Im Mahnwesen geht es häufig um Geldforderungen und darum, dass das Geld nicht rechtzeitig vom Kunden gezahlt wird. Mittlerweile geht man davon aus, dass mindestens 3 Mahnschreiben an einen Schuldner versendet werden, bevor man rechtliche Schritte einleitet. Aber ist das überhaupt notwendig?
In dieser Zusammenfassung verschaffen wir Ihnen einen Überblick rund um das Thema „Wie oft muss man mahnen?“. Wir gehen außerdem darauf ein, wann ein Schuldner in Verzug gerät und wann Verzugszinsen erlaubt sind und das gerichtliche Mahnverfahren als nächsten Schritt.
Muss ich Mahnungen schreiben?
Grundsätzlich besteht keine Pflicht zum Ausbringen einer Mahnung oder Zahlungsaufforderung. Zur Durchsetzung einer offenen Forderung und zugehörigen Nebenforderungen ist eine Mahnung in vielen Fällen jedoch eine notwendige Grundlage.
Was ist die Fälligkeit?
Wichtig ist, dass Grundlage des Verzuges immer die Fälligkeit einer Forderung ist. Diese ist im § 271 BGB geregelt. Hierfür wird entweder in einem Vertrag eine Zahlungsfrist vereinbart oder in den Rechnungen eine entsprechende Frist zur Leistung vorgegeben. Eine Forderung ohne Fälligkeit kann nicht in Verzug geraten. Zahlungsziele sind somit die Grundlage für eine Fälligkeit. Natürlich ist auch die sofortige Zahlungspflicht möglich, nur diese muss vom Gläubiger bestimmt werden. Erst mit der Fälligkeit besteht überhaupt eine Zahlungspflicht des Kunden und auch erst dann wird er zum Schuldner.
Was ist der Verzug?
In den meisten Fällen wird die Mahnung eingesetzt um den Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug zu setzen. Der Verzug ist wiederum eine wichtige Grundlage zur Geltendmachung von weiteren Kosten der Forderungsbearbeitung, wie Verzugszinsen und Mahnkosten. Zu den Kosten zählen regelmäßig Anwalts- und/oder Inkasso- Kosten sowie Kosten für ein gerichtliches Mahnverfahren und nachfolgender Zwangsvollstreckungsmaßnahmen.
Geht es auch ohne Verzug?
Es ist natürlich auch möglich einen Anwalt oder ein Inkasso Unternehmen ohne Verzugseintritt zu beauftragen. Nur in diesem Fall hat der Gläubiger kein Recht die dabei entstehenden Kosten wie Rechtsanwaltskosten, Inkassokosten, Gerichtskosten und die Verzugszinsen als Verzugsschaden beim Schuldner geltend zu machen. Auch die Mahngebühren, die Mahnpauschale oder die Mahnkosten können ohne den Verzug vom Schuldner nicht verlangt werden.
Wann kommt der Schuldner in Verzug?
Ob eine erste Mahnung erforderlich ist, regelt das Gesetz in § 286 BGB. Hier ist zunächst festgelegt, dass nur durch Mahnung der Schuldner in Verzug gerät. Ausgenommen ist, wenn bereits in der forderungsbegründenden Vereinbarung die Leistung des Schuldners mit Zahlungsfristen nach dem Kalender bestimmt wurde. Eine Mahnung ist auch dann entbehrlich, wenn der Schuldner seine Leistung bereits ernsthaft und endgültig verweigert hat.
Im Falle von Geldforderungen kommt der Schuldner nach Fälligkeit auch ohne Mahnung in Verzug, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Hierbei ist allerdings zwischen einem Verbraucher und einem Unternehmen zu unterscheiden.
Mahnen von Geschäftskunden und Unternehmen
Bei Geschäftskunden oder auch Unternehmen tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung der Verzug ein. Ist dabei der Zugang der Rechnung ungewiss, tritt an Stelle des Zugangs der Empfang der Gegenleistung. Der Gläubiger hat somit auch ohne Mahnung das Recht die Verzugskosten der Forderungsbearbeitung geltend zu machen. So kann man zum Beispiel ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten und erhält im Ergebnis einen Mahnbescheid.
Mahnen bei Verbrauchern
Damit bei Verbrauchern ebenfalls der Verzug einer Rechnung ohne Mahnungen eintritt, besteht die Pflicht in der Rechnung explizit auf diesen Umstand hinzuweisen. Da dies oftmals nicht der Fall ist, muss ein Verbraucher mittels Zahlungserinnerung bzw. ersten Mahnung in Verzug gesetzt werden. In einer zweiten Mahnung können dann Mahnkosten und Verzugszinsen verlangt werden.
Unser Tipp für Sie!
Konservative Unternehmen versenden meist drei Mahnungen. Der Trend geht aber dahin, weniger oft zu mahnen. Mindestens eine Mahnung zu schreiben gehört nicht nur zum guten Ton, oft wird der s.g. Verzug auch erst mit der ersten Mahnung bewirkt. Eine zweite Mahnung kann dann auch als letzte Mahnung fungieren, eine dritte Mahnung ist häufig nicht zielführend.
Mahnalarm empfiehlt Ihnen im Zweifel mindestens zweimal zu mahnen.
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In welchem Abstand mahnen am besten ist, erfahren Sie in unserem Beitrag In welchen Rhythmus sollte ich mahnen?
Bei Fragen zum Thema Mahnstufen lesen Sie auch hier unseren Beitrag.
Wie oft muss man mahnen?
Mehr als dreimal zu mahnen ist nicht unbedingt zielführend. Besser, Sie mahnen konsequent und in festen zeitlichen Abständen. Ihr säumiger Kunde wird Ihr professionelles Mahnwesen erkennen und seine Schlüsse ziehen.
Beachten Sie, dass es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, eine dritte Mahnung oder mehr zu versenden. Versendet man eine Rechnung, die erste Mahnung und erhält keine Zahlung, ist die Wahrscheinlichkeit auf spätere Zahlungen oft sehr gering. In manchen Fällen können zu viele Mahnstufen bei offenen Forderungen sogar zu Nachteilen im späteren Vorgehen führen, zum Beispiel bei der Durchsetzung eines Vollstreckungsbescheides.
Was schreibt man in Mahnungen?
Ihr säumiger Kunde muss erkennen, von wem die Mahnung stammt. Verwenden sie bestenfalls firmeneigenes Briefpapier und benennen eindeutig Ihren Kunden und – wenn vorhanden – den zuständigen Sachbearbeiter. Heben Sie den Betreff Ihres Schreibens deutlich hervor und formulieren Sie klar, dass es sich hierbei um eine Zahlungsaufforderung / Mahnung handelt. In der ersten Mahnung sollten Sie Ihren Kunden freundlich über das Ausbleiben seiner Zahlung hinweisen und aufzeigen, dass der ursprüngliche Rechnungsbetrag bereits fällig ist und er sich in Verzug befindet. Setzen Sie ein neues Datum fest, wann Sie mit der Einleitung weiterer Maßnahmen beginnen. Vermeiden Sie die Benennung einer neuen Zahlungsfrist. Stellen Sie dann immer noch keinen Zahlungseingang fest, sollten Sie in der / den nächsten Mahnung/en fordernder werden.
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