Mahnschreiben Muster: Erfolgreiches Mahnen mit unseren Mahnungsvorlagen
Das Suchen und Finden von passenden Muster-Mahnschreiben oder einer anderen passenden Vorlage kann sich als lästiges und durchaus langwieriges Unterfangen herausstellen. Dabei wollen Sie als Unternehmer besonders bei einer Zahlungsaufforderung bzw. einer Mahnung seriös in Erscheinung treten. Daher sollte das Schreiben einer Mahnung mit der richtigen Vorlage erfolgen. Rechtsgrundlagen für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Selbständige und Freiberufler gegenüber ihren Kunden sind in Deutschland das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.
Mit dem außergerichtlichen Mahnwesen soll die Zahlung einer überfälligen Forderung durch den Kunden erreicht werden, um eine weitere gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden. Auf dieser Seite finden Sie Muster, die sie kostenlos herunterladen und verwenden können, für Mahnschreiben aller Stufen.
Die grundlegenden Mahnschritte
Wenn Sie als Gläubiger Ihre Leistung oder Lieferung ordnungsgemäß erbracht und eine forderungsbegründende Rechnung erstellt haben, können Sie nach fruchtlosen Ablauf der Zahlungsfrist als Antragsteller mit dem Mahnwesen starten und ggf. Mahngebühren fordern. Erfahren Sie hier alles über solche Gebühren & Kosten.
In Deutschland ist ein außergerichtliches Mahnwesen in drei Mahnstufen üblich. Mehr als 3 Mahnschreiben sind in der Regel nicht sinnvoll.
Ein Mahnschreiben sollte dabei folgende Angaben enthalten, damit die Mahnung der offenen Rechnung durch den säumigen Kunden eindeutig zugeordnet werden kann.
- Datum der Rechnung
- Nummer der Rechnung
- offener Gesamtbetrag in Euro
- Mahnfrist
- ggf. Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
Die Mahnschreiben sind an keine zwingende Form gebunden, müssen dem Schuldner jedoch ersichtlich machen, welche ausstehenden Leistungen/ Lieferungen angemahnt werden.
Es ist für Ihre Seriosität wichtig, den Antrag und Mahnbescheid schnellstmöglich einzuleiten.
Vorlage für die erste Mahnung oder Zahlungserinnerung
Das erste Mahnschreiben kann sowohl als „1. Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ betitelt werden, je nachdem, ob man schon bestimmt oder erstmal vorsichtig mahnen möchte. Sollten Sie besonders sicher gehen wollen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Mahnschreiben als „Erste Mahnung – Zahlungserinnerung“ zu titulieren. So treffen Sie den ernsten Ton und bleiben dennoch nett, was die Beziehung zu Kunden, die das erste Mal im Zahlungsverzug sind, schonen kann.
Das erste Mahnschreiben sollte unmittelbar erfolgen, wenn festgestellt wird, dass Rechnungen nach Fälligkeit nicht gezahlt wurden.
Wie bei allen Mahnungen oder Zahlungserinnerungen ist es wichtig, die passenden Formulierung zu wählen, um so den Kunden bzw. Schuldnern die Ernsthaftigkeit verdeutlichen. Dementsprechend ein wichtiger Hinweis: Bringen Sie eindeutig zum Ausdruck, dass Sie die geschuldete Zahlung verlangen!
Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Schuldner durch dieses Mahnschreiben in Verzug setzen. Folgen dieses Mahnschreibens müssen (noch) nicht angedroht werden. Anschließend finden Sie Muster Mahnungsvorlagen für eine erste Mahnung als PDF und Word Datei.
Vorlage für die zweite Mahnung / Zahlungsaufforderung
Hat Ihr Schuldner nicht auf Ihre erste Mahnung reagiert, so sollte in der Regel eine zweite Mahnung folgen. Nach max. 14 Tagen, sollte das zweite Mahnschreiben verfasst und versandt werden. Denken Sie jedoch daran, vor dem Versand einer weiteren Mahnung sicherzugehen, dass Ihr Kunde wirklich nicht bezahlt hat. In der zweiten Mahnung empfiehlt es sich, eine konkrete Zahlungsfrist von max. 14 Tagen anzugeben. Dieses Mahnschreiben sollte erneut formell sein und dennoch eindeutig zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrages auffordern. Achten Sie daher auf Ihre Formulierungen, um sicherzugehen, dass eine Dringlichkeit zu erkennen ist.
Vorlage für das dritte Mahnschreiben – Die letzte Mahnung
Zahlt der Schuldner nach den vorherigen Mahnschreiben nicht, empfiehlt es sich, eine dritte und letzte Mahnung aufzusetzen. Auch hier sollte eine konkrete Frist von max. 14 Tagen benannt werden.
Die dritte Mahnung sollte erneut die Dringlichkeit einer Zahlung klarstellen. Obendrein ist es wichtig, die weiteren Folgen der Nichtzahlung durch den Schuldner aufzuzeigen. Beispielsweise die Übergabe an einen Rechtsdienstleister oder die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens.
