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Forderungsmanagement in der Praxis

Durch die Auswirkungen der Coronakrise rückt das Forderungsmanagement in den Unternehmen besonders in den Fokus. Zur Stabilisierung der Eigenfinanzierung müssen Forderungsausfallrisiken schneller erkannt und die Liquidität konsequent abgesichert werden. Ein professionelles Mahnwesen ist daher unverzichtbar. Wenn dann trotzdem Rechnungen unbezahlt bleiben, kann die Einschaltung von Inkassospezialisten sinnvoll sein.

Mahnalarm ist Ihre praktische Lösungsplattform für alle Anforderungen rund um das Mahnwesen und zahlungsgestörte Forderungen.
mahnalarm.de  ist eine Marke der Döneke & Kurze Forderungsmanagement, einem langjährigen Systempartner der CRIF Bürgel GmbH.

Beratung zur Forderungsentstehung

Unterstützung zur Vermeidung von Zahlungsausfällen

Prozessbewertung und Optimierung

Debitorenmanagement

Mahnwesen

Inkasso- und Rechtsdienstleistung

Langzeitüberwachung

Nutzen Sie die Spezialisten von CRIF Bürgel Forderungsmanagement, um Ihr eigenes Forderungsmanagement zu optimieren.

Was sind Ihre Anforderungen an externes Forderungsmanagement?

Die Anforderungen an einen externen Inkassopartner sind vielfältig. Worauf kommt es bei Ihnen an?

hohe Erfolgsquote

Transparenz in der Zusammenarbeit

seriöse Außenwirkung

Umsetzung individueller Anforderungen

optimales Preis-Leistungsverhältnis

Forderungsmanagement:
Begriffsbestimmung und betriebswirtschaftliche Einordnung

Der Begriff Forderungsmanagement wird sowohl in der Fachliteratur als auch in der Unternehmenspraxis unterschiedlich verwendet und häufig mit Debitorenmanagement und Kreditmanagement in einem Kontext genutzt. Gemeint ist allgemein das Management von (Lieferanten-)Krediten zur Sicherstellung der Werthaltigkeit des Forderungsbestandes.

Im Unternehmen wird das Forderungsmanagement vielfach als Teil des Debitorenmanagements verstanden, der sich mit der Fakturierung und dem Mahnwesen beschäftigt.
Inkassounternehmen nehmen den Begriff Forderungsmanagement ebenfalls für ihren vorgerichtlichen und gerichtlichen Beitreibungsprozess in Anspruch.

Daneben hat sich als Synonym für Debitorenmanagement die Bezeichnung Kreditmanagement etabliert, welcher früher eher im Bankenbereich üblich war. In der Praxis ist auch der englische Begriff credit management bzw. CreditManagement häufig anzutreffen.

Betriebswirtschaftlich sind das Forderungs-, Debitoren- und Kreditmanagement im Working Capital Management einzuordnen.  Hier geht es um die Optimierung von Einsparpotenzialen und Liquiditätseffekten in den Bereichen Debitoren, Kreditoren und Lager. Gleichzeitig ist das Kreditmanagement Teil des unternehmerischen Risikomanagements.

Nutzen Sie unser Inkasso-Angebot!

7 Erfolgsfaktoren im Forderungsmanagement

Aufgrund des uneinheitlichen Begriffsverständnisses stellen wir im folgenden Best Practice-Ansatz das Forderungsmanagement mit dem Kreditmanagement gleich.

Kreditrichtlinie erstellen

Kreditrichtlinie erstellen

Klare Regeln vorgeben

Die Kreditvergabepraxis eines Unternehmens sollte auf Geschäftsführungsebene festgelegt und am besten mit klaren Regeln, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen ausgestattet werden.
Je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist eine professionelle und sich den aktuellen Gegebenheiten anzupassende Dokumentation.

Zielkonflikte auflösen

Ertrag schlägt Umsatz

Die Philosophie der Kreditgewährung (vorsichtig bis progressiv) beeinflusst maßgeblich den Umsatz des Unternehmens. Daher ist ein Zielkonflikt  zwischen Vertrieb und Kreditmanagement vorprogrammiert. Während der Vertrieb den Umsatz im Auge hat und verkaufshemmende Vorgaben scheut, betrachtet das Kreditmanagement die Werthaltigkeit der Forderungen und versucht Risiken zu vermeiden. In der Praxis hat sich konkrete Kompetenzzuordnung in Richtung des Kreditmanagements bewährt. Dies resultiert aus der Erkenntnis, dass Umsatz nur zum Unternehmenserfolg beiträgt, wenn daraus entsprechende Liquidität erzielt werden kann.

Zielkonflikte auflösen

Boniätsprüfung- und Überwachung

Bonitätsprüfung- und Überwachung

Unverzichtbar

Das Einräumen von Zahlungszielen kommt einer Kreditgeberfunktion gleich.  Aus kaufmännischer Sorgfaltspflicht sollte jeder neue Kunde bereits vor der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung auf seine Bonität geprüft werden. Auskunfteien bieten für jedes Risiko und Informationsbedürfnis adäquate Auskunftsprodukte. Hierzu zählt auch die Bonitätsprüfung von Privatkunden mittels Scoring.

Es hat sich bewährt, aus der externen Bonitätseinstufung der Auskunftei eine interne Risiko- oder Bonitätsklasse abzuleiten, an der sich das individuelle Kreditlimit orientiert. Eine systemseitige Dokumentation der Einstufung ist dringend zu empfehlen. Bei aktiven Bestandskunden ist ein Monitoring der Bonität unverzichtbar, um über aktuelle Veränderungen informiert zu sein und Limite ggf. anpassen zu können.

Rechnungslegung

Schnelligkeit und Präzision

Rechnungen sollten für den Empfänger immer transparent und klar sein. Rückfragen oder Ungereimtheiten führen zu unnötigen Verzögerungen des Rechnungsausgleichs und belasten die Liquidität.

Ebenso wichtig für eine störungsfreie Durchsetzung der Forderung ist die Verwendung der präzisen Firmierung der Kunden. Diese kann entweder der eingeholten Bonitätsauskunft entnommen werden oder aus dem Impressen der Internetpräsenz. Falsche oder unklare Namen führen  unweigerlich zu Problemen, wenn die Identität eines Vertragspartners nicht eindeutig ist und Haftungsfragen nicht geklärt sind. Bei Privatkunden sollte Vor- und Nachname erfragt werden.
Sofern möglich sollten Rechnungen noch am Tag der Warenlieferung oder unmittelbar zum Ende der Dienstleistung erstellt und versendet werden. Das Zahlungsziel (Fälligkeitsdatum) ist konkret zu benennen. (21.04.2022, nicht „in 30 Tagen“)

Rechnungslegung

Mahnwesen

Mahnwesen

Automatisierung macht sich bezahlt

Die Verantwortung für das Mahnwesen sollte allein der Buchhaltung unterliegen und nicht vom Vertrieb beeinflusst werden. Grundvoraussetzung für ein professionelles Mahnwesen sind eine tagaktuelle Verbuchung der Zahlungseingänge sowie das Setzen von Mahnsperren bei berechtigten Reklamationen oder Unklarheiten.
Es ist dringend zu empfehlen, das Mahnwesen vollautomatisiert ablaufen zu lassen. In der betrieblichen Praxis hat sich gezeigt, dass Probleme mit hohen Außenständen häufig mit einem manuell organisierten Mahnwesen einhergehen und Mahnungen deshalb nur unregelmäßig erfolgen oder aus Zeitmangel sogar ganz unterbleiben.
Je größer die Zahl der Ausgangsrechnungen, desto häufiger sollte der Mahnlauf erfolgen, am besten täglich, mindestens jedoch alle 14 Tage.

Eine freundliche aber sachliche und verbindliche Tonalität der Mahnschreiben versteht sich von selbst. Eine optisch saubere Aufbereitung der Mahnbriefe sorgt immer für mehr Akzeptanz.

Bei höheren ausstehenden Beträgen kann der Vertrieb in die Kommunikation mit dem säumigen Kunden einbezogen werden. Das Verabreden von verbindlichen Zahlungsterminen sollte aber immer in der Verantwortung der Debitorenbuchhaltung verbleiben.
Zeitgemäß sind maximal drei Mahnstufen. Viele Unternehmen bringen nur noch zwei Mahnungen aus. Auch eine Zahlungserinnerung ist übrigens eine Mahnung.

TIPP: Benennen Sie die Zahlungserinnerung einfach um in „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“. Dann zeigen Sie Freundlichkeit und Klarheit gleichermaßen.

Zahlungsgestörte Forderungen

Folgeprozess schon vorher festlegen

Sind alle Mahnstufen erfolglos durchlaufen spricht man von zahlungsgestörten Forderungen. Je häufiger diese Situation in Unternehmen eintritt, desto wichtiger ist ein fester Handlungsrahmen für die dann erforderlichen Maßnahmen.
Ziel ist ein möglichst unterbrechungsfreier Folgeprozess zur konsequenten weiteren Durchsetzung der Forderungen.

Wenn im Unternehmen keine eigene Rechtsabteilung existiert, lohnt sich immer die Auswahl eines festen Inkassopartners. Die außergerichtliche und gerichtliche Durchsetzung von Geldforderungen als Dienstleistung ist s.g. Rechtsdienstleistern, wie Inkassounternehmen und Rechtsanwälten vorbehalten.

Forderungen, die vom säumigen Kunden ganz oder teilweise bestritten werden sind bei einem Rechtsanwalt gut aufgehoben. In einem Rechtsstreit kann sich ein Gläubiger nur durch einen Rechtsanwalt vertreten lassen.

Nicht bestrittene Forderungen können auch von Inkassounternehmen bearbeitet werden.

Statistisch gesehen kann gesagt werden, dass die Realisierungswahrscheinlichkeit 90 Tage nach Rechnungsdatum drastisch abnimmt. Je früher die Forderung also abgegeben wird, desto vorteilhafter wirkt sich dies auf die Rückführung der Forderung aus.

Natürlich können Forderungen auch vom Unternehmen selbst gerichtlich durchgesetzt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Kosten welche mit der eigenen Bearbeitung verbunden sind, nicht als Schadenersatz vom Schuldner geltend gemacht werden können. Die Personalkosten bleiben also am Unternehmen hängen. Lediglich konkrete Sachkosten können geltend gemacht werden. Wird hingegen ein externer Rechtsdienstleister beauftragt, sind die dort entstehenden Kosten durch den säumigen Kunden zu erstatten.

Nicht unberücksichtigt bleiben sollte die Frage, ob sich eigene Mitarbeiter wirklich ausreichend mit den rechtlichen und prozesstechnischen Gegebenheiten des gerichtlichen Mahnverfahrens und der anschließenden Zwangsvollstreckung auskennen. Hier am falschen Ende zu sparen, lohnt sich meist nicht.

Zahlungsgestörte Forderungen

Der richtige Inkassopartner

Der richtige Inkassopartner

Diese Fragen sollten Sie stellen!

Welcher der richtige Inkassopartner für die Forderungen eines Unternehmens ist, kann pauschal nicht beantwortet werden und ist abhängig von der Spezialisierung, Kapazität oder Anpassungsfähigkeit  des Anbieters, sowie den Besonderheiten, welche die Forderungsbearbeitung aus Sicht des Gläubigers eventuell mit sich bringt.

Neben der erfolgswirtschaftlichen Betrachtung sollte auch die Reputation des Anbieters geprüft werden. Manchmal reicht schon eine Internetsuche mit dem Zusatz „Erfahrungen“, um positive oder negative Kritiken ehemaliger Schuldner oder Gläubigern aufgezeigt zu bekommen.

Davon unabhängig sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Werden Sie vor dem Tätigwerden des Dienstleisters ausreichend und seriös über den Inkassoprozess und die Kosten beraten?
  • Welche Kosten stellt der Dienstleister Ihrem säumigen Schuldner in Rechnung?
  • Wie professionell sehen die Angebots- und Vertragsunterlagen aus?
  • Ist der Anbieter im Bundesverband deutscher Inkassounternehmen e.V. organisiert? Diese Unternehmen haben sich einem gemeinsamen Code of Conduct unterworfen.
  • Ist das Inkassounternehmen permanent für Sie und die Schuldner erreichbar und gibt es feste Ansprechpartner?
  • Wie gewährleistet der Anbieter die für Sie erforderliche Transparenz im Laufe des Inkassoprozesses? Gibt es ein Inkassoportal, in dem Sie auf Ihre Akten zugreifen können?
  • Hält der Dienstleister ein Bonitätsmonitoring über Ihren Schuldner vor, um den Inkassoprozess und das damit verbundene Kostenrisiko in Ihrem Sinne jederzeit anpassen zu können.
  • Wie individuell kann der Anbieter auf die besonderen Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingehen?
  • Kommt Ihnen die Spezialisierung des Inkassounternehmens hinsichtlich Ihrer Branche entgegen?
  • Wie lange dauert es vom Zahlungseingang beim Inkassounternehmen bis zum Zahlungseingang bei Ihnen?
  • Sind die Abrechnungen für Sie transparent und gut zu verbuchen?

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An welche Branchen und Unternehmen richtet sich das Angebot?

Mahnalarm.de erbringt das Forderungsmanagement für alle Unternehmensgrößen und Branchen. Vom Wachstum orientierten Start-Up über den soliden Handwerker bis hin zum etablierten Unternehmen wir Beraten und Unterstützen Sie mit unseren Dienstlestungen

Warum ist das Forderungsmanagement für Unternehmen jeder Größe von Vorteil?

Die Vorteile des Einsatzes von professionellem Forderungsmanagement stehen nicht im Zusammenhang mit der Unternehmensgröße. Sicherlich haben Unternehmen mit einer großen Anzahl von Konsumentenforderungen einen anderen Aufwand als ein solo Unternehmer, doch die Wichtung und Wichtigkeit der einzelnen Forderung gleicht diesen Unterschied zumeist aus. Im Forderungsmanagement geht es immer um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens im Bezug auf seine Forderungen und den damit potenziellen Risiken.

Wir bleiben für Sie am Ball.

hart­nä­ckig, seriös, verantwortungsbewusst

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