Es ist keine Seltenheit, dass ein Kunde das Zahlungsziel seiner Rechnungen missachtet. Es gibt viele Gründe für fehlende Zahlungen. Liegt es an einer schlechten Zahlungsmoral des Kunden? Egal aus welchem Grund die Rechnung noch offen ist, es stört die Geschäftsbeziehung und belastet die Finanzen des Gläubigers. Was nun?
In diesem Artikel informieren wir Sie rund um das Thema Mahnstufen im Mahnwesen und welche Möglichkeiten es nach der Mahnung gibt.
Was versteht man unter Mahnstufen?
Eine Aufgabe des Forderungsmanagement ist das Mahnwesen. Dabei unterscheidet man verschiedene Bearbeitungsschritte. Im kaufmännischen Mahnverfahren werden die einzelnen Mahnungen und deren Zahlungsfrist als sogenannte Mahnstufen bezeichnet.
Wie viele Mahnstufen gibt es?
In der Praxis haben sich 3 kaufmännische Mahnungen als Standard verankert. Es ist jedem Unternehmen freigestellt mehr oder weniger Mahnschritte durchzuführen. So kann zum Beispiel das dritte Mahnschreiben weg gelassen werden oder auch ein viertes Schreiben an den Schuldner versandt werden.
Form der Mahnschreiben
Für ein Mahnschreiben ist keine gesetzliche Form vorgeschrieben. Sie können somit mündlich, per Post oder per E-Mail an den Schuldner kommuniziert werden. Die Schriftform ist in diesem Fall zu empfehlen.
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Inhalt einer Mahnung
Folgende Punkte sollte aus einer Mahnung hervorgehen:
- Wer ist der Empfänger? (Schuldner)
- Wer ist der Absender? (Gläubiger)
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag bzw. Höhe der Forderung
- Kontodaten zur Überweisung
- Fristen: Fälligkeit der Forderung bzw. Verzugseintritt
Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQs.
Worin unterscheiden sich die drei Mahnstufen?
Jede Mahnstufe enthält eine Mahnung. Diese unterscheiden sich vor allem im Tonfall der Zahlungsaufforderung.
Mahnstufe 1
Als erste Mahnstufe wird die erste Mahnung nach der Rechnung bezeichnet. Sie wird unmittelbar nach Feststellen einer fehlenden Zahlung versandt. Um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden wird sie häufig auch als Zahlungserinnerung bezeichnet. Hierbei sollte der Mahntext sowohl ernst, als auch nett formuliert sein. Häufig wird der Schuldner in dieser Mahnstufe in Verzug gesetzt. Eine Frist sollte nicht länger als 14 Tage sein.
Mahnstufe 2
Reagiert der Schuldner in der ersten Mahnstufe nicht, wird das zweite Mahnschreiben versandt. Diesmal sollte es eher formell sein und eindeutig auf den noch ausstehenden Rechnungsbetrag hinweisen. Die Dringlichkeit der Zahlung kann hervorgehoben werden. Auch hier sollte die Frist nicht länger als 14 Tage sein.
Mahnstufe 3
Kann in der zweiten Mahnstufe immer noch keine Zahlung festgestellt werden, wird die dritte und oftmals letzte Mahnung an den Schuldner verfasst. Die Dringlichkeit wird eindeutig klargestellt. Der Geschäftspartner sollte zudem ausdrücklich auf die Folgen einer weiteren Nichtzahlung hingewiesen werden, zum Beispiel durch die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens. Eine Frist von 4 Tagen gilt auch hier als angemessen.
Die Zahlungserinnerung ist auch eine Mahnung
Die Zahlungserinnerung wird oft nicht als Mahnung angesehen, sondern als Vorstufe des Mahnprozesses. Rein rechtlich handelt es sich dabei aber bereits um die erste Mahnung. Wird die erste Mahnung als Zahlungserinnerung benannt, soll dies freundlicher gegenüber dem Geschäftspartner wirken.
Mahnalarm.de empfiehlt Ihnen daher die Überschrift: „Zahlungserinnerung/ 1. Mahnung“
Sind Mahnstufen gesetzlich vorgeschrieben?
Eine gesetzliche Vorschrift zum Mahnprozess, Anzahl und Form einer Mahnung gibt es nicht. Allerdings muss der gesetzliche Verzugseintritt berücksichtigt werden, um beispielsweise Mahngebühren geltend machen zu können.
Mahngebühren
Mahngebühren sind Kosten für die Forderungsbearbeitung. Dazu zählen keine Personalkosten. Es können zum Beispiel Brief, Papier und Porto als Mahnkosten berechnet werden. Üblich bei Verbrauchern sind 2,00 EUR bis 4,00 EUR. Eine Vereinbarung in den AGB über eine pauschale Mahngebühr ist nur zulässig, wenn dem Kunden eine Berufung auf die tatsächlich entstandenen Kosten eingeräumt wird.
Achtung: Eine Mahngebühr kann erst erhoben werden, wenn sich der Schuldner bereits in Verzug nach § 286 BGB befindet.
So benötigen Schuldner eine genaue Zahlungsfrist und den eindeutigen Hinweis auf Verzugseintritt, bevor Mahngebühren geltend gemacht werden können. Automatisch in Verzug gelangen Schuldner erst nach 30 Tagen nach § 286 Abs. 3 BGB, bei Verbrauchern wenn hierauf vorher hingewiesen wurde.
Noch Fragen? Weitere Infos zur Mahngebühr finden Sie hier.
Was sind die Unterschiede bei den Mahnstufen für Verbraucher und Geschäftskunden?
Kunden werden in der Regel in zwei Gruppen geteilt: Verbraucher und Geschäftskunden. Verbraucher sind natürliche Personen, die privaten Bedürfnissen nachgehen. Zu den Geschäftskunden zählen nicht nur Großunternehmen sondern auch Selbstständige und Kleinunternehmer.
Unterschiede gibt es dabei bei den Mahnkosten und Verzugszinsen. Ist der Schuldner ein Unternehmen, können Mahnkosten bis zu 40,00 EUR je Rechnung und Verzugszinsen bis zu 9 % über dem Basiszinssatz angesetzt werden. Da die Verbraucher einen besonderen Schutz genießen sind hier nur die tatsächlich entstandenen Kosten als Mahnkosten berechenbar und Verzugszinsen bis zu 5 % über dem Basiszinssatz möglich.
Weitere Informationen zum Thema gibt es hier.
Mahnungen ohne Erfolg – was nun?
Bleiben alle Bearbeitungsschritte des kaufmännischen Mahnverfahrens ohne Erfolg, sollten man die Forderung nicht fallen lassen, sondern sein Recht auf Zahlung deutlich machen.
Welche Möglichkeiten es gibt, erfahren Sie hier.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Eine Variante der Forderungssicherung ist das gerichtliche Mahnverfahren, wobei mittels eines Mahn- und Vollstreckungsbescheides die offene Forderung gerichtlich tituliert wird und dadurch eine Verjährungsfrist von 30 Jahren erlangt. Ein solcher Schuldtitel ist die Grundlage für weitere Zwangsvollstreckungsmaßnahmen. Ein gerichtliches Mahnverfahren kann auch durch ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt beauftragt werden.
