Zahlungserinnerung oder Mahnung: Was ist besser?

Mahnung

Sie haben Rechnungen geschrieben und Zahlungsziele festgehalten, doch Ihr Kunde lässt alle Fristen verstreichen? Dann haben Sie die Möglichkeit, Ihrem säumigen Kunden eine Mahnung zukommen zu lassen. Doch im Mahnwesen tauchen immer wieder verschiedene Begrifflichkeiten auf, unter anderem auch die zentralen Begriffe Zahlungserinnerung und Mahnung. Das kann auf den ersten Blick kompliziert und undurchsichtig wirken, ist es jedoch gar nicht. Was die Begriffe bedeuten und ob Sie eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben sollten, erklären wir Ihnen in unserem Ratgeber.

Mahnung und Zahlungserinnerung, was ist das?

Eine Mahnung, auch Mahnungschreiben genannt, soll Ihren säumigen Kunden an eine offene Rechnung erinnern und gleichzeitig dazu auffordern, die Zahlung zu begleichen. Dies ist immer eben dann nötig, wenn Sie eine Zahlung erwarten, diese jedoch ausbleibt. Ist dies der Fall, kommt das Mahnschreiben ins Spiel, denn juristisch gesehen benötigen Sie die Mahnung, um Ihren Kunden in Verzug zu setzen. Dies ist vor allem vonnöten, wenn Sie in Ihrer ursprünglichen Rechnung keine Frist oder Datum zur Zahlung benannt haben.

Auch eine Zahlungserinnerung wird versandt, um Rechnungsempfänger an fällige Zahlungen zu erinnern. Im Gegensatz zu einer Mahnung wird eine Zahlungserinnerung jedoch als eine Art unverbindliche Vorstufe erachtet. Inhaltlich hat eine Zahlungserinnerung jedoch dieselbe rechtliche Funktion wie eine Mahnung.

Zahlungserinnerung oder Mahnung gibt es Unterschiede?

Genau genommen gibt es zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung keinen Unterschied. Denn sollten Sie in Ihrer Zahlungserinnerung deutlich zum Ausdruck bringen, dass Sie von Ihrem säumigen Kunden eine Zahlung erwarten, handelt es sich – rechtlich gesehen – um eine Mahnung. Die Begrifflichkeit der Zahlungserinnerung klingt jedoch wesentlich freundlicher als „erste Mahnung“.

Schnell & rechtssicher Mahnen per Klick

Ob freundlich oder streng – wir haben die richtige Mahnung für Sie!
Auch mit Versandzeugen Vorteil & Crif Bürgel „Zahlungsbeschleuniger“

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Der wesentliche Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung besteht darin, dass viele Unternehmen oder Rechnungsversender vorerst davon ausgehen, dass ein Kunde das Zahlen einer Rechnung lediglich vergessen hat. Demnach wird zumeist vorerst eine Zahlungserinnerung versandt, um den säumigen Kunden an seine Rechnungen zu erinnern. Erst beim weiteren Ausbleiben der Zahlung wird dann von einer Mahnung gesprochen.

Die inhaltlichen Aspekte einer Zahlungserinnerung und Mahnung

Wenn Sie sich entscheiden eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zu verfassen, so gibt es einige inhaltliche Aspekte, die Sie beachten sollten. Zwar gibt es rechtlich keine klaren Vorgaben bezüglich Form und Formulierung, jedoch sollten einige Angaben unbedingt enthalten sein.

Zum einen ist der Forderungsgrund zu nennen. Dies ist der offene Betrag der ursprünglichen Rechnung und die erbrachte Leistung. Zum anderen sollten:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Absender
  • Empfänger mit Firmenbezeichnung und Anschrift

erwähnt werden. Gewähren Sie den Schuldnern keine erneute Zahlungsfrist. Möchten Sie jedoch trotzdem einen Termin benennen, geben Sie an, wann weitere Maßnahmen gegen Ihren Kunden eingeleitet werden.

Unser Tipp: Wählen Sie die Überschrift „Zahlungserinnerung / 1. Mahnung“, um Missverständnisse zu vermeiden.

Des Weiteren sollten Sie einen höflichen, aber bestimmten Ton wählen, wenn Sie eine Zahlungsaufforderung verfassen. Sie sollten dabei beachten, dass Sie eine klare Forderung formulieren, welche dazu auffordert, den offenen Betrag zu begleichen.

Bezüglich der Versandart ist es zu empfehlen, Ihr Mahnschreiben stets per Post zu versenden. Jedoch ist es möglich, bei der ersten Zahlungserinnerung, den Kontakt per Mail aufzunehmen. Zwar gibt es laut dem BGB keine gesetzlichen Vorlagen, wie Mahnungen verschickt werden müssen, dennoch empfiehlt es sich immer den seriösen Postweg zu wählen.

Möchten Sie wissen, wann Mahnungen rechtsicher versenden? 

Wie laufen Mahnungen und Zahlungserinnerungen ab?

In der Regel beginnt der Mahnprozess mit einer ersten Zahlungserinnerung. Bei weiterer Nichtzahlung können dabei bis zu zwei Mahnungen folgen, das Versenden von mehr als drei Mahnungen ist jedoch nicht zu empfehlen.

Trägt das erste Schriftstück noch den höflichen Titel „Zahlungserinnerung“, sollte ab dem zweiten Schreiben der Titel „Mahnung“ gewählt werden. In dieser wird ein nüchterner Ton gewählt, der den Kunden auffordert, den offenen Betrag zu begleichen.

Das dritte Schreiben sollte dann die Überschrift „Letzte Mahnung“ tragen, denn nach dem Versand der dritten Mahnung, sollten rechtliche Konsequenzen gezogen werden, über welche der Schuldner in der Mahnung in Kenntnis gesetzt werden sollte.

 

Nutzen Sie unseren neuen Mahngenerator!

Rechtssichere & wirkungsvolle Mahnungen erstellen zum Ausdrucken oder mit Versandoption ab 2,50€ inkl. Versandzeugen Vorteil!

Die Rechtsfolgen einer Mahnung

Grundsätzlich gilt, dass ein Kunde spätestens mit Eintreffen des ersten Mahnschreibens in Zahlungsverzug geraten ist. Ab Zeitpunkt des Verzugs ist der Schuldner nach §§ 280, 286 BGB verpflichtet, für den sogenannten Verzugsschaden aufzukommen. Außerdem droht bei angemahnter, nicht bestrittener Forderung ein SCHUFA-Eintrag.

Hinweis: Auch ohne Mahnung können Schuldner in Verzug geraten. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung besteht automatisch Zahlungsverzug, außer bei Verbrauchern. Bei Verbrauchern muss auf diesen Umstand bereits in der Rechnung hingewiesen worden sein.

Folgekosten bei Zahlungsverzug

Im Falle eines Zahlungsverzugs fallen für Gläubiger weitere Kosten an, die der Schuldner in weiteren Nebenforderungen bezahlen muss. Zu den anfallenden Kosten zählen, je nach Umfang des Verzugsschadens:

  • Mahnkosten (Post-, Material- und Druckkosten)
  • Verzugszinsen auf Hauptforderung
  • Kosten für Rechtsanwalt
  • Inkasso-Dienstleister
  • Gerichtliche Mahnverfahren

Bestens abgesichert mit Ihren Experten von Mahnalarm!

Sie haben weitere Fragen zum Thema Zahlungserinnerung oder Mahnung? Dann melden Sie sich bei uns. Wir stehen Ihnen mit unserer Kompetenz beiseite und arbeiten mit Ihnen gemeinsam an einer adäquaten Lösung für Ihr Problem. Sie haben Fragen zu anderen Kategorien so wie dem Mahnverfahren oder dem Mahnbescheid? Auch dies ist kein Problem, wir helfen Ihnen in allen Anliegen weiter.

Autor

  • Mahnalarm Redaktion

    Das Redaktionsteam von Mahnalarm berät Sie in allen Fragen des Mahnwesens. Unsere Experten im Forderungsmanagement liefern Ihnen Fachwissen aus über 25 Jahren Praxis-Erfahrung und schaffen verlässliche und rechtssichere Fakten.

    Alle Beiträge ansehen

Geben Sie uns Ihr Feedback

Geben Sie uns Ihr Feedback.

Wir machen aus Mahnungen Zahlungen.

Einfach und wirkungsvoll Mahnungen schreiben und versenden.

Nutzer fragten auch:

Ab wann erste Mahnung schreiben?

Mahnung schreiben
Im Geschäftsleben und im Alltag kann es vorkommen, dass Rechnungen und Zahlungen nicht rechtzeitig beglichen werden. Mahnen ist daher ein…

Mahnung mit dem Smartphone schreiben?

Mahnung schreiben
Kann ich mit meinem Smartphone eine Mahnung mit dem Mahnalarm-Tool schreiben? Wir raten davon ab, eine Mahnung im Mahnalarm-Tool mit…

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Zahlungserinnerung
Wenn Sie eine Zahlungserinnerung erhalten, ist dies vorerst kein Grund zur Sorge. Als Kunde sollten Sie die zumeist freundliche Zahlungserinnerung…