihrem schriftlichen Mahnbescheid anrufen und Ihrer Forderung so Nachdruck verleihen, haben Sie schlichtweg einen zusätzlichen persönlichen Draht zu Ihrem Kunden. Ein persönliches Gespräch am Telefon kann andere Auswirkungen haben und auf Ausreden Ihres Kunden können Sie so unverzüglich reagieren.

Obendrein können Sie so eventuell weitere Kosten durch zusätzliche Mahnungen aus dem Weg räumen. In einem direkten Gespräch kann es mitunter einfacher sein, Ihren Kunden zur Zahlung zu bewegen. Versuchen Sie Ihren Gesprächspartner zu einem Entgegenkommen zu überreden und Ihre Außenstände so zu begleichen. Achten Sie dabei jedoch auf Ihre Formulierungen und Wortwahl, Sie sollten zwar bestimmt, jedoch nicht unfreundlich auftreten.

Ein besonders wirksamer Aspekt kann sein, dass Sie Ihrem Kunden per Telefoninkasso direkt die Konsequenzen seiner Nicht-Zahlung aufführen können. Erklären Sie Ihrem Gegenüber, was auf ihn zukommen kann, sollte seine Zahlung weiterhin ausbleiben. Erklären Sie dabei die Folgen eines Mahnbescheids, einem Mahnverfahren und auch des Inkassoverfahrens, welches im schlimmsten Fall auf ihn zukommen kann. Vielleicht können Sie Zahlungsprobleme des Kunden in einem persönlichen Gespräch erfahren und so zu einem Kompromiss kommen.

Die unerlässliche schriftliche Mahnung

Zwar gehört auch das Telefoninkasso zum Mahnwesen und internem Forderungsmanagement, jedoch ist eine telefonische Mahnung allein nicht ausreichend. Schließlich sollten Sie nachweisen können, dass Sie Ihren säumigen Kunden in Verzug gesetzt haben. Das ist, wie bereits beschrieben, telefonisch nicht eindeutig möglich. Deshalb sollten Sie immer eine schriftliche Mahnung schreiben.

Das folgende Video beantwortet die Fragen, ob die einzelnen Übermittlungswege rechtssicher sind und worauf es beim Mahnung schreiben besonders ankommt, damit Schadenersatzansprüche auch geltend gemacht werden können. Darüber hinaus gibt es Ratschläge, wann das Mahnschreiben per E-Mail, WhatsApp, Fax oder auch telefonisch durchaus sinnvoll und wirkungsvoll sein kann.

Der Mahnalarm MahnGenerator

Mit dem Mahnalarm MahnGenerator erstellen Sie schnell und einfach wirksame Mahnungen. Dabei können Sie aus verschiedenen Mustern und Vorlagen auswählen. Mit unserem MahnGenerator haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Kunden mit einer freundlichen Zahlungserinnerung oder einer bestimmten Zahlungsaufforderung abzumahnen. Bei Bedarf, kümmern wir uns für Sie auch um den Versand und die Fristenüberwachung Ihrer Mahnungen.

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Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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