Was ist Debitorenmanagement?
Debitorenmanagement (auch Forderungsmanagement genannt) beschreibt den Prozess, mit dem Unternehmen die offenen Forderungen gegenüber ihren Kunden verwalten und überwachen. Ziel dieses Managements ist es, eine effiziente und fristgerechte Bezahlung der Rechnungen sicherzustellen und somit die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten. Ein gutes Debitorenmanagement minimiert das Risiko von Zahlungsausfällen und fördert die finanzielle Stabilität des Unternehmens.
Wichtige Schritte im Debitorenmanagement:
- Kundenbonitätsprüfung: Bevor ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen auf Kredit anbietet, erfolgt in der Regel eine Bonitätsprüfung des potenziellen Kunden. Dies kann durch die Analyse von finanziellen Kennzahlen, das Einholen von Auskünften bei Auskunfteien oder durch die Bewertung von Zahlungsgewohnheiten des Kunden geschehen. Ziel ist es, das Risiko eines Zahlungsausfalls zu minimieren.
- Rechnungsstellung: Nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen wird die Rechnung an den Kunden gestellt. Die Rechnung sollte klare Zahlungsbedingungen enthalten, wie z. B. das Fälligkeitsdatum, die Höhe des zu zahlenden Betrags und mögliche Rabatte bei frühzeitiger Zahlung. Diese Faktoren sind entscheidend für den Zahlungseingang.
- Zahlungsüberwachung: Die kontinuierliche Überwachung der offenen Forderungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Debitorenmanagements. Hierbei wird überprüft, ob die Zahlungen gemäß den festgelegten Bedingungen eingehen. Moderne Softwarelösungen unterstützen diese Prozesse und bieten eine übersichtliche Darstellung der offenen Posten.
- Mahnung und Kommunikation: Wenn Kunden die vereinbarten Zahlungsfristen überschreiten, erfolgt eine Mahnung. In der ersten Mahnung wird in der Regel eine freundliche Erinnerung an die ausstehende Zahlung ausgesprochen. Sollte die Zahlung auch nach der ersten Mahnung ausbleiben, folgen in der Regel weitere Mahnungen, die zunehmend ernsthafter formuliert werden.
- Inkasso: Wenn der Kunde auch nach wiederholten Mahnungen und Zahlungsaufforderungen nicht zahlt, kann das Unternehmen ein Inkassounternehmen einschalten. Diese Unternehmen spezialisieren sich auf das Eintreiben von Forderungen und setzen häufig rechtliche Schritte wie das Einleiten eines Mahnverfahrens oder das Stellen einer Klage ein.
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