Wie leitet man ein Mahnverfahren ein?

Mahnbescheid, Mahnwesen

Wenn Sie eine Dienstleistung erbracht haben, doch die entsprechende Zahlung bleibt aus, dann ist das zum einen ärgerlich und kann zum anderen für Sie und Ihr Unternehmen erhebliche Folgen haben. Wenn Sie in eine solche Situation kommen, dann haben Sie die Möglichkeit, ein vorgerichtliches oder gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Wie Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnverfahrens stellen und was ein Mahnverfahren überhaupt ist, das erklären wir Ihnen hier bei Mahnalarm.de! 

Vorgerichtliches & gerichtliches Mahnverfahren – was ist das?

Vielleicht haben Sie den Begriff Mahnverfahren schonmal gehört oder gelesen – doch Sie wissen nicht, wobei es sich dabei handelt? Wir möchten an dieser Stelle zunächst die wichtigsten Begriffe erklären, denn der Begriff „Mahnverfahren“ wird unterschiedlich verwendet. In der Regel wird in das vorgerichtliche (oder außergerichtliche) Mahnverfahren und gerichtlichen Mahnverfahren unterschieden. 

Das vorgerichtliche Mahnverfahren

Das vorgerichtliche Mahnverfahren bezeichnet in der Regel alle Maßnahmen im kaufmännischen Mahnwesen, die ohne gerichtliche Hilfe genutzt werden können, um einen säumigen Kunden zur Zahlung zu bewegen. Dazu zählen beispielsweise schriftliche oder telefonische Mahnungen. 

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Das bedeutet für Sie, dass Sie als Gläubiger, Ihrem Schuldner vorerst ein bis drei Mahnungen zukommen lassen können. Wir empfehlen Ihnen hierbei mindestens zwei Mahnungen zu verfassen, bevor Sie mit gerichtlichen Schritten fortfahren. Eine Mahnung dient zum einen dazu, Ihren Kunden an die offene Rechnung zu erinnern. In einigen Fällen kann eine solche Zahlungserinnerung bereits alle Probleme aus dem Weg räumen, denn mal eine Rechnung zu vergessen ist menschlich und kann auch Ihren Kunden passieren. Zum anderen sollen Mahnungen Ihren Schuldner aber auch in Zahlungsverzug setzen, denn nur wenn Ihr Kunde im Verzug ist, können sich gerichtliche Maßnahmen ergreifen. Senden Sie also eine erste Mahnung und Ihr Kunde reagiert nicht, haben Sie die Möglichkeit noch eine zweite und maximal dritte Mahnung zu übermitteln. Sollte Ihr Kunde auf keines Ihrer Mahnschreiben reagieren, so sollten Sie in Erwägung ziehen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. 

Das gerichtliche Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren wird mit dem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids eingeleitet. Der Antrag kann entweder in Papierform mit vorgesehenen Formularen oder online erstellt werden. Hierfür bieten die Gerichtsbehörden eine eigene Internetpräsenz an. 

Für die Beantragung eines Mahnbescheids sind zwei Dinge von Bedeutung: 

  1. Der säumige Kunde muss sich mit der Zahlung in Verzug befinden. Nur dann können die Gerichtskosten, welche mit der Durchführung verbunden sind, als Schadenersatzforderung an den Schuldner weitergegeben werden. 
  1. Die Adresse des Schuldners sollte bekannt sein. Voraussetzung, dass ein Mahnbescheid seine Wirkung entfalten kann, ist, dass dieser beim Schuldner zugestellt werden kann. Das Gericht ist nicht für die Adressrecherche zuständig. 

Wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind, Sie einen Erlass eines Mahnbescheids beantragen. 

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten – was tun?

Ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten ist eigentlich einfach, wenn Sie erstmal wissen, was Sie tun müssen. In fünf Schritten kommen Sie so zum Erfolg: 

  1. Mahnungen schreiben 
  1. Beantragung des Mahnbescheids 
  1. Zustellung des Mahnbescheids an den Schuldner 
  1. Vollstreckungsbescheid beantragen 
  1. Antrag auf Zwangsvollstreckung  

Wie viele dieser fünf Schritte Sie durchlaufen müssen, um Ihre offene Geldsumme zu bekommen, ist von Ihrem Schuldner abhängig. Einige Schuldner zahlen bereits nach der ersten Mahnung, andere lassen auch Ihren Mahnbescheid unbeantwortet und reagieren nicht. Was Sie tun können und wie Sie sich verhalten sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden. 

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Der Kunde zahlt die Rechnung nicht, was tun?

Nachdem wir Ihnen vorab die Begrifflichkeiten des gerichtlichen und vorgerichtlichen Mahnverfahren, sowie den allgemeinen Ablauf eines Mahnverfahrens erläutert haben, möchten wir Ihnen nun erklären, wann Sie ein Mahnverfahren einleiten sollten und wie Sie dabei am besten verfahren. 

Besonders wenn Sie ein Unternehmen führen, wissen Sie, wie wichtig es ist, dass Fristen eingehalten und Forderungen getilgt werden. Dabei kann es passieren, dass ein Kunde eine Zahlungsfrist verstreichen lässt. Das ist nicht sofort ein Grund zur Sorge, denn solch ein Versäumnis kann aus diversen Gründen geschehen. Schreiben Sie deshalb Ihren Kunden vorerst eine erste Zahlungserinnerung bzw. ein erstes Mahnschreiben, indem Sie in einem höflichen und freundlichen Ton auffordern, die ausstehende Geldsumme zu tilgen. Nach einer zweiwöchigen Frist sollten Sie ein zweites und bei Bedarf ein drittes Mahnschreiben ausstellen. Hierbei dürfen Sie durchaus mit jedem Schreiben klarer und bestimmter werden. Achten Sie darauf, in Ihrem letzten Mahnschreiben auf folgende Konsequenzen für den Schuldner aufmerksam zu machen. Unser Mahnschreiben Muster hilft dabei.

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Erfolgreich gemahnt, aber keine Reaktion, was nun?

Blieben alle Ihre Mahnungen fruchtlos, haben Sie die Möglichkeit, zu einem gerichtlichen Mahnverfahren überzugehen. Dafür müssen Sie vorerst einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids stellen. Diesen können Sie, wie bereits beschrieben, entweder als online Mahnantrag oder postalischen Mahnantrag bei Ihrem zuständigen Mahngericht einreichen. Bedenken Sie hierbei, dass die Beantragung eines Mahnbescheids Kosten verursacht und Sie diese Kosten vorab tragen müssen

Die Mahngerichte prüfen daraufhin die Berechtigung Ihrer Forderungen. Im Anschluss wird dem Schuldner der Mahnbescheid per Post zugestellt. Dieser hat daraufhin zwei Wochen, um mit einer Zahlung des offenen Betrages oder einem Widerspruch zu reagieren. 

Reagiert der Schuldner gar nicht auf den Mahnbescheid, so wird Ihrem Schuldner, nach dem Verstreichen der Frist ein Vollstreckungstitel zugestellt. Sie haben jetzt die Möglichkeit, einen Gerichtsvollzieher und somit eine Zwangsvollstreckung zu erlassen. 

Wichtig ist jedoch: Sollte der Schuldner einen Widerspruch gegen den Mahnbescheid oder Vollstreckungsbescheid einlegen, so wird aus dem gerichtlichen Mahnverfahren ein Zivilprozess. Hierbei sollten Sie bedenken, dass ein solcher Prozess jedoch mit weiteren Gerichtsgebühren und Anwaltskosten einhergeht. Die Rechtsprechung entscheidet dabei, wer diese Kosten zu tragen hat, der Antragsteller oder jedoch der Antragsgegner. 

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Ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens immer lohnend?

Ob sich ein gerichtliches Mahnverfahren wirklich „lohnt“ sollte stets individuell und von Fall zu Fall evaluiert werden. Unter Umständen kann es sinnvoller sein, die offene Forderungen ohne gerichtliche Konsequenzen auszubuchen. Besonders, wenn der Streitwert sehr gering ist und die Kosten für rechtlichen Beistand, Mahnbescheid und Co. den Streitwert bei weitem übersteigen, ist unter Umständen die bessere Lösung, nicht auf den Anspruch zu bestehen. In anderen Fällen kann es auch die Möglichkeit der außergerichtlichen Einigung geben. Vielleicht kennen Sie Ihren Schuldner und wissen, dass dieser aufgrund eines temporären Engpasses seine Rechnung nicht begleichen kann. In diesem Fall können Sie auch versuchen, Ihrem Kunden etwas mehr Zeit zu geben oder ihm eine Ratenzahlung anzubieten. Dies sollte jedoch nur erfolgen, wenn Sie Ihren Kunden gut kennen und ihm vertrauen. In der Regel gilt jedoch, dass ein Mahnverfahren immer dann sinnvoll ist, wenn Ihr Kunde auf keine Ihrer Zahlungsaufforderungen reagiert.

Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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