In welchem Rhythmus sollte ich mahnen?

Mahnen

Was ist der richtige Abstand zwischen Mahnungen?

Nach Ihrer ersten Mahnung sollten Sie regelmäßig und in festen Abständen mahnen bzw. Mahnung schreiben. Je nach der Anzahl aller in Ihrem Unternehmen erforderlichen Mahnungen sollten Sie einen festen Rhythmus zwischen 8 und 14 Tagen einhalten. Wie viele Mahnungen sie verschicken sollten, erfahren Sie in unserem Beitrag Wie oft sollte ich mahnen?

Zahlungsverzug – und nun?

Offene Zahlungen führen zu Zinsverlusten, belasten die Liquidität und verursachen weitere Kosten. Ein gutes Rechnungs- und Mahnwesen zeugt von Professionalität und gutem Management. Werden Rechnungen nicht gezahlt, kann es zu langwierigen Prozessen über Inkassounternehmen, Rechtsanwalt und Gericht kommen. Um am Ende nicht aus Kosten sitzen zu bleiben, ist es erforderlich, Kunden rechtzeitig in Verzug zu setzen.

Wann besteht Verzug?

Der Zeitraum des Verzugs bezieht sich auf den angegebenen Zeitraum, der auf der Rechnung vermerkt ist, und setzte ein wenn dieser Zeitraum vorbei ist oder spätestens nach 30 Tagen. Ab diesem Zeitpunkt können Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen seitens der Gläubiger versendet werden.

Folgen und Kosten für Gläubiger und Schuldner

Wer als Schuldner Rechnungen nicht bezahlt und Mahnungen von Gläubigern ignoriert, dem drohen unschöne Konsequenzen und hohe Verzugsschäden. Nach erfolglosen Zahlungsaufforderungen wenden sich Unternehmen in der Regel an Inkassobüros oder Rechtsanwälte, was bis hin zu einem gerichtlichen Mahnverfahren führt. Dazu fallen Verzugszinsen auf die Hauptforderung und allgemeine Mahnkosten an. All diese Beträge werden zusätzlich auf den ausstehenden, offenen Rechnungsbetrag addiert. Zudem winkt dem Zahlungsverweigerer ein Eintrag bei der SCHUFA. Zusätzliche Posten, die bei langwierigen Zahlungsverzügen entstehen sind:

  • Verzugszinsen
  • Mahnkosten
  • Kosten für Inkasso-Unternehmen
  • Kosten für Rechtsanwalt
  • Kosten für Gerichtsprozesse
  • Personal-, Material- und Softwarekosten

Rhythmus beim Mahnen

Um diese Folgen für Gläubiger und Schuldner zu vermeiden, ist ein effektives Mahnwesen erforderlich. Dabei sollte vor allem der Abstand zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen beachtet werden. Kontinuität und feste Rhythmen bei den Mahnintervallen sind der Grundstein zur erfolgreichen Zahlungsaufforderung. Der empfehlenswerte Zeitraum für Mahnintervalle liegt zwischen 8 und 14 Tagen. In der Geschäftswelt haben sich drei aufeinanderfolgende Mahnschreiben etabliert.

Wie kann man sich das regelmäßige Mahnen erleichtern?

Legen Sie sich zwischen der Zahlungsfrist, die auf Ihrer Mahnung steht und dem neuen Mahntermin eine Prüffrist von ca. 2-3 Tagen, in der Sie Zahlungseingänge noch verarbeiten können, bevor Sie die nächste Mahnstufe ausbringen.

Der erste Schritt: Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerungen werden als Vorboten der Mahnung angesehen. Hierbei wird der Kunde in einem höflichen, aber bestimmten Ton auf das Versäumnis seiner offenen Zahlung hingewiesen. Rein rechtlich betrachte, ist eine Zahlungserinnerung mit der ersten Mahnung gleichzusetzen.

Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“.

Der zweite Schritt: die Mahnung

Das zweite Schriftstück sollte nach 8-14 Tagen beim Schuldner auf die erste Zahlungsaufforderung eintreffen. Hier ist es wichtig, in einem nüchternen Ton, den Kunden aufzufordern, die offene Zahlung zu leisten. Als Überschrift wird „Mahnung“ verwendet.

Der dritte Schritt: Letzte Mahnung

Das dritte Schreiben erfolgt, bevor weitere Maßnahmen eingeleitet oder rechtliche Konsequenzen gezogen werden. Hier wird der Kunde, nach dem festgelegten Zeitraum, ein letztes Mal aufgefordert, den offenen Betrag zu zahlen. Als eindeutige Überschrift wird „Letzte Mahnung“ verwendet.

Der Inhalt eines Mahnschreibens

Einige inhaltliche Aspekte sollten in einer Mahnung außerdem beachtet werden:

  • Name und Anschrift des Gläubigers
  • Name und Anschrift des Schuldners
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Information zur Höhe und Fälligkeit der Zahlung
  • Mahntext mit klarer Aufforderung der Zahlung
  • Verzugszinsen und Mahngebühren ab offiziellem Verzug

Mit unseren Mahnungschreiben Vorlagen können Sie sichergehen, dass alle relevanten Aspekte in Ihrer Mahnung aufgeführt sind.

Kosten senken mit dem Tool von Mahnalarm

Mahnwesen bedeutet auch steigende Kostentage für Gläubiger, was nicht nur Zinsen betrifft, sondern auch wertvolle Zeit. Automatisierung und Digitalisierung spielen Ihnen beim nachhaltigen Senken der Kosten fürs Mahnwesen in die Karten. Mit dem Online-Tool von Mahnalarm können Sie folgende Kosten effektiv senken und eine Menge Zeit sparen:

  • Managementkosten
  • Personalkosten
  • Materialkosten
  • Softwarekosten

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