Das Wichtigste in Kürze
- Am Jahresende werden alle offenen Forderungen einzeln überprüft und bewertet, um das Ausfallrisiko einzuschätzen und durch das Ausbuchen nicht realisierbarer Beträge eine korrekte Bilanzwahrheit zu gewährleisten.
- Offene Forderungen werden anhand ihrer Bonität in die drei Kategorien einwandfreie Forderungen, zweifelhafte Forderungen und uneinbringliche Forderungen unterteilt.
- Bei zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen erfolgt die Berichtigung nach dem Niederstwertprinzip, wobei entweder die Einzelwertberichtigung für individuelle Fälle oder die Pauschalwertberichtigung auf Basis von Erfahrungswerten genutzt wird.
- Wenn eine Forderung endgültig uneinbringlich wird oder verjährt, muss neben dem eigentlichen Forderungsbetrag auch die bereits abgeführte Umsatzsteuer korrigiert werden.
- Egal ob Waren verkauft oder Dienstleistungen angeboten werden, Forderungen sind aus dem Geschäftsleben kaum wegzudenken. Vor allem im Rahmen der Buchhaltung eines Unternehmens spielen Sie eine wichtige Rolle.
Wie offene Forderungen am Jahresende zu bewerten und auszubuchen sind, Beispiele und andere Informationen zum Thema „Forderungen ausbuchen“ finden Sie in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Forderung?
Eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen (LuL) entsteht dann, wenn ein Kunde eine Ware, Produkte oder Dienstleistung auf Rechnung in Anspruch nimmt. Der Zahlungseingang über den fälligen Betrag wird somit erst zu einem späteren Zeitpunkt erwartet. Solange noch kein Geld verbucht ist, spricht man von einer offenen Forderung.
Der Kunde wird dann auch Schuldner genannt. Als Gläubiger bezeichnet man denjenigen, der auf seine Einnahmen warten muss.
Sie wollen offene Forderungen sensibel einfordern und die Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden schonen? Wir bleiben für Sie: Hartnäckig. Seriös. Verantwortungsbewusst.
Bilanzierung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Jeder Geschäftsfall, der dazu führt, dass Geld fließt, spricht in der Buchhaltung mindestens 2 Konten an. Dazu kann unter anderem der Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 verwendet werden.
Um Ihnen kurz die Buchung einer offenen Forderung zu erläutern, hier ein einfaches Beispiel.
Ein Unternehmer verkauft eigene Erzeugnisse in Höhe von 20.000,00 EUR netto auf Rechnung. Darauf wird Umsatzsteuer fällig:
- Umsatzsteuer (19 %) i. H. v. 3.800,00 EUR und
- Bruttobetrag i. H. v. 23.800,00 EUR.
Sie wissen bereits aus unserem Beitrag „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“, dass jeder Sachverhalt Soll an Haben verbucht wird. Daher ergibt sich der Buchungssatz:
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 23.800,00 EUR an Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse 20.000,00 EUR und Umsatzsteuer 3.800,00 EUR.
Was bedeutet „Forderung ausbuchen“?
Am Jahresende eines Geschäftsjahres werden alle noch offenen Forderungen einzeln betrachtet und bewertet. Hierbei wird das Ausfallrisiko einer jeden offenen Rechnung eingeschätzt. Man ordnet sie anschließend in die Kategorien einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen ein und leitet entsprechend die nächsten Schritte ein.
Durch das Ausbuchen der offenen Posten verschwinden die Beträge aus der Bilanz. Der Forderungsbestand vermindert sich somit. Es führt zu einer sogenannten Bilanzwahrheit.
Das Forderung ausbuchen ist, als Überblick für die Buchhaltung, neben dem Rechnungen schreiben, Belege aufbewahren und dem Erstellen des Jahresabschlusses ein Teil der Buchhaltung eines Unternehmens.
Wann müssen Forderungen ausgebucht werden?
Eine Forderungsberichtigung bzw. Ausbuchung erfolgt immer zum Jahresabschluss am Bilanzstichtag.
Um zu entscheiden, ob eine Forderung aus der Bilanz ausgebucht werden muss, wird durch eine genaue Prüfung der offenen Forderung entschieden, in welche der drei folgenden Kategorien sie einzuordnen ist.
Einwandfreie Forderung ausbuchen
Bei dieser Forderungsart wird das Ausfallrisiko zunächst sehr gering eingeschätzt. Man geht davon aus, dass die Forderungen vollständig ausgeglichen werden. Gründe dafür können sein:
- Restlaufzeit der Zahlungsfrist
- gute Bonität des Kunden
- junge Forderung
- bisher keine oder wenige Mahnungen
Hier ist der Nennbetrag inklusive Umsatzsteuer in der Bilanz zu verbuchen. Eine Wertberichtigung muss nicht vorgenommen werden.
Zweifelhafte Forderung ausbuchen
In dieser Forderungskategorie wird ein vollständiges Begleichen der Forderung bezweifelt. Gründe sind zum Beispiel:
- kein Zahlungseingang trotz Mahnungen anhaltendem Zahlungsverzug
- Kunde beantragt das Insolvenzverfahren
Die Forderung muss nach dem Niederstwertprinzip berichtigt werden. Die Berichtigung erfolgt entweder durch Pauschal- oder Einzelwertberichtigungen.
Uneinbringliche Forderung ausbuchen
Die Bezeichnung „uneinbringliche Forderung“ sagt aus, dass diese Forderungen nicht mehr bezahlt werden. Gründe sind unter anderem:
- Kunde bestätigt die Zahlungsunfähigkeit
- Insolvenzverfahren des Kunden wird mangels Masse eingestellt
- verstorbener Kunde ohne Nachfolger bzw. Erben
Es muss der volle Betrag abgeschrieben und die Umsatzsteuer korrigiert werden.
Forderungen schonend, aber konsequent realisieren- ohne Risiko. Ideal für Selbständige, Unternehmer, Handwerker uvm.
Wie buche ich eine Forderung aus?
Das Ausbuchen geschieht lediglich bei zweifelhaften und uneinbringlichen Forderungen. Wird die Uneinbringlichkeit festgestellt, erfolgt eine vollständige Abschreibung. Bei zweifelhaften Forderungen ist eine Ausbuchung in einem der zwei Verfahren der Wertberichtigung vorzunehmen.
Das Niederstwertprinzip (NWP)
Vermögensgegenstände können über die Anschaffungskosten, die Herstellungskosten, den Marktwert oder den aktuellen Börsenkurs bewertet werden. Dieses Prinzip (das auf dem kaufmännischen Vorsichtsprinzip beruht) beschreibt, dass bei einer Auswahl von verschiedenen Vermögenswerten grundsätzlich der Niedrigste in der Bilanz angesetzt wird.
Gemildertes NWP
Dieses Verfahren wird angewandt, wenn es sich um eine dauerhafte Minderung des Anlagevermögens handelt. Zum Beispiel bei einem Wasserrohrbruch in einem Gebäude oder bei einem Totalschaden eines Fahrzeuges. Es wird also der niedrigste Wert in der Bilanz angesetzt.
Ist die Minderung des Anlagevermögens allerdings nur kurzfristig, muss der reguläre Betrag angesetzt werden.
Strenges NWP
Das strenge Niederstwertprinzip findet nur im Umlaufvermögen eines Unternehmens Anwendung. Hier wird grundsätzlich der niedrigste Wert angesetzt, egal ob die Wertänderung lang- oder kurzfristig ist.
Die Einzelwertberichtigung (EWB)
Hierbei unterzieht sich jeder Forderungsausfall einer eigenen Bewertung. Dabei kommt es ganz auf die individuelle Einschätzung des Beurteilenden an.
Ein Beispiel für eine mögliche Buchung finden Sie in unserem Artikel „Forderungen abschreiben“.
Die Pauschalwertberichtigung (PWB)
Bei einem Ausfall der Forderungen wird hier ein pauschaler Prozentsatz für die Wertberichtigung verwendet. Dieser Prozentsatz wird von jedem Unternehmer individuell festgelegt. Man betrachtet dafür die Forderungsverluste der letzten 3 bis 5 Jahre.
Grundlage für eine Pauschalwertberichtigung sind immer nur die Nettobeträge.
Die PWB ist nicht auf alle Forderungen anwendbar. Dazu zählen Forderungen:
- die bereits durch die EWB berichtigt wurden,
- die aufsummiert werden können und
- gegenüber Kunden, bei denen man selbst Schulden hat.
Weiterhin ist zu beachten, dass versicherte Forderungen nur mit dem Selbstbehalt aufzunehmen sind.
Auch hier finden Sie ein Beispiel im Artikel „Forderungen abschreiben“.
Forderungen schonend, aber konsequent realisieren- ohne Risiko. Ideal für Selbständige, Unternehmer, Handwerker uvm.
Gängige Szenarien beim Ausbuchen von Forderungen
Im Rahmen des Forderungsausfalls ist einiges zu beachten. Probleme entstehen meist dann, wenn der Schuldner aus dem eigenen Unternehmen stammt, die Insolvenz eines Gläubigers droht oder das Finanzamt die nächste Zahlung verlangt.
Ausbuchen von Forderungen gegen Personal
Ein Unternehmer gewährt einem Mitarbeiter einen Lohn- oder Gehaltsvorschuss. Am 31.12. wird der Jahresabschluss erstellt. Der Vorschuss muss zur Aktivierung unter sonstigen Vermögensgegenständen in der Bilanz ausgewiesen sein. Eine Verrechnung des Vorschusses erfolgt mit dem Lohn oder Gehalt im Januar.
Buchungssatz der Auszahlung des Vorschusses SKR 03/04:
Konto 1530/1340 Forderungen gegen Personal aus Lohn- und Gehaltsabrechnung (Vorschusshöhe) an Konto 1755/3790 Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto (Vorschusshöhe)
Buchungssatz der Verrechnung im Januar SKR 03/04:
Konto 1740/3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt (Nettolohn bzw. Nettogehalt) an Konto 1530/1340 Forderungen gegen Personal aus Lohn- und Gehaltsabrechnung (Vorschusshöhe) und Konto 1200/1800 Bank (Differenz Netto und Vorschuss)
Forderungen gegen Gesellschafter
Zwei Unternehmer gründen eine GmbH. Kommt es vor, dass die GmbH eine offene Forderung gegen einen Gesellschafter hat, muss das Gesellschafterverrechnungskonto angesprochen werden.
Buchen der Umsatzsteuer-Korrektur
Die Umsatzsteuerkorrektur ist bei uneinbringlichen Forderungen unvermeidbar. Die Buchung bei 19 % Umsatzsteuer muss nach SKR 03/04 daher lauten:
Konto 2406/6936 Forderungsverluste 19 % USt (Bruttoforderung) an Konto des Schuldners (Bruttoforderung)
Verjährte Forderung ausbuchen
Tritt die Verjährung von Forderungen ein und eine Durchsetzung ist nicht mehr möglich, entstehen uneinbringliche Forderungen. Die Ausbuchung (Forderung) sowie die Umsatzsteuerkorrektur sind wie zuvor beschrieben durchzuführen.
Mehr zum Thema Verjährungsfristen von Forderungen erfahren Sie hier.
Forderungen ausbuchen bei einem Insolvenzverfahren
Ein Gläubiger meldet Insolvenz an (oft nach erfolgloser Zwangsvollstreckung und laut aktueller Rechtsprechung). Eine Forderung kann nicht beglichen werden, wenn nicht genügend Insolvenzmasse zur Verfügung steht. In diesem Fall handelt es sich um uneinbringliche Forderungen und die Buchungen sind wie genannt vorzunehmen.
Steht ein Ausfall der Forderung noch nicht fest, wird sie zu einer zweifelhaften Forderung. Der offene Betrag ist mit einer Einzelwertberichtigung zu korrigieren.
Forderungsmanagement mit Mahnalarm: Bevor die Ausbuchung nötig wird
Eine Forderung auszubuchen ist der letzte Schritt, wenn alles andere nicht geholfen hat. Viele offene Posten lassen sich vorher noch retten, wenn Sie früh und nachweisbar mahnen. Mit dem MahnGenerator von Mahnalarm erstellen Sie rechtssichere Mahnungen in wenigen Minuten und behalten Fristen im Blick. Bleibt die Zahlung trotzdem aus, übergeben Sie den Fall online an Mahnalarm. Die Abrechnung erfolgt erfolgsabhängig, ohne Vorkosten oder Mitgliedsbeiträge.
Forderungen schonend, aber konsequent realisieren- ohne Risiko. Ideal für Selbständige, Unternehmer, Handwerker uvm.
FAQ – häufige Fragen zum Thema „Forderung ausbuchen“
Eine uneinbringliche Forderung schreiben Sie mit dem vollen Betrag ab und korrigieren dabei die Umsatzsteuer. Bei 19 % Umsatzsteuer lautet der Buchungssatz im SKR 03: Konto 2406 „Forderungsverluste 19 % USt“ (Bruttoforderung) an das Konto des Schuldners (Bruttoforderung). Im SKR 04 verwenden Sie stattdessen das Konto 6936. Uneinbringlich ist eine Forderung zum Beispiel, wenn der Kunde seine Zahlungsunfähigkeit bestätigt, das Insolvenzverfahren mangels Masse eingestellt wird oder die Forderung verjährt ist. Je früher Sie mit einer Mahnung über Mahnalarm nachweisen, dass Sie den Zahlungsanspruch verfolgt haben, desto besser ist die Ausbuchung dokumentiert.
Die Buchung hängt davon ab, wie sicher der Ausfall ist. Steht er endgültig fest, buchen Sie die Forderung vollständig aus und berichtigen die Umsatzsteuer. Ist der Ausfall nur wahrscheinlich, etwa bei anhaltendem Zahlungsverzug trotz Mahnungen oder einem beantragten Insolvenzverfahren, gilt die Forderung als zweifelhaft. Dann berichtigen Sie sie nach dem Niederstwertprinzip, entweder per Einzelwertberichtigung für den konkreten Fall oder per Pauschalwertberichtigung auf Basis Ihrer Erfahrungswerte der letzten drei bis fünf Jahre. Geprüft wird jeweils zum Bilanzstichtag. Mit einem konsequenten Mahnwesen über Mahnalarm lässt sich das Ausfallrisiko schon vorher senken, und Ihr Mahnstatus ist lückenlos dokumentiert.
Bei einer Ausbuchung nehmen Sie eine offene Forderung aus der Bilanz, weil Sie mit keiner Zahlung mehr rechnen. Der Forderungsbestand sinkt, und die Bilanz zeigt nur noch Beträge, die realistisch eingehen können. Ausgebucht werden zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen, einwandfreie Forderungen bleiben mit dem Nennbetrag stehen. Bevor Sie ausbuchen, lohnt sich ein letzter Versuch: Mahnalarm unterstützt Sie von der Mahnung bis zur Inkassoübergabe, damit eine Forderung gar nicht erst zum Ausfall wird.
