Forderungen abschreiben

Aktuelles, Forderungsmanagement, Mahnwesen

Offenen Forderungen gehören zum Umlaufvermögen eines Unternehmens. Diese unbezahlten Rechnungen von Kunden sind offene Posten und stellen einen Ausfall am Abschlussstichtag des Geschäftsjahres dar. Es stellt sich nun die Frage: Wie kann ich Forderungen abschreiben?

In diesem Artikel gehen wir unter anderem auf Berichtigungen von Forderungen zum Jahresabschluss und die verschiedenen Möglichkeiten der Abschreibung ein. Zum Thema Buchung von Pauschal- und Einzelwertberichtigung finden Sie hier Beispiele.

Was bedeutet es Forderungen abzuschreiben?

Forderungen sind Schulden eines Kunden (Schuldner) gegenüber dem Verkäufer (Gläubiger). Diese entstehen, wenn der Betrag einer Rechnung nicht ausgeglichen wird. Der Gläubiger hat grundsätzlich einen Anspruch auf Erfüllung. Mit Eintreten der Verjährung der Forderung endet allerdings die Durchsetzbarkeit. Bestehen berechtigte Zweifel für den Rechnungsausgleich, muss der Wert von der ursprünglichen Forderung abgezogen werden. Diesen Abzug nennt man Abschreibung.

Nur indem Forderungen bewertet und Risiken abgewogen werden, ist es einem Unternehmen möglich die finanzielle Situation realistisch einzuschätzen. Dies ist häufig Teil der Buchhaltung.

Wird eine Forderung abgeschrieben, vermindert sich der Bilanzposten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“. Dadurch erhöht sich das Abschreibungskonto. Dies führt dazu, dass in der Gewinn- und Verlustrechnung der Gewinn eines Unternehmens sinkt.

Grundlage für die Abschreibungen auf Forderungen ist das Handelsgesetzbuch.

Bewertung der Forderungen

Um zu entscheiden wie hoch der Abschreibungsbetrag einer Forderung ist, muss jede Forderung sorgfältig einer Einzelprüfung unterzogen und bewertet werden. Dazu zählt unter anderem eine Prüfung der Bonität des Kunden. Es gelten die allgemeinen Bewertungsgrundsätze des § 252 HGB. Dies geschieht häufig am Jahresende bzw. zum Jahresabschluss am Bilanzstichtag.

Nach Bewertung der Forderung wird sie in eine der drei Kategorien eingeordnet:

  • Einwandfreie Forderungen
  • Zweifelhafte Forderungen
  • Uneinbringliche Forderungen

Welche Merkmale einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen mit sich bringen, erfahren Sie in unserem Beitrag „Forderungen ausbuchen“ .

Teil- und Vollabschreibung

Eine Abschreibung ist nur möglich, wenn es sich um zweifelhafte Forderungen oder uneinbringliche Forderungen handelt. Einwandfreie Forderungen werden nicht abgeschrieben, da man vom vollständigen Ausgleich der Forderung ausgeht.

Bei uneinbringlichen Forderungen wird der offene Betrag vollständig abgeschrieben.

Ist die Forderung zweifelhaft, wird nur ein Teil abgeschrieben. Die Wertminderung erfolgt dann nach dem Niederstwertprinzip oder dem Höchstwertprinzip. Mehr dazu finden Sie hier.

Welche Abschreibungsmöglichkeiten gibt es?

Um zu entscheiden, welche Methode der Abschreibung in einzelnen Fällen angewandt werden darf, müssen die Anforderungen an eine Bilanz sowie die geltenden Rechnungslegungsvorschriften beachtet und eingehalten werden.

Direkte Abschreibung

Bei der direkten Abschreibung verringert sich der Buchwert einer Forderung. Dabei wird der Betrag von einer einzelnen Forderung direkt abgezogen. Somit wird der Gewinn direkt verringert.

Indirekte Abschreibung

Um eine Forderung indirekt abzuschreiben, wird ein neues Konto für die Abschreibungen erfasst. Das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ kann sich daher nur verringern, wenn eine Forderung tatsächlich ausgeglichen wird.

Buchung von Einzel- und Pauschalwertberichtigung

Allgemeine Informationen zu den Methoden der Wertberichtigung finden Sie in dem Artikel „Forderungen ausbuchen„. Anhand von Beispielen gehen wir nun auf die Verbuchung von einer Einzelwertberichtigung (EWB) und Pauschalwertberichtigung (PWB) ein.

Beispiel-Buchung einer Einzelwertberichtigung (EWB)

Der Bruttobetrag beträgt 11.900,00 EUR, 19% Umsatzsteuer in Höhe von 1.900,00 EUR ergeben einen Nettobetrag i. H. v. 10.000,00 EUR + Höhe des Zahlungsausfalls 80 %

  1. Rechnungsstellung
    Forderungen aus LuL 11.900,00 EUR
    an Umsatzerlöse 10.000,00 EUR und Umsatzsteuer 1.900,00 EUR

Da der Kunde keine Zahlungen leistet und auch auf mehrere Mahnungen nicht reagiert wird die einwandfreie Forderung zu einer zweifelhaften Forderung.

  1. Bruttobetrag umbuchen
    Zweifelhafte Forderungen 11.900,00 EUR
    an Forderungen aus LuL 11.900,00 EUR
  2. Höhe des Ausfalls berechnen
    80 % des Nettobetrags 10.000,00 EUR entsprechen 8.000,00 EUR
  3. EWB 80 % verbuchen
    Einstellungen in Einzelwertberichtigung 8.000,00 EUR
    an Einzelwertberichtigung 8.000,00 EUR

Jetzt werden tatsächlich nur 20 % des Rechnungsbetrages (2.380,00 EUR) vom Schuldner gezahlt und es bleiben wie erwartet 9.520,00 EUR brutto unbezahlt.

  1. Konto Einzelwertberichtigungen auflösen
    EWB 8.000,00 EUR
    an Erträge aus abgeschriebenen Forderungen 8.000,00 EUR
  2. Zahlungseingang verbuchen
    Bank 2.380,00 EUR
    an Zweifelhafte Forderungen 2.380,00 EUR
  3. Abschreibung buchen
    Abschreibungen aus Forderungen LuL 8.000,00 EUR und Umsatzsteuer 1.520,00 EUR
    an Zweifelhafte Forderungen 9.520,00 EUR

In der Praxis kommt es häufig vor, dass eine Zahlung des Schuldners nicht genau dem geschätztem Ausfallrisiko entspricht, sondern höher oder niedriger ist. In diesem Fall müssen die Beträge als periodenfremde Erträge mit Umsatzsteuer verbucht werden.

Beispiel-Buchung einer Pauschalwertberichtigung (PWB)

Ein Beispiel: Aus den letzten 3 Jahres ist zu erkennen, dass 2 von 100 Rechnungen nicht bezahlt werden. Das ergibt ein Risiko von 2 %, welches nun als Pauschale verbucht wird. Das Unternehmen hat Bruttoforderungen i. H. v. 11.900,00 EUR.

  1. Pauschalwertberichtigung berechnen
    Nettowert sind 10.000,00 EUR. Davon 2 % entsprechen 200,00 EUR.
  2. Pauschalwertberichtigung buchen
    Einstellungen in PWB 200,00 EUR
    an PWB 200,00 EUR

Anstatt den 200,00 EUR sollen im nächsten Jahr 500,00 EUR berichtigt werden. Das heißt, es müssen 300,00 EUR mehr eingebucht werden.

Möglichkeit 1:

  • Einstellungen in PWB 300,00 EUR
    an PWB 300,00 EUR

Möglichkeit 2:

  • PWB 200,00 EUR
    an Erträge aus abgeschriebenen Forderungen 200,00 EUR
  • Einstellungen in PWB 500,00 EUR
    an PWB 500,00 EUR

Wann kommt es zu einer Umsatzsteuerkorrektur?

Zu einer Korrektur der Umsatzsteuer kommt es nur dann, wenn die Forderung uneinbringlich ist oder eine sichere Teilzahlung auf eine zweifelhafte Forderung erfolgt und weitere Zahlungen ausgeschlossen sind.

Unter Umständen bedarf es zur Umsatzsteuer Korrektur einen Nachweis über die Uneinbringlichkeit. Regelmäßig genügt hierfür eine Erklärung eines Rechtsdienstleister wie einem Inkassounternehmen und dem Steuerberater für das Finanzamt.

Verjährung von Forderungen

Gemäß § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre. Hierzu zählen auch die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Mehr Informationen zum Thema finden Sie in dem Beitrag „Verjährungsfristen Forderungen“ .

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