Die eigene Leistung ist erbracht und der Kunde kann die Rechnung nicht sofort bezahlen. Er bietet die Zahlung in Raten an. Wir werden oft von Kunden gefragt:“ Soll ich mich auf eine Ratenzahlung einlassen und was muss ich dabei beachten?“
Stellen Sie folgende Überlegungen an:
Selbstverständlich sind Sie nicht dazu verpflichtet, einer Ratenzahlung zuzustimmen. Vielmehr handelt es sich um ein Entgegenkommen Ihrerseits, mit dem Sie Ihrem Kunden bei vorübergehenden Liquiditätsproblemen helfen.
Was ist zu beachten?
Bevor Sie einer Ratenzahlung zustimmen, sollten Sie sich vorab einige Fragen beantworten und erst dann über eine Zustimmung oder Ablehnung entscheiden.
Wie groß sind die Liquiditätsprobleme wirklich?
Kann Ihr Kunde glaubhaft darstellen, dass es sich um eine vorübergehende Problematik handelt, spricht einiges für eine Zustimmung. Ein guter Indikator für Glaubwürdigkeit ist z.B., wenn der Schuldner sich von selbst gemeldet und sein Finanzproblem offenbart hat.
Bei bereits bestehender Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit sollte man aber überlegen, ob die Ratenzahlungsanfrage nur eine weitere Hinhaltetaktik ist, bzw. einkalkulieren, dass die vereinbarten Raten teilweise ausfallen können. Um die Forderung für diesen Fall abzusichern, ist einiges zu beachten. Dazu später mehr.
Aber wie können Sie die finanzielle Situation objektiv einschätzen?
Handelt es sich um eine größere Summe können Sie z.B. Ihren Schuldner bitten, einen Schufa-Selbstauskunft vorzulegen. Sie haben auch die Möglichkeit, bei einer Auskunftei, wie z.B. CRIF Bürgel, eine sog. Einzelauskunft anzufordern. In diesen Auskünften sind Negativeinträge aus dem Schuldnerregister sowie Insolvenzmerkmale enthalten. Die Prüfung auf eine Insolvenz können Sie auch selber und kostenlos online über www.insolvenzbekanntmachungen.de durchführen.
Können Sie nach einer solchen Bonitätsprüfung erkennen, dass gegen Ihren säumigen Kunden bereits amtliche Negativmerkmale vorliegen, sollten Sie sich eine Ratenzahlung gut überlegen.
Hilfreich ist es in diesem Zusammenhang auch, sich nach der Lebenssituation des Schuldners zu erkundigen. Falls möglich, lassen Sie sich einen Einkommensnachweis vorlegen. So können Sie besser beurteilen, ob die Ratenhöhe eventuell höher sein kann oder eine kleinere Rate doch realistischer ist.
Wie hoch ist die Forderung und über welchen Zeitraum erstreckt sich die Ratenzahlung?
Je länger die Abzahlungsdauer, desto größer ist die Gefahr, dass die vereinbarten Raten ausfallen. Wenn sich die Situation bei Ihrem Kunden in der Zwischenzeit weiter verschlechtert, sollten Sie spätestens dann das gerichtliche Mahn- oder Klageverfahren anstreben. In der Praxis kommt es auch häufig vor, dass der Schuldner plötzlich unbekannt verzogen ist und selbst die Zustellung eines Mahnbescheides zum Problem wird.
Um dieses Szenario weitgehend zu vermeiden, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie vereinbaren eine möglichst kurze und überschaubare Laufzeit oder, falls dies nicht möglich ist, Sie lassen sich unter Mitwirkung des Schuldners bei einem Notar ein notarielles Schuldanerkenntnis beglaubigen, aus dem Sie, falls nötig, sofort die Zwangsvollstreckung betreiben können, ohne den Weg über das gerichtliche Mahnverfahren gehen zu müssen. Die Kosten für ein notarielles Schuldanerkenntnis sind allerdings nicht ganz unbeträchtlich. Alternativ können Sie auch eine s.g. Sicherungstitulierung durchführen. D.h. Sie beantragen im Wissen des Schuldners einen Mahn- und Vollstreckungsbescheid. Aus dem Titel könnten Sie dann die Zwangsvollstreckung betreiben. Darauf verzichten Sie aber solange, wie die vereinbarten Raten pünktlich bedient werden. Die Kosten, welche mit diesem Verfahren verbunden sind, sollte man ebenfalls offen beim Schuldner ansprechen.
Wenn die Gesamtforderung überschaubar ist und sich ein Ausfall verschmerzen lässt, bedarf es natürlich dieser besonderen Vorkehrungen nicht. Dennoch empfehlen wir in jedem Fall eine Ratenzahlungsvereinbarung schriftlich und rechtssicher aufzusetzen.
Wollen Sie Verzugszinsen berechnen?
Sie entscheiden, ob Sie dem Schuldner die Ratenzahlung kostenlos ermöglichen oder Verzugszinsen zusätzlich anfallen sollen. Da sich Ihr Schuldner i.d.R. bereits in Verzug befindet, haben Sie einen Anspruch darauf. Wenn Sie die Verzugszinsen ansetzen möchten, sollten Sie dies in die Vereinbarung unbedingt aufnehmen. Bieten Sie die Ratenzahlung ohne Verzugszinsen an, empfiehlt sich aber der Hinweis, dass diese bei Verzug von Raten dann fällig werden.
Wie soll gezahlt werden?
Sie können festlegen, wie Ihr Schuldner die Raten bezahlen soll. Das kann sehr hilfreich sein. Sinnvoll ist z.B., sich den Beleg für den eingerichteten Dauerauftrag vorlegen zu lassen. Damit können Sie erreichen, dass Raten nicht wegen Vergesslichkeit oder Desorganisation ausbleiben. Vor einem Zurücknehmen des Dauerauftrages durch den Schuldner sind Sie natürlich nicht gefeit.
Alternativ könnten Sie die Zahlungen per Lastschrift vom Konto des Schuldners einziehen. Auch hier besteht die Gefahr, dass Abbuchungen mangels Deckung platzen. Ihr Vorteils liegt aber darin, dies recht früh zu bemerken, um das Gespräch mit dem Schuldner suchen oder rasch weitere Schritte einleiten zu können.
Was ist im Vorfeld sonst noch hilfreich?
Prüfen Sie, ob Sie die genauen Stammdaten Ihres Schuldners haben. Lassen Sie sich ggf. den Personalausweis oder den Gewerbeschein vorlegen oder prüfen Sie das Handelsregister.
Außerdem sollte es mehr als eine Möglichkeit geben, den Schuldner zu erreichen. Lassen Sie sich also nicht nur eine Anschrift für Briefkontakt geben, sondern hinterlegen Sie auch eine E-Mail-Adresse und mindestens eine Telefonnummer des Schuldners.
Bei ausstehenden Mietforderungen sollte geprüft werden, ob ein zweiter Mieter (oder Mitbewohner) in den Ratenzahlungsvergleich aufgenommen werden muss oder kann. Selbst wenn der Mitbewohner nicht im Mietvertrag steht, kann in die Ratenzahlung eine weitere Person aufgenommen werden. Ein derartiges Schuldanerkenntnis der weiteren Person muss aber professionell ausgearbeitet werden.
Eine Ratenzahlungsvereinbarung immer schriftlich
Wenn Sie zu der Erkenntnis kommen, dass eine Ratenzahlung sinnvoll ist, sollten Sie diese unbedingt schriftlich fixieren.
Mit Unterschrift des Schuldners stimmt dieser nicht nur der Ratenzahlung zu, sondern die Forderung gilt gleichzeitig als anerkannt. Des Weiteren dient die Ratenzahlungsvereinbarung im Streitfall als Nachweis.
Bestandteile einer Ratenzahlungsvereinbarung
Zuerst müssen Name, Vorname und Anschrift des Gläubigers und Schuldners aufgeführt werden, sowie die erbrachte Leistung für die die Vereinbarung abgeschlossen wird.
Die Gesamtkosten und Zinsen sind dem Schuldner aufgeschlüsselt darzustellen. Bei Privatpersonen kann ein Zinssatz von 5 % über dem Basiszinssatz und bei Firmen ein Zinssatz von 9 % über dem Basiszinssatz angewendet werden. Dieser Basiszinssatz wird jährlich zum 01.01. und 01.07. angepasst und liegt aktuell bei -0,88 %.
Daneben müssen die Ratenhöhe und die konkreten Fälligkeiten, möglichst mit festem Datum, in die Vereinbarung aufgenommen werden. Nicht zu vergessen ist Ihre Bankverbindung.
Außerdem sind vertragsauflösende Bedingungen zu benennen und die daraus resultierenden Konsequenzen aufzuführen. Unerlässlich ist eine Kündigungsklausel, in der Sie festlegen, dass bei Ratenverzug die Vereinbarung nicht mehr gültig ist und der Schuldner sofort die Restsumme und die Verzugszinsen schuldet.
Warum sollten Sie ein Inkassounternehmen mit der Vereinbarung beauftragen?
Sobald sich Ihr säumiger Kunde in Verzug befindet, können Sie auch einen Rechtsdienstleister, z.B. ein Inkassounternehmen mit dem weiteren Einzug beauftragen. Das Inkassounternehmen stellt sicher, dass eine evtl. sinnvolle Ratenzahlungsvereinbarung rechtssicher und professionell formuliert, abgeschlossen und überwacht wird. Die Kosten für die Einleitung des Inkassoverfahrens hat der säumige Kunde als Schadenersatz zu tragen.
Welchen Unterschied es zwischen Rechtsanwälten und Inkassounternehmen gibt, können Sie aus dem Mahnalarm- Artikel https://www.mahnalarm.de/inkasso-oder-rechtsanwalt-was-ist-besser entnehmen.
Abgesehen von der Forderungsbearbeitung bieten Ihnen Inkassounternehmen viele andere Services an, wie bspw. Kundenportale, über die Sie die Bearbeitungsstufen und Abläufe immer mit verfolgen können. Auch wenn Sie die Bearbeitung abgegeben haben, können Sie immer noch über einzelne Schritte für die nächsten Mahn- oder Vollstreckungsstufe mitentscheiden. Sie können immer zustimmen oder ablehnen, d.h. Sie treffen die endgültige Entscheidung.
Zur Klarstellung dieses Artikels:
Als Ratenzahlung wird häufig auch eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Verbrauchern (oder auch Unternehmen) verstanden, die Bezahlung des Kaufpreises ausnahmsweise nicht sofort, sondern durch Teilzahlungen zu erbringen. Häufig wird dies im Versand- und Onlinehandel angeboten. Ein solcher „Ratenkauf“ oder auch „Ratenkredit“ genannt, muss von einer Ratenzahlung, wie im o.g. Artikel beschrieben, unterschieden werden.
