Erfahrungen von Inkasso-Experten:
Wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden, spielen diese 5 Gründe oft eine entscheidende Rolle.
Viele Kunden haben bereits Rechnungen vergessen, da sie schlichtweg untergegangen sind. Sie als Unternehmer oder Unternehmerin wollen ihrem Geld natürlich nicht hinterher laufen. Im schlimmsten Fall endet dies in einer gerichtlichen Auseinandersetzung. Daher empfiehlt es sich frühzeitig Zahlungserinnerungen oder Mahnschreiben zu verfassen.
Sie sollten dennoch nicht direkt vom Schlimmsten ausgehen.
Natürlich gibt es unzählige Gründe, warum Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden. Nicht selten liegt es auch am Dienstleister selbst. Die Inkasso-Experten von Mahnalarm haben 5 überraschende Muster herausgearbeitet, die bei offenen Rechnungen immer wieder eine Rolle spielen.
1. Es wurde gar nicht oder zu spät gemahnt.
Gerade Kleinunternehmen, Soloselbständige oder Freiberufler glauben oft, eine Mahnung zu schreiben sei unhöflich oder abschreckend. Die gute persönliche Beziehung zu seinem Auftraggeber möchte man nicht belasten. Irgendwann wird die Zahlung wohl eingehen. Selbst wenn es drückt, wird oft erst nach Wochen eine höfliche Zahlungserinnerung oder Mahnung geschrieben. Dabei kann man den Kunden durchaus frühzeitig auf den Zahlungsverzug aufmerksam machen und im Zweifel einen Mahnbescheid stellen.
Tipp:
Sie haben eine ehrliche Leistung erbracht und somit steht Ihnen auch eine zeitnahe Bezahlung zu. Lassen Sie sich nicht „auf die lange Bank schieben“, sondern zeigen Sie Professionalität auch in Ihrer Buchhaltung. Eine freundliche und vor allem frühzeitige Zahlungserinnerung spätestens 10 Tage nach dem gewährten Zahlungsziel, wird Ihnen kein Kunde übel nehmen. Die Forderungen nach ausstehenden Zahlung und Kontaktaufnahme mit dem Kunden, ist ein üblicher Vorgang, der auch von großen Unternehmen gewählt wird.
Schließlich kann eine Rechnung tatsächlich auch einmal vergessen werden oder einfach nicht ankommen. Dann ist jeder redliche Kunde dankbar für die Erinnerung. Mahnungen schreiben können Sie effektiv und rechtssicher mit unserem Mahntool von Mahnalarm.
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2. Der Kundenname oder die Adresse waren fehlerhaft.
Manche Aufträge kommen per Handschlag, Anruf oder per Empfehlung zustande.
Da kommt es oft zu kurz, die genauen Stammdaten des Kunden aufzunehmen. Erst wenn dann ein Angebot oder die Rechnung geschrieben werden soll, taucht das Problem auf. Auf die Schnelle werden dann ungenaue Bezeichnungen gewählt, wie z.B. Familie Schultze (anstatt „Herr Manfred Schulz“) oder Bahnhofstr. 3 (anstatt „Am Bahndamm 3“).
Schnell ist eine Rechnung dann beim falschen Empfänger zugestellt worden oder Herr Schulz sen. weiß von einer Leistung nichts, die sein Sohn beauftragt hat und entsorgt die Rechnung im Übereifer.
Deshalb sollte dem konkreten Erfragen von Vor-, und Zuname, sowie der Adresse ausreichende Bedeutung zu kommen.
Tipp:
Bei Geschäftskunden hilft meist ein Blick aufs Impressum der Internetseite. Bei Privatkunden können Sie mit Hinweis auf eine saubere Kundendatenbank freundlich nachfragen, ob es vielleicht eine Visitenkarte gibt oder ob der Kunde Ihnen seinen vollständigen Namen nennen kann.
3. Es wurde auf der Mahnung keine Zahlungsfrist genannt.
Auch Kunden brauchen manchmal eine klare Ansage. Manche Menschen befriedigen ihren sportlichen Ehrgeiz damit, Rechnungen erst nach der ersten oder zweiten Mahnung zu bezahlen. Umso wichtiger ist es, die Mahnung pünktlich zu versenden und so rechtzeitig auf den Verzug aufmerksam zu machen. Auch sollte die Mahnung Ihre Forderung sofort fällig setzen und auf ein Datum verweisen, wann Sie die nächste Maßnahme einleiten, wenn die Forderung nicht ausgeglichen wird. Vermeiden Sie das Setzen einer neuen Zahlungsfrist.
Gerade die erste Mahnung sollte freundlich aber bestimmt erfolgen. Mehr dazu finden Sie auf der Ratgeberseite zur Formulierung der Zahlungserinnerung.
Tipp:
Diese Deadline wird erwartet, um die Zahlung dann vorzunehmen. Eine Mahnung ohne Termin für weiter Maßnahmen bedeutet für viele: „Da kommt ja noch eine Mahnung, auf die ich warten kann.“ Unserer Mahnungschreiben Vorlagen führen alle wichtigen Aspekte einer Mahnung auf.
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4. Es wurde zu oft gemahnt.
Für Profi-Schuldner, Hinauszögerungsspezialisten und Prokrastinierer ist es ein gefundenes Fressen: Wenn eine vierte Mahnung kommt, kommt vielleicht auch noch eine fünfte oder sechste. Solange kann man beruhigt abwarten, denn es passiert ja nichts.
Tipp:
Zu einem professionellen Mahnwesen gehört auch zu wissen, wann Schluss ist. Zeitgemäß sind heute noch 3 Mahnungen (einschließlich der Zahlungserinnerung!), der Trend geht aber dahin, weniger zu mahnen.
Egal ob Sie sich für zwei, drei oder doch für vier Mahnungen entscheiden, machen Sie Ihre letzte Mahnung als solche deutlich. Wenn dann noch immer nicht gezahlt wird, zeigen Sie Konsequenz und leiten Sie ohne weitere Ankündigung weitere Schritte ein.
5. Auf Reklamationen oder Hinweise wurde nicht reagiert.
Besonders bei Handwerkerleistungen stellt sich in einem späteren Gerichts-, oder Inkassoprozess mitunter heraus, dass es schon zu einem frühen Zeitpunkt Rückfragen, Hinweise oder Reklamationen durch den Auftraggeber gab, auf die nicht angemessen reagiert wurde. Manchmal betreffen derartige Hinweise nur geringe Anteile der Gesamtrechnung und doch wird diese in der Gänze erst einmal nicht bezahlt. Der säumige Kunde verspricht sich von der Zurückhaltung seiner Zahlung eine schnellere Klärung. Der Unternehmer stellt sich dagegen oft auf den Standpunkt, da es sich nur um Kleinigkeiten handele, solle der Kunde erst einmal bezahlen. Anschließend würde man sich um die Reklamation kümmern.
Profi-Schuldner nutzen ungeklärte Bagatellen oder vorgeschobene Reklamationen gerne aus, um sich ihren Zahlungsfristen zu entziehen.
Tipp:
Es lohnt sich nicht, Reklamationen auf die lange Bank zu schieben, seien sie auch noch so geringfügig.
Gehen Sie diszipliniert jeder Rückfrage oder Reklamation nach und schaffen Sie Verbindlichkeit und Klarheit. Bieten Sie einen konkreten Termin für die Beseitigung einer gerechtfertigten Situation an oder erklären Sie schriftlich, warum Sie die Reklamation für nicht gerechtfertigt halten. Persönliche oder telefonische Vereinbarungen oder Besprechungen sollten Sie möglichst (zusätzlich) schriftlich (E-Mail reicht i.d.R.) bestätigen und den Kontakt gewährleisten. Damit verschaffen Sie sich eine bessere Beweislage, sollte es dann doch zu einem Gerichtsverfahren kommen.
Manchmal kann es auch sinnvoll sein, dem Kunden freiwillig einen vorläufigen Einbehalt von der Rechnung anzubieten, bis die Reklamation abgearbeitet ist. So kann zumindest der überwiegende Teil der Forderung eingefordert werden. Sollte all dies nicht helfen, bleibt als letzte Option ein gerichtliches Aufeinandertreffen.
