Was bedeutet der Begriff Mahnwesen?

Mahnbescheid, Mahnwesen

Gerichtliche Mahnverfahren, Mahnungen, Mahnkosten, Zahlungsfrist und Forderungen: Alle diese Begriffe können auf den ersten Blick überfordernd wirken. Doch keine Sorgen, damit sind die nicht allein! Das Mahnwesen ist für viele Unternehmer und Unternehmerinnen undurchsichtig und kompliziert. Wir von Mahnalarm helfen Ihnen dabei, sich einen Überblick über das Mahnwesen zu beschaffen. Mit unserem umfangreichen Ratgeber und zahlreichen Angeboten unterstützen wir Sie umfangreich in Sachen Mahnwesen. 

Was bedeutet der Begriff Mahnwesen?

Das Mahnwesen ist in der Regel im Finanzbereich eines Unternehmens oder einer Organisation angesiedelt und gehört zum Prozess des Forderungsmanagements. Es beschäftigt sich mit dem Umgang von unbezahlten und überfälligen Rechnungen. Diese werden auch Außenstände oder offene Posten genannt. 

Das Mahnwesen spielt in der Unternehmensführung eine wichtige Rolle, da es die Liquidität des Unternehmens absichert und die Eigenfinanzierung stärkt. 

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Was macht das Mahnwesen?

Wie bereits beschrieben, beschäftigt sich das Mahnwesen mit den vielen Facetten des Forderungsmanagements. Dabei hat das Mahnwesen verschiedene Aufgaben und Anwendungen inne. Aufgaben des Mahnwesens sind beispielsweise: 

  • Prüfung, welche überfälligen Rechnungen noch unbezahlt sind 
  • Generierung von Zahlungsaufforderungen, beispielsweise einer Zahlungserinnerung oder einer Mahnung 
  • Begründung des Verzuges, damit Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden dürfen, welche sich aus der Bearbeitung von überfälligen Rechnungen ergeben. 
  • Überwachen der Mahnfristen 
  • Nach erfolglosem Mahnwesen die Einleitung von Folgeprozessen zur endgültigen Beitreibung der Forderungen (z.B. Mahnbescheid, Einleitung von Inkassoverfahren, Einschaltung eines Rechtsanwalts) 

In professionell geführten kaufmännischen Betrieben dienen bestimmte Kennziffern der Messung von Außenständen. Die wichtigste Kennziffer ist die DSO (Days Sales Outstanding). Diese misst die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang vergehen. 

Wie läuft das Mahnwesen ab?

Ein Mahnprozess kann ganz verschieden aussehen und hängt auch immer von Ihnen und Ihrem Unternehmen ab. Wie Sie mit säumigen Kunden und offenen Rechnungen umgehen, ist immer eine individuelle Entscheidung. Wir geben Ihnen hier aber einen Einblick, wie die Umsetzung eines Mahnprozesses aussehen kann. 

Vielleicht kennen Sie das folgende Szenario. Sie haben eine oder mehrere Dienstleistungen erbracht, eine Rechnung gestellt und diese an Ihren Kunden oder Kundinnen übermittelt, doch dann passiert nichts. Das Zahlungsziel verstreicht und Ihr Kunde rührt sich nicht. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, das Mahnwesen in Anspruch zu nehmen.  

  • Zahlungserinnerung: Wenn die ursprüngliche Zahlungsfrist verstrichen ist, können Sie Ihrem Kunden eine freundliche Zahlungserinnerung zukommen lassen. In dieser sollten Sie ein neues Zahlungsziel festlegen. 
  • Erste Mahnung: Rührt sich Ihr Kunde auch nach der Zahlungserinnerung nicht, können Sie ihm eine erste Mahnung zustellen. In dieser sollten Sie wieder eine Frist festhalten. Ab diesem Zeitpunkt können Sie auch bereits Mahngebühren berechnen. Wenn Sie mehr Informationen zum Thema Mahngebühren benötigen, werden Sie hier fündig. 
  • Zweite und Dritte bzw. Letzte Mahnung: Sollte eine Zahlung der offenen Rechnung auch nach der ersten Mahnung ausbleiben. So sollten Sie noch eine zweite und maximal eine dritte Mahnung schreiben. Hierbei sollte Ihre letzte Mahnung neben einer finalen Frist, auch eine Information zu weiteren rechtlichen Schritten beinhalten. 

Was bedeutet es, einen Schuldner in Verzug zu setzen?

Einen Schuldner in Verzug zu setzen bedeutet, ihn darüber zu informieren, dass er seinen Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig nachgekommen ist und dass er nun in Verzug ist. Dies geschieht normalerweise durch das Versenden einer Mahnung oder einer Zahlungsaufforderung bzw. Zahlungserinnerung. 

Indem der Gläubiger den Schuldner in Verzug setzt, werden verschiedene rechtliche Konsequenzen ausgelöst. Dazu gehört unter anderem das Berechnen von Verzugszinsen und die Möglichkeit des Gläubigers, weitere rechtliche Schritte zur Beitreibung der Schulden einzuleiten. Beispielsweise das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder die Einschaltung eines Inkassounternehmens. 

Wenn Sie einen Schuldner durch ein Mahnschreiben in Verzug setzen, so sollte dies sollte klar und deutlich formuliert sein. Nur so können Sie sichergehen, dass der Verzug standhaft ist. 

Welche zeitlichen Abstände und Fristen muss ich beachten?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ab wann Sie eine erste Mahnung oder eine Zahlungserinnerung ausstellen sollten, so helfen wir Ihnen gern weiter. Grundsätzlich gilt es aber zu beachten, dass es keine klaren, gesetzlich festgelegten Mahnungs-Zeiträume gibt. Wann Sie eine Mahnung versenden, ist Ihnen selbst überlassen. Prinzipiell können Sie sich aber an folgenden Zeitfenstern orientieren: 

  • Zahlungserinnerungen: 10-14 Tage nach Ablauf des Fälligkeitsdatums 
  • Erste Mahnung: 20-30 Tage nach Fälligkeit 
  • Zweite Mahnung & dritte Mahnung: 40-50 Tage beziehungsweise 60 Tage nach Fälligkeitsdatum  
  • Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren: in etwa 80 Tage nachdem das ursprüngliche Zahlungsziel verstrichen ist 

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Wenn Mahnungen erfolglos sind: Was tun?

Sollten Sie ihre letzte Mahnung versandt haben, aber ihr Schuldner (Kunde) lässt die Forderung weiterhin nicht getilgt bestehen, so sollten Sie weitere Schritte einleiten. Hierbei haben Sie prinzipiell drei Möglichkeiten: 

  1. Das weitere Vorgehen würde den Wert des eigentlichen Streitwerts weit überschreiten. Hier sollten Sie überlegen, die Forderung auszubuchen und den Schuldner in Zukunft zu meiden. 
  1. Ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Hierbei können Sie per Gericht einen Erlass auf einen Mahnbescheid beantragen. Durch diesen können Sie in einem weiteren Schritt die Durchsetzung eines Vollstreckungsbescheids beantragen und infolgedessen einen Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung Ihrer Forderungen beauftragen.
  1. Sie können ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses Inkassounternehmen kümmert sich darum, die offene Forderung durch Inkasso einzutreiben. 

Welche Möglichkeit hierbei für Sie und Ihr Unternehmen die richtige Wahl ist, das müssen Sie selbst entscheiden. Jede dieser Varianten, mit Zahlungsverzug und erfolglosen Mahnungen umzugehen, hat individuelle Vor- und Nachteile. Beraten Sie sich deshalb mit Experten, bevor Sie weitere Schritte einleiten. 

Um Ihnen noch eine letzte Möglichkeit vorzustellen, soll auch das Factoring (Fakturierung) nicht ungenannt bleiben. Bei dieser Variante verkaufen Sie eine Forderung an ein Factoring-Unternehmen. Hierbei erhalten Sie Geld für Ihre Forderung, verlieren aber auch die Ansprüche auf die Erlöse, die bei einer erfolgreichen Durchsetzung der Forderung entstehen. 

Mahnalarm ist Ihr zuverlässiger Partner in Sachen Mahnwesen

Sie sind sich nicht sicher, wie Sie sich an Ihren Kunden oder Ihre Kundin wenden sollen? Kein Problem! Wir von Mahnalarm wissen, dass Sie als Unternehmer nicht immer Zeit haben, um sich ausgiebig mit dem Mahnwesen zu beschäftigen. Außerdem wissen wir, dass nicht jedes Unternehmen groß genug ist, um eine hauseigene Abteilung für Forderungsmanagement zu betreiben. Deshalb haben wir unseren Mahnalarm MahnGenerator entwickelt. 

Mit unserem MahnGenerator wird das Mahnwesen und das Forderungsmanagement für Sie zum Kinderspiel. Mit nur wenigen Klicks erstellt Ihnen unser Generator rechtssichere Mahnschreiben, die individuell personalisiert werden können. Dabei haben Sie die freie Wahl aus verschiedenen Vorlagen mit unterschiedlichen Dringlichkeiten. Wir helfen Ihnen nicht nur dabei, Mahnschreiben zu erstellen, sondern unterstützen Sie auch gern darüber hinaus von der Überwachung von Fristen, bis hin zum Versand und unserem speziellen Zahlungsbeschleuniger, der Ihren Mahnungen den richtigen Nachdruck verleiht.

Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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