Mahngebühren: Wie hoch dürfen Mahnkosten sein?

Mahnung, Mahnwesen

Sind Ihre Kunden mit einer oder mehreren Zahlungen im Verzug, haben Sie die Möglichkeit, diesen eine Mahnung zukommen zu lassen. Dabei kann es passieren, dass Sie bis zu drei Mahnungen ausstellen müssen, ohne, dass Ihre Kunden auf diese reagieren. Dabei nehmen sowohl das Schreiben als auch der Versand und das Drucken dieser diversen Mahnschreiben Zeit in Anspruch und verursachen obendrein zusätzliche Kosten. Um diese Kosten auszugleichen, können Sie Mahngebühren geltend machen. Wie Sie dies tun und was Sie sonst noch zum Thema Mahngebühr wissen wollten, erfahren Sie bei Mahnalarm!

Was sind Mahngebühren?

Unter Mahngebühren versteht man die Kosten, die ein Gläubiger einem Schuldner in Rechnung stellt, wenn es zu einem Zahlungsverzug und bereits zu einer schriftlichen Zahlungserinnerung (Mahnung) kam.

Hierbei sollten Sie jedoch darauf achten, dass diese nicht nach eigenem Ermessen zusammengestellt werden können. Viel mehr berechnen Sie sich auf Grundlage der ausgegebenen Mahngebühr. Also jene Kosten, die Sie für die Erstellung und den Versand der Mahnung aufgewandt haben.

Überhöhte Mahngebühren können als unzulässig gewertet werden und müssen somit vom Schuldner nicht getragen werden. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie nur Mahnungsgebühren beanstanden, die auch angefallen sind, beispielsweise Papier und Porto. Zusätzliche Verwaltungskosten für Personal oder Ähnliches darf der Gläubiger nicht einfordern. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten in unserem Ratgeber!

Bereits einige Gerichtsurteile beschäftigten sich mit gerechtfertigten Mahngebühren. Diese betragen meist zwischen zwei und vier Euro und wurden vom Gericht als zulässig angesehen.

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Bei Unternehmenskunden dürfen bis zu 40,00 EUR angesetzt werden. Sollte bei der weiteren Durchsetzung der offenen Rechnung ein externer Rechtsdienstleister (Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt) hinzugezogen werden ist zu beachten, dass dessen Kosten aus Sicht des Schuldners auf die Mahnkosten angerechnet werden müssen. Dies hat in der Praxis dazu geführt, dass bei Unternehmenskunden meist auf Mahnkosten verzichtet wird.

Was ist die Mahnpauschale?

Gerät ein Unternehmenskunde in Zahlungsverzug, so kann die sogenannte Mahnpauschale in Höhe von bis zu 40,00 Euro angewandt werden. Diese Pauschale ist neben dem Ersatz des Verzugsschaden sowie den Verzugszinsen ein zusätzlicher Anspruch, den Sie als Gläubiger geltend machen können.

Wichtig ist hierbei, dass die Mahnpauschalen nicht gegenüber dem Verbraucher, sondern nur gegenüber von Unternehmenskunden geltend gemacht werden kann.

Sollte bei der weiteren Durchsetzung der offenen Rechnung ein externer Rechtsdienstleister (Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt) hinzugezogen werden, ist zu beachten, dass dessen Kosten aus Sicht des Schuldners auf die Mahnkosten angerechnet werden müssen. Dies hat in der Praxis dazu geführt, dass bei Unternehmenskunden mehrheitlich auf Mahnkosten verzichtet wird.

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Wie setzten sich die Mahngebühren / Mahnkosten zusammen?

Ist ein Kunde im Verzug mit seiner Zahlung an ein Unternehmen oder eine Privatperson, so wird er zum Schuldner. Neben der eigentlichen Forderung ist der Schuldner dann auch zum Ersatz von Schäden, welche im Zusammenhang mit dieser Forderung entstanden sind, verpflichtet. Zu diesen Schäden des Gläubigers gehören auch die Kosten der Forderungsbearbeitung. Hierbei hat der Schuldner allerdings nur die notwendigen Kosten und durch ihn verschuldeten Kosten zu tragen.  Denn für den Gläubiger besteht eine Kostenminderungspflicht bei dem Einsatz von Kosten zur Forderungsbearbeitung. Da die Kosten einer Mahnung im Verhältnis zu anderen Maßnahmen sehr gering sind, gelten bis zu 3 Mahnungen als angemessen und erstattungsfähig. Allerdings auch nur dann, wenn der Schuldner nicht schon seine Leistung ausgeschlossen hat.

Diese Kosten müssen belegbar sein. Dazu gehören regelmäßig Ausgaben für Brief, Papier und Porto. Personalkosten oder andere Aufwandsentschädigungen dürfen nicht in die Mahngebühr eingeschlossen werden.

Gläubiger können zudem Verzugszinsen fordern. Diese sind gesetzlich laut dem BGB Paragraf 288 festgelegt. So dürfen diese Zinsen zwischen 5% und 9 % über Basiszinssatz betragen.

Sollte der Gläubiger ein Inkassounternehmen beauftragen, die offene Rechnung einzutreiben, so sind diese Kosten ebenfalls als Schadensersatz durch den Schuldner auszugleichen.

Wenn Sie mit Mahnalarm Mahnungen schreiben und mahnen, werden Sie über die rechtmäßige Höhe der Ihnen zustehenden Mahnkosten konkret informiert. Sie finden außerdem wirksame Mahnungschreiben Vorlagen bei Mahnalarm.

Schauen Sie auch in unser Video zum Thema: Welche Verzugszinsen darf ich abrechnen?

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Mahngebühr – In diesem Zusammenhang häufig gestellte Fragen sind:

Sind Mahngebühren bei erster Mahnung zulässig?

Unter Umständen kann bereits eine erste Mahnung eine Forderung nach Mahngebühren mit sich bringen. Denn befindet sich der Schuldner bereits bei der ersten Mahnung in Verzug, dürfen die Mahngebühren erhoben werden. Wird der säumige Kunde erst mit der ersten Mahnung in Verzug gesetzt, dürfen Mahngebühren frühestens ab der zweiten Mahnung berechnet werden.

Wie viele Mahnungen bis zum Anwalt?

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Regelung, wie viele kaufmännische Mahnungen ein Gläubiger seinem säumigen Kunden bis zur Übergabe an einen Anwalt zustellen muss. Die Profis von Mahnalarm empfehlen Ihnen, mindestens zwei Mahnungen zu versenden. Nutzen Sie hierfür unseren MahnGenerator  sowie dem Zahlungsbeschleuniger und erstellen Sie in wenigen Minuten Ihre Mahnung!

Verzugszinsen und Mahngebühren – was ist der Unterschied?

Der Unterschied zwischen Verzugszinsen und den Mahngebühren liegt darin, dass Verzugszinsen im Bürgerlichen Gesetzbuch genaustens geregelt sind. Verzugszinsen fallen an, sobald ein Verzug eintritt. Dabei beläuft sich der Zinssatz auf fünf Prozent über dem Basiszinssatz pro Jahr. Kommt ein Unternehmen in Zahlungsverzug, so liegt der Prozentsatz bei neun Prozent über dem Basiszinssatz. Im Gegensatz dazu beläuft sich die Mahngebühr, wie bereits beschrieben, auf die Kosten, die beim Ausstellen und dem Versand einer Mahnung anfallen.

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  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

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