Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann auch schnell teuer werden. Neben Mahnkosten und Mahngebühren entstehen oft weitere Ausgaben, etwa durch die Beauftragung eines Inkassobüros. Doch wer muss diese Inkassokosten tatsächlich tragen? Und wie hoch dürfen Inkassogebühren im Regelfall sein?
Auf dieser Seite finden Sie einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Grundlagen, die typischen Gebührensätze, die Berechnung der Inkassovergütung sowie Tipps für den richtigen Umgang mit Inkassoforderungen.
Inhaltsverzeichnis
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Was sind Inkassokosten und Inkassogebühren?
Inkassokosten – auch Inkassogebühren genannt – sind Vergütungen, die entstehen, wenn ein registriertes Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt damit beauftragt wird, eine offene Geldforderung einzuziehen. Es handelt sich um Dienstleistungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), die nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) abgerechnet werden.
Im Regelfall entspricht die Höhe der Inkassovergütung dem Gebührensatz, den auch ein Anwalt verlangen dürfte. Damit werden die Aufwendungen des Inkassobüros für die Bearbeitung, den Schriftverkehr und die rechtliche Prüfung abgedeckt.
Kurz gesagt: Inkassokosten sind ein rechtlich zulässiger Ausgleich für den Aufwand, der entsteht, wenn ein Schuldner seine Zahlungspflicht nicht erfüllt und der Gläubiger gezwungen ist, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Wann fallen Inkassokosten an?
Inkassokosten fallen dann an, wenn sich ein Schuldner mit seiner Zahlung in Verzug befindet und der Gläubiger ein Inkassounternehmen oder einen entsprechenden Anbieter beauftragt. Voraussetzung ist, dass die Rechnung fällig ist und der Schuldner trotz Mahnung oder Fristsetzung nicht gezahlt hat.
Die Inkassokosten werden vom Inkassobüro gemeinsam mit der Hauptforderung und eventuellen Auslagen beim Schuldner geltend gemacht. Es handelt sich um eine Schadenersatzforderung des Gläubigers gemäß §§ 280, 286 BGB.
Mahnschreiben über Mahnalarm selbst führen dagegen zu keinen Inkassokosten, da es sich hierbei lediglich um kaufmännische Mahnungen handelt. Unser MahnGenerator hilft Ihnen, Mahnungen rechtssicher und schnell zu erstellen – ganz ohne zusätzliche Kosten oder Papierkram per Post.
Tipp: Wer Mahnungen digital mit Mahnalarm versendet, spart Zeit, Geld und verhindert häufig den späteren Gang ins Inkasso.
Wie hoch dürfen Inkassogebühren sein?
Die Gebührensätze für Inkassodienstleistungen richten sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG). Dabei hängt die Höhe der Inkassogebühren von mehreren Faktoren ab – unter anderem vom Rechnungsbetrag, dem Gebührenfaktor und dem Aufwand der Bearbeitung.
Seit der Reform 2021 gelten für unbestrittene Forderungen folgende Richtwerte:
- Bei einem Rechnungsbetrag bis 50 Euro beträgt die Inkassogebühr 15 Euro zzgl. Auslagenpauschale.
- Bis 500 Euro liegt sie bei rund 24,50 Euro zzgl. Auslagen.
- Bei Forderungen bis 1.000 Euro etwa bei 44 Euro zzgl. Auslagen.
Je komplexer der Fall, desto höher kann der Gebührensatz ausfallen. Bei bestrittenen Forderungen oder umfangreicher Kommunikation per Post kann er zwischen 1,3 und 2,5 liegen.
Kurz gesagt: Inkassounternehmen dürfen nicht mehr verlangen, als das RVG vorsieht. Überhöhte Forderungen sind unzulässig – ein Inkasso-Check durch Verbraucherzentralen oder spezialisierte Portale kann helfen, zweifelhafte Gebühren zu prüfen.
Wer muss Inkassokosten zahlen?
Im ersten Schritt entstehen die Inkassokosten immer gegenüber dem Auftraggeber – also dem Gläubiger, der das Inkassobüro beauftragt. Unter bestimmten Voraussetzungen können diese Kosten jedoch als Verzugsschaden an den Schuldner weitergegeben werden.
Damit das rechtmäßig ist, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Die Forderung muss berechtigt und unbestritten sein, der Schuldner muss sich im Zahlungsverzug befinden, und die Beauftragung des Inkassodienstleisters muss notwendig gewesen sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist der Schuldner verpflichtet, die entstandenen Inkassokosten zu übernehmen.
Gesetzliche Grundlagen und aktuelle Rechtslage
Die Rechtslage rund um Inkassokosten ergibt sich aus mehreren Gesetzen. Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er eine fällige Rechnung trotz Mahnung oder festgelegtem Zahlungsziel nicht begleicht. § 280 BGB legt fest, dass der Gläubiger Anspruch auf Schadenersatz hat, wenn ihm durch diese Pflichtverletzung ein finanzieller Schaden entsteht.
Das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) regelt, wer Inkassodienstleistungen anbieten darf. Nur registrierte Anbieter dürfen Forderungen im Auftrag Dritter eintreiben. Das RVG wiederum bestimmt, welche Gebührensätze für Inkasso- und Rechtsdienstleistungen gelten. Diese gesetzliche Struktur sorgt dafür, dass sowohl Gläubiger als auch Schuldner einen rechtssicheren Rahmen haben, in dem sich Inkassoforderungen bewegen.
Zulässige und unzulässige Gebühren
Erstattungsfähig sind nur die Kosten, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Forderungsbearbeitung stehen – etwa die Geschäftsgebühr nach RVG oder notwendige Auslagen. Unzulässig sind dagegen Zusatzkosten, die keine echte Rechtsdienstleistung darstellen, wie etwa Telefongebühren, Kontoführungsgebühren oder Gebühren für einfache Forderungsaufstellungen. Auch doppelte Umsatzsteuer oder „Servicepauschalen“ sind laut Verbraucherzentralen nicht gerechtfertigt.
Gesetzesänderung 2021: Mehr Transparenz und niedrigere Kosten
Mit der Reform des Inkassorechts zum 1. Oktober 2021 hat der Gesetzgeber die Kostenstrukturen für Inkassodienstleistungen angepasst. Ziel war es, das Inkassowesen fairer und transparenter zu gestalten und insbesondere Verbraucher besser zu schützen.
Neu ist unter anderem eine zusätzliche Wertstufe für Forderungen bis 50 Euro sowie eine deutliche Senkung der Gebührensätze für kleinere Forderungen. Zudem wurde festgelegt, dass Schuldner bei unbestrittenen Forderungen, die sie schnell begleichen, geringere Gebühren zahlen.
Auch die Informationspflichten der Inkassounternehmen wurden erweitert: Sie müssen nun klar und verständlich aufschlüsseln, wie sich die Inkassovergütung zusammensetzt.
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Tipps zum Umgang mit Inkassoforderungen
Erhalten Sie ein Inkassoschreiben, prüfen Sie zunächst sorgfältig, ob die Forderung berechtigt ist. Achten Sie auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag, die aufgelisteten Gebühren und eventuelle Auslagen. Seriöse Inkassobüros legen diese Informationen transparent offen.
Sind Sie unsicher, ob alles korrekt berechnet wurde, hilft ein kostenloser Inkasso-Check – etwa über die Verbraucherzentralen oder über Mahnalarm. So behalten Sie den Überblick und vermeiden, unnötig Geld zu zahlen.
Unternehmen wiederum sollten ihr Forderungsmanagement so aufstellen, dass Mahnungen frühzeitig und nachvollziehbar verschickt werden. Ein digitaler Prozess über Mahnalarm spart nicht nur Porto und Papier, sondern reduziert laut Studien das Risiko späterer Inkassofälle um bis zu 30 Prozent.
Vor- und Nachteile des Inkassos
Ein Inkassoverfahren bietet viele Vorteile: Es ermöglicht eine professionelle, rechtssichere und oft schnellere Durchsetzung offener Forderungen. Für Unternehmen bedeutet das weniger administrativen Aufwand und eine höhere Liquidität. Demgegenüber stehen zusätzliche Gebühren und der potenzielle Verlust der Kundenbeziehung, insbesondere wenn die Kommunikation über Dritte erfolgt.
Im Regelfall überwiegen jedoch die Vorteile – vor allem, wenn das Inkasso transparent, fair und im Einklang mit der aktuellen Rechtslage durchgeführt wird.
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Häufige Fragen zu Inkassokosten und Inkassogebühren
Bin ich verpflichtet, Inkassokosten zu zahlen?
Ja, sofern Sie sich im Zahlungsverzug befinden und die Forderung berechtigt ist. Der Gläubiger darf die Inkassokosten als Schadenersatz geltend machen. Ist die Forderung hingegen strittig oder fehlerhaft, sollten Sie die Zahlung vorerst zurückhalten und eine Prüfung verlangen.
Wie viel Geld darf ein Inkassobüro berechnen?
Ein Inkassobüro darf maximal die Gebühren verlangen, die auch ein Rechtsanwalt nach dem RVG berechnen dürfte. Dazu kommen nur notwendige Auslagen, etwa Porto oder Schreibauslagen.
Wie hoch sind die Inkassokosten bei einem Streitwert von 500 €?
Bei einer Forderung von 500 Euro liegt die zulässige Gebühr laut RVG bei etwa 24,50 Euro zuzüglich Auslagenpauschale. Insgesamt also rund 27,50 Euro.
Was passiert, wenn man Inkassoschulden nicht bezahlt?
Offene Forderungen werden häufig an Auskunfteien wie CRIF gemeldet. Dies kann die Bonität beeinträchtigen und zu Ablehnungen bei Krediten oder Verträgen führen. Zudem können weitere Kosten durch Mahn- oder Vollstreckungsverfahren entstehen.
Kann man beim Inkasso in Raten zahlen?
Ja, eine Ratenzahlung ist meist möglich. Beachten Sie jedoch, dass dabei zusätzliche Gebühren für die Vereinbarung entstehen können.
Wie hoch sollte ein Vergleichsangebot sein?
Ein realistisches Vergleichsangebot liegt mehrheitlich zwischen 30 und 40 Prozent der offenen Forderung, abhängig von der Gesamtsituation.
Was kostet es, sich aus der Schufa austragen zu lassen?
Die Löschung eines erledigten Eintrags ist kostenlos. Kosten entstehen nur, wenn Sie anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen.
