Inkasso im Gesundheitswesen

Inkasso ist ein wichtiges Thema. Selbst im sensiblen Bereich der Gesundheitsbranche stellen unbezahlte Patientenrechnungen ein wachsendes Problem dar, insbesondere in Kliniken, Arztpraxen und Laboren. Die Gründe sind unterschiedlich.

Ausgangslage im Gesundheitswesen

Nicht alle Leistungen werden über die gesetzliche Krankenversicherung abgerechnet. Forderungen entstehen im s.g. Selbstzahlerbereich und müssen mit den Patienten direkt abgerechnet werden. Dazu zählen Abrechnungen z.B. gegenüber privat Versicherten, Forderungen aus Zuzahlungen, Eigenanteilen oder s.g. IGeL-Leistungen. Darüber hinaus gibt es auch Ansprüche gegen unversicherte Patienten oder Personen, die ihren Wohnort im Ausland haben, bzw. bei denen die Versicherungsfrage ungeklärt ist:

Kliniken und Krankenhäuser:

Offene Forderungen entstehen häufig nach ambulanter und stationärer Versorgung. Bei einem Notfall ist ein Krankenhaus i.d.R. zur Versorgung verpflichtet, um dem Menschen sofort zu helfen und es fehlt die Zeit für eine sorgfältige Prüfung des Versicherungsstatus. Ansprüche resultieren z.B. aus Wahlleistungsverträgen und Honorarforderungen der Chefärzte. Für große Krankenhäuser braucht es professionelle Inkasso Lösungen und einen auf Medizin Inkasso spezialisierten Dienstleister. Der Prozess in der Zusammenarbeit mit dem Inkasso muss auf die Situation im Krankenhaus zugeschnitten sein. Das beginnt bereits im Mahnwesen.

Ärzte und Zahnärzte:

Forderungen entstehen in der Praxis vor allem durch Gesundheitsleistungen, die nicht von der Krankenkasse übernommen werden, wie zum Beispiel IGEL-Leistungen, ästhetische Eingriffe oder Zahnersatz, sowie bei privat Versicherten. Arzt und Zahnarzt sollten im Forderungsmanagement auf eine schnelle Zahlung von Rechnungen hinwirken und eine überfällige Forderung rasch an den Dienstleister zum Inkasso übergeben, um die Bezahlung zu erreichen.

Tierärzte / Veterinäre:

Die Behandlungskosten werden von den Tierbesitzern getragen, da es keine allgemeine Krankenversicherung für Tiere gibt. Insbesondere bei größeren und unerwarteten Operationen schlagen höhere Rechnungsbeträge zu Buche. Hier kommt es nicht selten zu Zahlungsverzögerungen und die Tierarztpraxis läuft hinter dem Geld her, wenn der Patient nicht zahlt. Inkasso kann hier zum Recht verhelfen.

Physiotherapeuten:

Ansprüche im Physio Bereich entstehen durch Behandlungen, die nicht oder nicht vollständig von den Krankenkassen übernommen werden, z.B. bei Privatpatienten. Insbesondere kleine Physiopraxen benötigen Hilfe, wenn der Patient nicht zahlt. Hier kann auf ein spezialisiertes Medizininkasso zurückgegriffen werden, um eine Bezahlung zu erreichen.

Pflegeeinrichtungen:

Offene Forderungen entstehen im Eigenanteilsbereich sowie durch zusätzliche Pflegeleistungen, die über die Pflegeversicherung hinausgehen.

Heilpraktiker:

Eine offene Rechnung entsteht nach privaten Heilverfahren, die nicht von der Krankenversicherung übernommen werden, da viele Heilpraktikerleistungen nur privat abgerechnet werden können.

Psychologen:

Bei psychologischen Behandlungen entstehen offene Forderungen meist bei Privatpatienten oder Selbstzahlern, da viele Leistungen nicht vollständig von der gesetzlichen Krankenkasse abgedeckt sind, was zu Zahlungsausfällen führen kann.

Labore:

Besonders bei Spezialuntersuchungen entstehen oft Rechnungen, die von Privatpatienten oder Selbstzahlern direkt beglichen werden müssen. Nach dem Mahnwesen ist das Inkasso gefragt, wenn der Patient seine Rechnung nicht bezahlt.

Typische Kundenprofile und Forderungsarten

Aus Sicht des Forderungsmanagements gibt es in der Gesundheitsbranche typische Kundengruppen:

• Privatpatienten: Diese zahlen ihre Rechnung selbst und lassen sich die Aufwendungen in der Regel von ihrer privaten Krankenversicherung erstatten. Zum Zahlungsverzug kommt es z.B. bei finanziellen Engpässen oder bei Unachtsamkeit, wenn Termine und Fristen vergessen werden.
• Gesetzlich Versicherte: Forderungen entstehen vor allem durch Zuzahlungen, beispielsweise für Medikamente, Hilfsmittel oder Krankenhausaufenthalte. Bestimmte Rechnungen, z.B. Individuelle Gesundheitsleistungen der Ärzte muss ein Patient selber tragen.
• Nicht versicherte Personen: Hier entstehen die größten Herausforderungen, da Patienten aus dieser Gruppe häufig die Kosten nicht alleine bewältigen können. Oftmals verfügen diese Personen auch nur über begrenzte finanzielle Mittel. Dies ist insbesondere in Notfällen problematisch, wenn z.B. eine Person nicht ansprechbar ist und keine Daten aufgenommen werden können, aber eine sofortige Behandlung durch Ärzte erforderlich ist.

Inkasso Dienstleistungen und insbesondere das Medizin Inkasso gewinnen in der Praxis immer mehr an Bedeutung um einen Anspruch durchzusetzen.

Besonderheiten im Inkasso im Gesundheitswesen

Für das Inkasso im Gesundheitswesen gelten besondere Rahmenbedingungen, die das Forderungsmanagement anspruchsvoll machen:

• Datenschutz und medizinische Verschwiegenheit: Der Umgang mit sensiblen Daten der Patienten unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften. Die Weitergabe von Gesundheitsdaten darf nur im Rahmen des gesetzlich Zulässigen erfolgen und erfordert i.d.R. eine Einwilligungserklärung des Patienten.
• Das Verbot der Verarbeitung von Behandlungsdaten gilt auch für Inkasso Unternehmen. Nur kaufmännische Daten dürfen für die Durchsetzung von Forderungen verarbeitet werden. Dies erfordert besonders sorgfältige Prozesse und geschulte Mitarbeiter.
• Behandlungsvertrag: Der Behandlungsvertrag zwischen Arzt und Patient regelt die rechtlichen Grundlagen der erbrachten Leistungen und bildet die Basis für die Durchsetzung von Zahlungsansprüchen. Unklare oder fehlerhafte Verträge können das Inkasso erschweren.
• Emotionale Komponente: Gesundheit ist ein sensibles Thema, daher muss das Forderungsmanagement mit besonderer Empathie und Erfahrung erfolgen.

Vorgehensweise beim Inkasso

Das Medizininkasso erfolgt in mehreren Stufen:

1. Automatisierte Mahnprozesse: Moderne Systeme wie mahnalarm ermöglichen einen wirksamen Inkasso Prozess.
2. Persönlicher Kontakt: Bei ausbleibender Zahlung erfolgt die Kontaktaufnahme per Telefon oder Brief. Der sensibel geführte Dialog hilft, Zahlungsbereitschaft zu schaffen und Missverständnisse zu klären.
3. Rechtsweg: In hartnäckigen Fällen wird ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet.

Praxisbeispiel

Herr Art, ein Privatpatient, ließ sich von einem Arzt einer orthopädischen Privatklinik behandeln, nachdem er sich bei einem Sportunfall schwer verletzt hatte. Die Rechnungen für den Eingriff, die Auslagen und umfangreiche Physiotherapie, beliefen sich auf 3.800 Euro. Obwohl Herr Art mehrfach gemahnt wurde, blieb die Zahlung aus. Als Grund gab er finanzielle Engpässe durch längere Arbeitsunfähigkeit an.

Die Klinik wandte sich daraufhin an einen Inkassodienstleister mit Erfahrung im Medizininkasso. Dieser setzte zunächst auf einen einfühlsamen Dialog, um Herrn Art zu einer Lösung zu bewegen. Nach genauer Prüfung der finanziellen Lage wurde eine Ratenzahlung vereinbart, die auf seine Möglichkeiten abgestimmt war. Innerhalb von sechs Monaten konnte die gesamte Forderung beglichen werden, ohne dass die Beziehung zwischen Klinik und Patient beeinträchtigt wurde.

Tipps für erfolgreiches Forderungsmanagement im Gesundheitswesen

• Vertragliche Klarheit: Sichern Sie sich durch klare Behandlungsverträge ab, die die Kosten und Zahlungsmodalitäten transparent regeln.
• Achten Sie auf die Einwilligung des Patienten für die Weitergabe seiner Daten im Falle einer Forderungsdurchsetzung.
• Systematisches Mahnverfahren: Erinnern Sie Ihre Patienten frühzeitig und freundlich, aber verbindlich an ausstehende Zahlungen, um Zahlungsausfällen vorzubeugen.
• Effizientes Inkasso: Nutzen Sie spezialisierte Inkassodienstleister wie mahnalarm, um Zeit und Ressourcen zu sparen.