Was ist der richtige Abstand zwischen Mahnungen?
Nach Ihrer ersten Mahnung sollten Sie regelmäßig und in festen Abständen mahnen bzw. Mahnung schreiben. Je nach der Anzahl aller in Ihrem Unternehmen erforderlichen Mahnungen sollten Sie einen festen Rhythmus zwischen 8 und 14 Tagen einhalten. Wie viele Mahnungen sollten sie verschicken? Sammeln Sie dazu alle Informationen in unserem Beitrag Wie oft sollte ich mahnen?
Zahlungsverzug – und nun?
Wann entsteht Verzug?
Folgen und Kosten für Gläubiger und Schuldner
Befindet sich der Kunde im Verzug wird er damit zum Schuldner. Ignoriert der Schuldner die Rechnung und auch die Mahnungen, drohen ihm Konsequenzen und hohe Verzugsschäden. Nicht selten nutzen Gläubiger nach erfolglosen Zahlungsaufforderungen Rechtsdienstleister wie Inkassounternehmen und Rechtsanwälte. Bleibt auch die vorgerichtliche Tätigkeit dieser Dienstleister erfolglos, wird regelmäßig das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet. Diese Maßnahmen führen fast immer zur negativen Belastung der Bonität des Schuldners, zum Beispiel durch Eintragung bei der SCHUFA oder CRIF.
Alle notwendigen Aufwendungen des Gläubigers werden als Verzugsschaden dem offenen Rechnungsbetrag zugerechnet. Das heißt, diese sind durch den Schuldner auszugleichen. Dazu gehören:
- Verzugszinsen
- Mahnkosten (Porto, Umschlag , Papier und Druck)
- Kosten für Inkasso-Unternehmen
- Kosten für Rechtsanwalt
- Kosten für Gerichte und Gerichtsvollzieher
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Rhythmus beim Mahnen
Um diese Folgen für Gläubiger und Schuldner zu vermeiden, ist ein effektives Mahnwesen erforderlich. Dabei sollte vor allem der Abstand zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen beachtet werden. Kontinuität und feste Rhythmen bei den Mahnintervallen sind der Grundstein zur erfolgreichen Zahlungsaufforderung. Der empfehlenswerte Zeitraum für Mahnintervalle liegt zwischen 8 und 14 Tagen. In der Geschäftswelt haben sich drei aufeinanderfolgende Mahnschreiben etabliert.
Wie viele Mahnungen bis Klage?
Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Regelung, wie viele kaufmännische Mahnungen ein Gläubiger seinem säumigen Kunden bis zur Klage zustellen muss. Generell empfehlen unsere Experten von Mahnalarm.de mindestens zwei Mahnungen zu versenden. Unser Mahngenerator unterstützt Sie bei der Erstellung und dem Versand Ihrer Mahnungen – und das schnell und einfach.
Wie kann man sich das regelmäßige Mahnen erleichtern?
Der erste Schritt: Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerungen werden als Vorboten der Mahnung angesehen. Hierbei wird der Kunde in einem höflichen, aber bestimmten Ton auf das Versäumnis seiner offenen Zahlung hingewiesen. Der Gläubiger mahnt und zeigt damit den Ernst der Lage, auch wenn bis dato von einem Versehen ausgegangen wird.
Rein rechtlich betrachte, ist eine Zahlungserinnerung mit der ersten Mahnung gleichzusetzen.
Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“.
Der zweite Schritt: die Mahnung
Das zweite Schriftstück sollte nach 8-14 Tagen beim Schuldner auf die erste Zahlungsaufforderung eintreffen. Hier ist es wichtig, in einem nüchternen Ton, den Kunden aufzufordern, die offene Zahlung zu leisten. Als Überschrift wird „Mahnung“ verwendet.
Der dritte Schritt: Letzte Mahnung
Das dritte Schreiben erfolgt, bevor weitere Maßnahmen eingeleitet oder rechtliche Konsequenzen gezogen werden. Hier wird der Kunde, nach dem festgelegten Zeitraum, ein letztes Mal aufgefordert, den offenen Betrag zu zahlen. Als eindeutige Überschrift wird „Letzte Mahnung“ verwendet.
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Der Inhalt eines Mahnschreibens
Einige inhaltliche Aspekte sollten in einer Mahnung außerdem beachtet werden:
- Name und Anschrift des Gläubigers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Information zur Höhe und Fälligkeit der Zahlung
- Mahntext mit klarer Aufforderung der Zahlung
- Verzugszinsen und Mahngebühren ab offiziellem Verzug
Mit unseren Mahnungschreiben Vorlagen können Sie sichergehen, dass alle relevanten Aspekte in Ihrer Mahnung aufgeführt sind.
Kosten senken mit dem Tool von Mahnalarm
Jeder Tag zählt. Umso länger die Forderung nicht ausgeglichen ist, desto mehr Kosten entstehen für den Gläubiger. Sparen Sie jetzt wertvolle Zeit. Automatisierung und Digitalisierung spielen Ihnen beim nachhaltigen Senken der Kosten für das Mahnwesen in die Karten. Mit dem Online-Tool von Mahnalarm können Sie folgende Kosten effektiv senken und eine Menge Zeit sparen:
- Managementkosten
- Personalkosten
- Materialkosten
- Softwarekosten
