Erfolgreiches Mahnen mit unseren Mahnungsvorlagen
Hohe Außenstände und Forderungsverluste vermeiden – das ist das Ziel des Mahnwesens oder einer einzelnen Mahnung. Dabei gilt es auch, den Kunden nicht zu verprellen oder gar zu verlieren. Ein professionelles Mahnwesen ist dazu unerlässlich. Rechtsgrundlagen für außergerichtliche Mahnungen durch Unternehmen, Selbständige und Freiberufler gegenüber ihren Kunden sind in Deutschland das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB).
Mit dem außergerichtlichen Mahnwesen soll die Zahlung einer überfälligen Forderung durch den Kunden erreicht werden, um eine weitere gerichtliche Auseinandersetzung zu vermeiden. Auf dieser Seite finden Sie Muster, die sie kostenlos herunterladen und verwenden können, für Mahnschreiben aller Stufen.
Die grundlegenden Mahnschritte
Wenn Sie als Gläubiger Ihre Leistung oder Lieferung ordnungsgemäß erbracht und eine forderungsbegründende Rechnung erstellt haben, können Sie nach fruchtlosen Ablauf der Zahlungsfrist mit dem Mahnwesen starten.
In Deutschland ist ein außergerichtlichens Mahnwesen in drei Mahnstufen üblich. Mehr als 3 Mahnschreiben sind in der Regel nicht sinnvoll.
Ein Mahnschreiben sollte dabei folgende Angaben enthalten, damit die Mahnung der offenen Rechnung durch den säumigen Kunden eindeutig zugeordnet werden kann.
- Datum der Rechnung
- Nummer der Rechnung
- offener Gesamtbetrag in €
- Mahnfrist
- ggf. Leistungs- oder Lieferzeitpunkt
Die Mahnschreiben sind an keine zwingende Form gebunden, müssen dem Schuldner jedoch ersichtlich machen, welche ausstehenden Leistungen/ Lieferungen angemahnt werden.
Vorlage für die erste Mahnung oder Zahlungserinnerung
Das erste Mahnschreiben kann sowohl als „1. Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ betitelt werden, je nachdem, ob man schon bestimmt oder erstmal vorsichtig mahnen möchte. Dieses Mahnschreiben sollte unmittelbar erfolgen, wenn festgestellt wird, dass Rechnungen nach Fälligkeit nicht gezahlt wurden.
Wichtig: Bringen Sie eindeutig zum Ausdruck, dass Sie die geschuldete Leistung verlangen!
Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Schuldner durch dieses Mahnschreiben in Verzug setzen. Folgen dieses Mahnschreibens müssen (noch) nicht angedroht werden.
Vorlage für die zweite Mahnung / Zahlungsaufforderung
Nach max. 14 Tagen, vorausgesetzt der Schuldner hat nicht bezahlt – bitte aktuell prüfen -, sollte das zweite Mahnschreiben verfasst und versendet werden. Es empfielt sich, darin eine konkrete Zahlungsfrist von max. 14 Tagen anzugeben. Dieses Mahnschreiben sollte erneut formell und eindeutig zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrages auffordern.
Vorlage für das dritte Mahnschreiben – Die letzte Mahnung
Zahlt der Schuldner nach den vorherigen Mahnschreiben nicht, empfiehlt sich die dritte und letzte Mahnung. Auch hier sollte ein konkreter Termin von max. 14 Tagen benannt werden.
In diesem Schreiben ist es wichtig, die weiteren Folgen der Nichtzahlung durch den Schuldner aufzuzeigen, z.B. die Übergabe an einen Rechtsdienstleister oder die Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens.
