Wer regelmäßig Rechnungen für eine vollbrachte Leistung an seine Kunden schickt weiß, dass es nicht jeder mit den Zahlungsfristen immer ganz genau nimmt. Meist handelt es sich dabei um Geldforderungen. Der Kunde wird bei Nichtzahlung zum Schuldner.
Auch wenn Sie den Ausfall kleinerer Summen an Geld als nicht relevant betrachten, sollten Sie mittels des Mahnwesens geregelte Abläufe in solchen Fällen haben. Ein Problem entsteht spätestens dann, wenn ein Liquiditätsengpass erreicht ist.
Wie und wann ein Schuldner in Verzug gerät, welche Probleme sich im Mahnverfahren ergeben können und in welcher Höhe eine Mahnpauschale zu erheben ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was ist der richtige Abstand zwischen Mahnungen?
Nach Ihrer ersten Mahnung sollten Sie regelmäßig und in festen Abständen mahnen bzw. Mahnung schreiben. Je nach der Anzahl aller in Ihrem Unternehmen erforderlichen Mahnungen sollten Sie einen festen Rhythmus zwischen 8 und 14 Tagen einhalten. Wie viele Mahnungen sollten sie verschicken? Sammeln Sie dazu alle Informationen in unserem Beitrag Wie oft sollte ich mahnen?
Gesetzliche Regelungen zum Thema Anzahl von Mahnungen gibt es nicht. Üblich sind drei Mahnungen, wobei auch eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ausreichend ist.
Zahlungsverzug – und nun?
Wann entsteht Verzug?
Folgen und Kosten für Gläubiger und Schuldner
Befindet sich der Kunde im Verzug wird er damit zum Schuldner. Ignoriert der Schuldner die Rechnung und auch die Mahnungen, drohen ihm Konsequenzen und hohe Verzugsschäden.
Nicht selten nutzen Gläubiger nach erfolglosen Zahlungsaufforderungen Rechtsdienstleister wie Inkassounternehmen und Rechtsanwälte. Bleibt auch die vorgerichtliche Tätigkeit dieser Dienstleister erfolglos, wird regelmäßig das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet. Diese Maßnahmen führen fast immer zur negativen Belastung der Bonität des Schuldners, zum Beispiel durch Eintragung bei der SCHUFA oder CRIF.
Alle notwendigen Aufwendungen des Gläubigers werden als Verzugsschaden dem offenen Rechnungsbetrag zugerechnet. Das heißt, diese sind durch den Schuldner auszugleichen. Dazu gehören:
- Verzugszinsen
- Mahnkosten (Porto, Umschlag , Papier und Druck)
- Kosten für Inkasso-Unternehmen
- Kosten für Rechtsanwalt
- Kosten für Gerichte und Gerichtsvollzieher
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Rhythmus beim Mahnen
Um diese Folgen für Gläubiger und Schuldner zu vermeiden, ist ein effektives Mahnwesen erforderlich. Dabei sollte vor allem der Abstand zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen beachtet werden. Kontinuität und feste Rhythmen bei den Mahnintervallen sind der Grundstein zur erfolgreichen Zahlungsaufforderung. Der empfehlenswerte Zeitraum für Mahnintervalle liegt zwischen 8 und 14 Tagen. In der Geschäftswelt haben sich drei aufeinanderfolgende Mahnschreiben etabliert.
Grundsätzlich empfehlen wir für jede Zahlungserinnerung und Mahnung die Schriftform. Diese dienen als Nachweis für den Verzug des Kunden, können Verzugszinsen und weitere Mahngebühren belegen und zeigen Zahlungsziele auf. Außerdem sind sie neben dem Vertrag, der mit dem Kunden geschlossen wurde, Grundlage für ein gerichtliches Mahnverfahren.
Wie kann man sich das regelmäßige Mahnen erleichtern?
Der erste Schritt: Zahlungserinnerung bzw. erste Mahnung
Zahlungserinnerungen werden als Vorboten der Mahnung angesehen. Hierbei wird der Kunde in einem höflichen, aber bestimmten Ton auf das Versäumnis seiner offenen Zahlung hingewiesen. Der Gläubiger mahnt und zeigt damit den Ernst der Lage, auch wenn bis dato von einem Versehen ausgegangen wird.
Rein rechtlich betrachte, ist eine Zahlungserinnerung mit der ersten Mahnung gleichzusetzen.
Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“. Setzten Sie auch ein konkretes Zahlungsziel fest.
Der zweite Schritt: die Mahnung
Das zweite Schriftstück sollte nach 8-14 Tagen beim Schuldner auf die erste Zahlungsaufforderung eintreffen. Hier ist es wichtig, in einem nüchternen Ton, den Kunden aufzufordern, die offene Zahlung zu leisten. Als Überschrift wird „Mahnung“ verwendet.
Der dritte Schritt: Letzte Mahnung
Das dritte Schreiben erfolgt, bevor weitere Maßnahmen eingeleitet oder rechtliche Konsequenzen gezogen werden. Hier wird der Kunde, nach dem festgelegten Zeitraum, ein letztes Mal aufgefordert, den offenen Betrag zu zahlen. Als eindeutige Überschrift wird „Letzte Mahnung“ verwendet.
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Der Inhalt eines Mahnschreibens
Einige inhaltliche Aspekte sollten in einer Mahnung außerdem beachtet werden:
- Name und Anschrift des Gläubigers
- Name und Anschrift des Schuldners
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Information zur Höhe und Fälligkeit der Zahlung
- Mahntext mit klarer Aufforderung der Zahlung
- Verzugszinsen und Mahngebühren ab offiziellem Verzug
Mit unseren Mahnungschreiben Vorlagen können Sie sichergehen, dass alle relevanten Aspekte in Ihrer Mahnung aufgeführt sind.
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Jeder Tag zählt. Umso länger die Forderung nicht ausgeglichen ist, desto mehr Kosten entstehen für den Gläubiger. Sparen Sie jetzt wertvolle Zeit. Automatisierung und Digitalisierung spielen Ihnen beim nachhaltigen Senken der Kosten für das Mahnwesen in die Karten. Mit dem Online-Tool von Mahnalarm können Sie folgende Kosten effektiv senken und eine Menge Zeit sparen:
- Managementkosten
- Personalkosten
- Materialkosten
- Softwarekosten
