Wie formuliert man eine Zahlungserinnerung?

Mahnung

Ein wichtiger Teil eines Unternehmens ist ein organisiertes Forderungsmanagement. Dabei geht es hauptsächlich darum, ob ein Kunde seine Rechnung zahlen kann, ein organisiertes Mahnwesen zur Zahlung der offenen Forderungen führt oder weitere Schritte, wie das gerichtliche Mahnverfahren, eingeleitet wird.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem Thema der Zahlungserinnerung-Formulierung und wie ein vertrautes Kundenverhältnis aufrecht erhalten bleibt. Weitere Themen sind auch offene Rechnungen, das Mahnschreiben und sollte kein Geld gezahlt werden, rechtliche Schritte.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Im Grunde ist eine Zahlungserinnerung nichts anderes als eine Mahnung. Hintergrund ist, dass eine Mahnung sich nicht durch Verwendung des Wortes „Mahnung“ definiert. Sondern durch die Erklärung, dass eine Forderung besteht und diese durch den Empfänger auszugleichen ist. Dieses Schreiben soll einen Kunden erinnern, dass die Rechnung noch offen ist und ihn zur Zahlung auffordern.

Bei der Wortwahl „Zahlungserinnerung“ anstatt „Mahnung“ geht es besonders darum, keinen schlechten Eindruck zu hinterlassen, da häufig das Verpassen der ersten Zahlungsfrist nicht mutwillig geschieht.

Oftmals überschneiden sich die Überwachung der Fristen und die Verarbeitung der Zahlungseingänge, sodass die Leistung vom Kunden bereits erbracht, aber im Unternehmen noch nicht zugeordnet wurde. In diesen Fällen möchte man ungern eine Mahnung schreiben um den Kunden nicht unnötig zum Schuldner zu machen.

Die rechtliche Wirkung der Zahlungserinnerung steht der einer Mahnung gleich.

Außerdem kann eine Zahlungserinnerung den Kunden nach § 286 Abs. 1 BGB in Verzug setzten.

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Zahlungserinnerung schreiben

Will man nun eine Zahlungsaufforderung versenden, gehören zum wesentlichen Inhalt folgende Punkte:

  • Absender der Mahnung (Gläubiger),
  • Empfänger der Mahnung (Schuldner),
  • Beschreibung der Forderung mit Bezug zu einer Rechnung oder einem Vertrag,
  • wann die Forderung bereits fällig war oder dass sie nun fällig ist (Zahlungsverzug aufzeigen),
  • Art und Weise der Leistung, Kontodaten und Verwendungszweck,
  • eine klare Aufforderung zum Ausgleich.

Das Versenden von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen bedarf keiner speziellen Form. So können alle zur Verfügung stehenden Wege genutzt werden, also sowohl E-Mail als auch Schreiben per Post sind möglich.

Formulierungen für Zahlungserinnerungen

Ein Unterschied zur Mahnung ergibt sich nur in der Wortwahl. Bei Zahlungserinnerungen ist Fingerspitzengefühl gefragt, da eine bestehende Kundenbeziehung nicht gestört werden soll. Deshalb sollen sie in der Regel sehr freundlich daran erinnern, dass eine Zahlungsfrist überschritten wurde. Es ist aber dennoch wichtig, dass Sie Ihre Kunden daran erinnern, die Rechnung zu begleichen, damit diese Ihre offenen Zahlungen begleichen.

Wichtig bei solchen Mahnungen ist, dass diese wirksam, freundlich aber bestimmt verfasst werden.

Beispiele:

„Bisher konnten wir zu unserer Forderung noch keinen Zahlungseingang feststellen. Wir bitten Sie daher um Zahlung der offenen Rechnung.“

„Auf Grundlage unserer Rechnungsstellung vom xx.xx.xxxx möchten wir Sie heute an die bereits verstrichene Zahlungsfrist erinnern.“

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Die freundliche Zahlungserinnerung – Tipps

Zum einen sollten Sie den Kunden sachlich und respektvoll anschreiben. Um auf die versäumte Zahlung aufmerksam zu machen, empfehlen wir dennoch bestimmt vorzugehen, auch wenn es bei der ersten Zahlungserinnerung meist davon auszugehen ist, dass die Rechnung untergegangen ist.

Zum anderen muss der ausstehende Rechnungsbetrag und das gelieferte oder erbrachte Produkt aufgelistet sein. Demnach können Sie einfach eine Rechnungskopie beifügen.

Sollte bisher noch kein Zahlungsziel bestimmt sein, kann dies nun in der Zahlungserinnerung nachgeholt werden, üblich sind dabei 10 Tage. Bestand das Zahlungsziel aber bereits vor der Erinnerung, ist das Setzen eines neuen Zahlungsziels nicht zu empfehlen. Möchten Sie dennoch eine Frist benennen, beschreiben Sie Ihre nächste Maßnahme nach Fristablauf.

Verwenden Sie unsere Vorlage, können Sie die darin enthaltenen Formulierungen genau übernehmen und müssen sie nur in wenigen Schritten auf Ihr Unternehmen anpassen.

Eine weitere häufig gestellte Frage ist: Was folgt nach der 3 Mahnung?

Die meisten Unternehmer versenden drei Mahnungen an ihren säumigen Kunden. Generell gilt, dass es keine gesetzliche Regelung gibt, wie oft gemahnt werden muss. Somit kann auf die dritte Mahnung auch eine Vierte und Fünfte folgen.

Der Gläubiger hat das Recht, einen Rechtsdienstleister mit der Eintreibung und Sicherung der offenen Forderung zu beauftragen, kann dies aber auch selbst veranlassen. Rechtliche Schritte sind in solchen Fällen unter anderem auch das gerichtliche Mahnverfahren als Teil des Mahnwesens, wo mit Ablauf verschiedener Fristen ein Vollstreckungsbescheid erwirkt werden kann. Nutzen Sie jetzt unseren Inkasso – Service und übergeben Ihre offene Forderung in die Hände von ausgebildeten Spezialisten!

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