Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Zahlungserinnerung

Es gibt keinen Unterschied. Wenn Sie in Ihrer Zahlungserinnerung deutlich zum Ausdruck bringen, dass Sie von Ihrem säumigen Kunden eine Zahlung erwarten, handelt es sich – rechtlich gesehen – um eine Mahnung. Natürlich hört sich „Zahlungserinnerung“ als erste Mahnung besser an. Allerdings gibt es auch Empfänger, die bei einer Zahlungserinnerung mit der Zahlung noch abwarten. Erfahren Sie hier mehr über den Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung.

Was ist eine Mahnung?

Ein Mahnungschreiben erinnert und daran und fordert Kunden auf, eine überfällige Rechnung zu begleichen. Dabei wird der Kunde gleichzeitig in rechtlichen Verzug gesetzt. Bei fortlaufendem Zahlungsausfall können wirksame Maßnahmen zur Beschleunigung der Zahlung veranlasst werden. Grundsätzlich geraten Kunden nach spätestens 30 Tagen Zugang und Fälligkeit automatisch in Verzug.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung wird versendet, um Rechnungsempfänger an fällige Zahlungen zu erinnern. Viele betrachten sie als eine Art unverbindliche Vorstufe einer rechtswirksamen Mahnung. Rechtlich betrachtet, hat eine Zahlungserinnerung jedoch dieselbe Funktion wie eine Mahnung.

Zahlungserinnerung oder doch Mahnung? Unterschiede:

Der wesentliche Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung besteht darin, dass viele Unternehmen oder Rechnungsversender im Falle einer Zahlungserinnerung davon ausgehen, dass der Kunde lediglich vergessen hat, die fällige Rechnung zu begleichen.

Oftmals wird ein höflicher Ton gewählt, um den Kunden nicht vor den Kopf zu stoßen oder zu verärgern. Jedoch darf nicht vergessen werden, dass rechtlich betrachte, eine Zahlungserinnerung dieselbe Funktion, wie eine Mahnung erfüllt.

Wie laufen Mahnungen und Zahlungserinnerungen ab?

Eine einzige Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zieht per se keine rechtlichen Folgen nach sich. In Deutschland werden in der Regel bei offenen Rechnungen drei Schreiben versendet, bevor weitere Schritte, wie ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden oder ein Inkassounternehmen beauftragt wird.

Trägt das erste Schriftstück noch die höfliche Überschrift „Zahlungserinnerung“, wird im zweiten Schreiben der Titel „Mahnung“ gewählt. In der zweiten Zahlungsaufforderung wird ein nüchterner Ton gewählt, der den Kunden auffordert, den offenen Betrag zu begleichen.

Das dritte Schreiben trägt dann die Überschrift „Letzte Mahnung“, bevor weitere rechtliche Konsequenzen gezogen werden. Für die Mahnungen gibt es keine vorgeschriebenen Regeln. Unternehmen entscheiden selbst, welche Eskalationsstufen im Mahnverlauf gewählt werden.

Folgen einer Mahnung

Unternehmen sind nicht verpflichtet drei unterschiedliche Schreiben aufzusetzen. Mittlerweile hat sich im Geschäftsleben etabliert, drei aufeinanderfolgende Mahnschreiben zu versenden. Grundsätzlich gilt, dass ein Kunde mit Eintreffen des ersten Mahnschreibens in Zahlungsverzug geraten ist. Ab Zeitpunkt des Verzugs ist der Schuldner nach §§ 280, 286 BGB verpflichtet für den sogenannten Verzugsschaden aufzukommen. Außerdem droht bei angemahnter, nicht bestrittener Forderung ein SCHUFA-Eintrag.

Hinweis: Auch ohne Mahnung können Schuldner in Verzug geraten. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung besteht automatisch Zahlungsverzug.

Folgekosten bei Zahlungsverzug

Im Falle eines Zahlungsverzugs fallen für Gläubiger weitere Kosten an, die der Schuldner teilweise in weiteren Nebenforderungen bezahlen muss. Zu den anfallenden Kosten je nach Umfang des Verzugsschadens zählen:

  • Mahnkosten
  • Verzugszinsen auf Hauptforderung
  • Weitere entstehende Kosten für Gläubiger
  • Kosten für Rechtsanwalt
  • Inkasso-Dienstleister
  • Gerichtliche Mahnverfahren
  • Personal-, Material- und Softwarekosten

Inhaltliche Aspekte einer Zahlungserinnerung / Mahnung

Einige inhaltliche Anforderungen sollten beim Verfassen einer Zahlungserinnerung bzw. Mahnung unbedingt beachtet werden. Zum einen ist der offene Betrag der ursprünglichen Rechnung und der erbrachten Leistung aufzulisten (Forderungsgrund). Zudem sollten Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Absender und Empfänger mit Firmenbezeichnung und Anschrift erwähnt werden. Oftmals gewähren Unternehmen den Schuldnern eine Zahlungsfrist, in der die offene Rechnung beglichen werden kann. Unser Mahnungschreiben Vorlagen helfen Ihnen beim Schreiben einer Mahnung.

Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“, um Missverständnisse zu vermeiden.

Zudem ist ein höflicher, aber bestimmter Ton zu wählen, um eine Zahlungsaufforderung zu verfassen. Trotzdem sollte eine eindeutige Aufforderung zur Begleichung des offenen Betrags gewählt werden. Mit dem praktischen Tool von Mahnalarm können Sie einfach und zuverlässig Zahlungserinnerungen verfassen und Kunden auffordern, offene Beträge zu schnellstmöglich begleichen.

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