Es gibt keinen Unterschied. Wenn Sie in Ihrer Zahlungserinnerung deutlich zum Ausdruck bringen, dass Sie von Ihrem säumigen Kunden eine Zahlung erwarten, handelt es sich – rechtlich gesehen – um eine Mahnung. Natürlich hört sich „Zahlungserinnerung“ als erste Mahnung besser an. Allerdings gibt es auch Empfänger, die bei einer Zahlungserinnerung mit der Zahlung noch abwarten. Erfahren Sie hier mehr über den Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung.
Was ist eine Mahnung?
Ein Mahnungschreiben erinnert und fordert Kunden auf, eine überfällige Forderung zu begleichen. Dies wird immer dann nötig, wenn Sie die Zahlung bereits erwarten. Juristisch gesehen benötigen Sie die Mahnung, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen. Dies ist dann entbehrlich, wenn Sie bereits in Ihren Rechnung eine Frist oder ein Datum zur Zahlung benannt hatten, welche sich nach dem Kalender bestimmen lässt.
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Was ist eine Zahlungserinnerung?
Eine Zahlungserinnerung wird versendet, um Rechnungsempfänger an fällige Zahlungen zu erinnern. Viele betrachten sie als eine Art unverbindliche Vorstufe einer rechtswirksamen Mahnung. Inhaltlich hat eine Zahlungserinnerung dieselbe rechtliche Funktion wie eine Mahnung.
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Zahlungserinnerung oder doch Mahnung? Unterschiede:
Der wesentliche Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung besteht darin, dass viele Unternehmen oder Rechnungsversender im Falle einer Zahlungserinnerung davon ausgehen, dass der Kunde lediglich vergessen hat, die fällige Rechnung zu begleichen.
Inhaltliche Aspekte einer Zahlungserinnerung / Mahnung
Einige inhaltliche Anforderungen sollten beim Verfassen einer Zahlungserinnerung bzw. Mahnung unbedingt beachtet werden. Zum einen ist der offene Betrag der ursprünglichen Rechnung und der erbrachten Leistung aufzulisten (Forderungsgrund). Zum anderen sollten Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Absender und Empfänger mit Firmenbezeichnung und Anschrift erwähnt werden. Gewähren Sie den Schuldnern keine erneute Zahlungsfrist, in der die offene Rechnung beglichen werden soll. Möchten Sie trotzdem einen Termin benennen, geben Sie an, wann weitere Maßnahmen gegen Ihren Kunden eingeleitet werden. Unser Mahnungschreiben Vorlagen helfen Ihnen beim Schreiben einer Mahnung.
Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“, um Missverständnisse zu vermeiden.
Zudem ist ein höflicher, aber bestimmter Ton zu wählen, um eine Zahlungsaufforderung zu verfassen. Trotzdem sollte eine eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags gewählt werden. Mit dem praktischen Tool von Mahnalarm können Sie einfach und zuverlässig Zahlungserinnerungen verfassen und Kunden auffordern, offene Beträge zu schnellstmöglich begleichen.
Außerdem empfiehlt es sich immer eine Mahnung per Post zu versenden. Bei der ersten Zahlungserinnerung ist auch der Kontakt über Mail möglich. Laut dem BGB gibt es keine gesetzliche Vorlagen, wie Mahnungen verschickt werden müssen, dennoch empfiehlt es sich immer den seriösen Postweg zu wählen.
Möchten Sie wissen wann Mahnungen rechtsicher sind? Dann schauen Sie auf dieser Ratgeberseite.
Wie laufen Mahnungen und Zahlungserinnerungen ab?
In der Regel beginnt der Mahnprozess mit einer Zahlungserinnerung. Bei weiterer Nichtzahlung folgen bis zu 2 Mahnungen. Mehr als 3 Mahnungen sind nicht zu empfehlen.
Trägt das erste Schriftstück noch die höfliche Überschrift „Zahlungserinnerung“, wird im zweiten Schreiben der Titel „Mahnung“ gewählt. In dieser wird ein nüchterner Ton gewählt, der den Kunden auffordert, den offenen Betrag zu begleichen.
Das dritte Schreiben trägt dann die Überschrift „Letzte Mahnung“, bevor weitere rechtliche Konsequenzen gezogen werden. Für die Mahnungen gibt es keine Formvorschriften. Unternehmen entscheiden selbst, welche Eskalationsstufen im Mahnverlauf gewählt werden.
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Folgen einer Mahnung
Grundsätzlich gilt, dass ein Kunde spätestens mit Eintreffen des ersten Mahnschreibens in Zahlungsverzug geraten ist. Ab Zeitpunkt des Verzugs ist der Schuldner nach §§ 280, 286 BGB verpflichtet, für den sogenannten Verzugsschaden aufzukommen. Außerdem droht bei angemahnter, nicht bestrittener Forderung ein SCHUFA-Eintrag.
Hinweis: Auch ohne Mahnung können Schuldner in Verzug geraten. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung besteht automatisch Zahlungsverzug, außer bei Verbrauchern. Bei Verbrauchern muss auf diesen Umstand bereits in der Rechnung hingewiesen worden sein.
Folgekosten bei Zahlungsverzug
Im Falle eines Zahlungsverzugs fallen für Gläubiger weitere Kosten an, die der Schuldner in weiteren Nebenforderungen bezahlen muss. Zu den anfallenden Kosten je nach Umfang des Verzugsschadens zählen:
- Mahnkosten (Post-, Material- und Druckkosten)
- Verzugszinsen auf Hauptforderung
- Kosten für Rechtsanwalt
- Inkasso-Dienstleister
- Gerichtliche Mahnverfahren
