Ratenzahlung – Soll ich mich darauf einlassen?

Die eigene Leistung ist erbracht und der Kunde kann die Rechnung nicht sofort bezahlen. Zwar ist dies keine ungewöhnliche Situation, jedoch kann das Ausbleiben einer Zahlung für Sie und Ihr Unternehmen schwerwiegende Folgen bedeuten. Ihr Kunde macht Ihnen deshalb ein Angebot: eine Zahlung der Forderung in Raten. In solchen Fällen werden wir oft von gefragt:“ Soll ich mich auf eine Ratenzahlung einlassen und was muss ich dabei beachten?“ Selbstverständlich sind Sie nicht dazu verpflichtet, einer Ratenzahlung zuzustimmen, doch unüberlegt ausschlagen, sollten Sie das Angebot nicht. Worauf Sie bei Ratenzahlungen achten sollten und was die Vor- und Nachteile sein können, das erfahren Sie in diesem ausführlichen Beitrag von Mahnalarm! 

Was ist eine Ratenzahlung?

Beginnen wir ganz von vorn, denn um zu verstehen, was die Vor- und Nachteile einer Ratenzahlung sind, sollten Sie genau wissen, was eine Ratenzahlung überhaupt ist. Eine Ratenzahlung, auch Ratenvereinbarung genannt, ist ein Zahlungsplan, der die Gesamtforderung für eine Ware, eine Dienstleistung oder eben Schulden in Teilbeträge aufteilt. Diese Teilbeträge werden über einen festgelegten Zeitraum und in einer vorab definierten Höhe an den Dienstleister oder Gläubiger getätigt. So wird es dem Schuldner ermöglicht, den Gesamtbetrag, beziehungsweise die gesamte Forderung, nicht auf einmal aufbringen zu müssen. Das gibt den Käufern oder Schuldnern die Chance, ihre Rechnungen und offenen Forderungen auch dann tilgen zu können, wenn sie den Gesamtbetrag der Forderung nicht als Einmalzahlung stemmen könnten. 

Finanzierung durch Ratenvereinbarung: darauf sollten Sie achten!

Bevor Sie einer Ratenzahlung zustimmen, sollten Sie sich vorab reichlich mit Ihrem Kunden und Ratenzahlungen auseinandersetzen. Erst wenn Sie genügend Informationen gesammelt haben, sollten Sie darüber entscheiden, ob Sie der Bitte Ihres Kunden nachkommen. Wir haben Ihnen einige Fragen zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen können, die richtige Entscheidung zu treffen.

Wie groß sind die Zahlungsschwierigkeiten Ihres Kunden wirklich?

Bevor sie dem Wunsch Ihres Kunden nachkommen, sollten Sie sich vorab die Frage stellen: Kann Ihr Kunde glaubhaft darstellen, dass es sich um eine vorübergehende Problematik handelt? Ist dies der Fall, dann spricht einiges für eine Zustimmung. Treten Sie dazu in den Dialog mit Ihrem Kunden und versuchen Sie durch gezielte Fragen einen Überblick, über die finanzielle Situation Ihres Kunden zu bekommen. Ein guter Indikator für die Glaubwürdigkeit eines Schuldners ist beispielsweise, wenn dieser sich von selbst bei Ihnen meldet und Ihnen seine Finanzprobleme offenbart. 

Bei bereits bestehender Überschuldung und Zahlungsunfähigkeit sollten Sie jedoch überlegen, ob eine Ratenzahlungsanfrage nur eine weitere Hinhaltetaktik ist. In diesem Fall sollten Sie eine Ratenvereinbarung ausschlagen, oder jedoch Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, um Ihre Forderung vor ausfallenden Raten zu schützen. 

Wie kann ich die finanzielle Situation objektiv einschätzen?

In den meisten Fällen ist es sehr schwer einzuschätzen, ob ein Entgegenkommen durch Ratenzahlung eine adäquate Lösung ist. In diesem Fall können Sie einige Schritte tätigen, die Ihnen bei dem Fällen einer Entscheidung helfen können. Handelt es sich beispielsweise um eine größere Summe können Sie Ihren Schuldner bitten, einen Schufa-Selbstauskunft vorzulegen. So können Sie überprüfen, ob Ihr Kunde bereits einen Schufa-Eintrag besitzt und so bereits für Nichtzahlungen bekannt ist. Sie haben auch die Möglichkeit, bei einer Auskunftei, wie unserem zuverlässigen Partner CRIF Bürgel, eine sogenannte Einzelauskunft anzufordern. In diesen Auskünften sind Negativeinträge aus dem Schuldnerregister sowie Insolvenzmerkmale enthalten. Die Prüfung auf eine Insolvenz können Sie auch selbst und kostenlos online über www.insolvenzbekanntmachungen.de durchführen. 

Können Sie nach einer solchen Bonitätsprüfung erkennen, dass gegen Ihren säumigen Kunden bereits amtliche Negativmerkmale vorliegen, so sollten Sie sich eine Ratenzahlung gut überlegen. 

Des Weiteren kann es hilfreich sein, sich nach der Lebenssituation des Schuldners zu erkundigen. Falls möglich, lassen Sie sich einen Einkommensnachweis vorlegen. So können Sie besser beurteilen, ob die Ratenhöhe höher als geplant sein kann oder eine kleinere Rate doch realistischer ist. 

Wie hoch ist die Forderung und über welchen Zeitraum erstreckt sich die Ratenzahlung?

Je länger die Abzahlungsdauer, desto größer ist die Gefahr, dass die vereinbarten Raten ausfallen. Wenn sich die Situation bei Ihrem Kunden in der Zwischenzeit weiter verschlechtert, sollten Sie spätestens dann das gerichtliche Mahn- oder Klageverfahren anstreben. In der Praxis kommt es auch häufig vor, dass der Schuldner plötzlich unbekannt verzogen ist und selbst die Zustellung eines Mahnbescheides zum Problem wird. Um dieses Szenario weitgehend zu vermeiden, gibt es zwei Möglichkeiten: 

1. Sie vereinbaren eine möglichst kurze und überschaubare Laufzeit 

1. Sie lassen sich unter Mitwirkung des Schuldners bei einem Notar ein notarielles Schuldanerkenntnis beglaubigen, aus dem Sie, falls nötig, sofort die Zwangsvollstreckung betreiben können, ohne den Weg über das gerichtliche Mahnverfahren gehen zu müssen. 

Die Kosten für ein notarielles Schuldanerkenntnis sind allerdings nicht unbeträchtlich. Alternativ können Sie auch eine sogenannte Sicherungstitulierung durchführen. Das bedeutet, Sie beantragen im Wissen des Schuldners einen Mahn- und Vollstreckungsbescheid. Aus dem Titel könnten Sie dann die Zwangsvollstreckung betreiben. Darauf verzichten Sie aber solange, wie die vereinbarten Raten pünktlich bedient werden. Die Kosten, welche mit diesem Verfahren verbunden sind, sollte man ebenfalls offen beim Schuldner ansprechen.

Wenn die Gesamtforderung überschaubar ist und sich ein Ausfall verschmerzen lässt, bedarf es natürlich keiner dieser besonderen Vorkehrungen. Dennoch empfehlen wir in jedem Fall eine Ratenzahlungsvereinbarung schriftlich und rechtssicher aufzusetzen. 

Wollen Sie Verzugszinsen berechnen?

Sie entscheiden, ob Sie dem Schuldner die Ratenzahlung kostenlos ermöglichen oder Verzugszinsen zusätzlich anfallen sollen. Da sich Ihr Schuldner i.d.R. bereits in Verzug befindet, haben Sie einen Anspruch darauf, Verzugszinsen geltend zu machen. Wenn Sie die Zinsen ansetzen möchten, sollten Sie dies in die Vereinbarung unbedingt aufnehmen. Bieten Sie die Ratenzahlung ohne Verzugszinsen an, empfiehlt sich aber der Hinweis, dass diese fällig werden, wenn sich Raten verzögern oder gar ausbleiben.

Wie soll gezahlt werden?

Sie können festlegen, wie Ihr Schuldner die Raten bezahlen soll. Das kann sehr hilfreich sein und Ihnen einiges an Arbeit ersparen. Am einfachsten für Sie und Ihren Kunden ist es, wenn dieser einen Dauerauftrag einrichtet, sodass die Raten pünktlich jeden Monat vom Konto des Schuldners abgehen, bis die Forderung getilgt ist. Lassen Sie sich hierbei unbedingt den Beleg für den eingerichteten Dauerauftrag vorlegen, um ein gewisses Maß an Sicherheit zu haben. Durch einen solchen Dauerauftrag können Sie erreichen, dass Raten nicht wegen Vergesslichkeit oder Desorganisation ausbleiben. Bedenken Sie jedoch, dass Sie trotz Belegen nicht davor geschützt sind, dass Ihr Schuldner den Dauerauftrag und somit die Rückzahlung der Forderung einstellt.

Ist Ìhnen die Option des Dauerauftrags daher zu ungewiss, können Sie alternativ die Zahlungen per Lastschrift vom Konto des Schuldners einziehen. Jedoch besteht auch hier die Gefahr, dass Abbuchungen mangels Deckung nicht durchgeführt werden können. Hierbei ist Ihr Vorteil jedoch, dass Sie schnell merken, wenn eine Abbuchung fehlgeschlagen ist. So können Sie in Kürze das Gespräch mit Ihrem Kunden suchen, oder weitere Schritte einleiten. 

Was ist im Vorfeld sonst noch hilfreich?

Prüfen Sie, ob Sie die genauen Kontaktdaten Ihres Schuldners haben. Lassen Sie sich ggf. den Personalausweis oder den Gewerbeschein vorlegen oder prüfen Sie das Handelsregister. Außerdem sollten Sie mehr als eine Möglichkeit haben, Ihren Schuldner zu erreichen. Lassen Sie sich also nicht nur eine Anschrift für Briefkontakt geben, sondern hinterlegen Sie auch eine E-Mail-Adresse und mindestens eine Telefonnummer des Schuldners. 

Bei ausstehenden Mietforderungen sollte geprüft werden, ob ein zweiter Mieter (oder Mitbewohner) in den Ratenzahlungsvergleich aufgenommen werden muss oder kann. Selbst wenn der Mitbewohner nicht im Mietvertrag steht, kann in die Ratenzahlung eine weitere Person aufgenommen werden. Ein derartiges Schuldanerkenntnis der weiteren Person muss aber professionell ausgearbeitet werden. 

Wie sollten Ratenzahlungsvereinbarungen aussehen?

Wenn Sie die oben genannten Fragen allesamt zufriedenstellend beantworten können und zu der Erkenntnis kommen, dass eine Zahlung in Raten sinnig ist, so sollten Sie diese Ratenzahlungsvereinbarungen stets schriftlich festhalten. Denn nur dann, wenn Sie ein Schriftstück haben, können Sie nachweisen, dass eine Ratenzahlung überhaupt vereinbart wurde und zu welchen Konditionen diese Vereinbarungen getroffen wurden. So können Sie im Streitfall auch im Nachhinein beweisen, dass eine Ratenzahlung vereinbart wurde. Mit der Unterschrift des Schuldners stimmt dieser so nicht nur der Ratenzahlung zu, sondern die Forderung gilt gleichzeitig auch als anerkannt. 

Bestandteile einer Ratenzahlungsvereinbarung

Damit Ihre Ratenzahlungsvereinbarungen vollständig sind, sollten Sie darauf achten, alle wichtigen Daten zusammenzutragen. Vorerst müssen Name, Vorname und Anschrift des Gläubigers und Schuldners aufgeführt werden. Aus dem Schreiben muss außerdem hervorgehen, für welche erbrachten Leistungen die Ratenzahlungsvereinbarung abgeschlossen wird. Außerdem sind die Gesamtkosten und Zinsen aufgeschlüsselt darzustellen, sodass der Schuldner diese nachvollziehen kann. Bei Privatpersonen kann ein Zinssatz von 5 % über dem Basiszinssatz und bei Firmen ein Zinssatz von 9 % über dem Basiszinssatz angewendet werden. Dieser Basiszinssatz wird jährlich zum 01.01. und 01.07. angepasst und liegt aktuell bei -0,88 %. 

Neben den bereits genannten Daten, muss auch die Ratenhöhe und die konkreten Fälligkeiten, möglichst mit festem Datum, in die Vereinbarung aufgenommen werden. Nicht zu vergessen ist Ihre Bankverbindung. Außerdem sind vertragsauflösende Bedingungen zu benennen und die daraus resultierenden Konsequenzen aufzuführen. Unerlässlich ist eine Kündigungsklausel, in der Sie festlegen, dass die Vereinbarung bei Ratenverzug nicht mehr gültig ist und der Schuldner sofort die Restsumme und die Verzugszinsen schuldet. 

Inkasso Ratenzahlung: Warum sollten Sie ein Inkassounternehmen mit der Vereinbarung beauftragen?

Besonders im Inkasso-, Mahn- und Rechtswesen müssen Sie nicht immer alles allein machen. Zwar ist es verständlich, dass Sie viele Stränge persönlich in der Hand halten wollen, dennoch ist professionelle Hilfe oftmals besonders gehaltvoll. So auch bei Ratenvereinbarungen. Sobald sich Ihr säumiger Kunde in Verzug befindet, können Sie einen Rechtsdienstleister, beispielsweise ein Inkassounternehmen beauftragen, mit dem Einzug der ausstehenden Forderungshöhe. Das Inkassounternehmen treibt nicht nur Ihr Geld ein, sondern stellt auch sicher, dass eine eventuell sinnvolle Ratenzahlungsvereinbarung rechtssicher und professionell formuliert, abgeschlossen und überwacht wird. Die Kosten für die Einleitung des Inkassoverfahrens hat der säumige Kunde als Schadenersatz zu tragen. 

Abgesehen von der Forderungsbearbeitung bieten Ihnen Inkassounternehmen auch noch viele weitere Services an. Beispielsweise persönliche Kundenportale, über welche Sie die Bearbeitungsstufen und Abläufe Ihres Verfahrens immer mit verfolgen können. Auch wenn Sie die Bearbeitung abgegeben haben, können Sie immer noch über einzelne Schritte für die nächsten Mahn- oder Vollstreckungsstufe mitentscheiden. Sie können immer zustimmen oder ablehnen, was bedeutet, dass Sie stets die endgültigen Entscheidungen treffen. 

Indem Sie also Inkassobüros oder ein Inkassounternehmen beauftragen, übernehmen diese Dienstleister wichtige Schritte und Maßnahmen für Sie, um möglich schnell und zuversichtlich Ihre Forderung zu erhalten.