Wie beauftragt man ein Inkassounternehmen?

Wenn Sie ein Unternehmen leiten, ist es nicht unwahrscheinlich, dass Sie irgendwann einmal in die Situation kommen, ein Inkassounternehmen beauftragen zu müssen. Ob Privatleute oder Unternehmer, wenn Zahlungseingänge ausbleiben und Sie für ihre ehrliche Arbeit und Bemühungen nicht die Zahlungen erhalten, die Ihnen zustehen, dann ist das mehr als ärgerlich. Was die richtige Vorgehensweise ist, wie Sie Ihre Forderungen bekommen und ein Inkassounternehmen beauftragen, das erfahren Sie bei Mahnalarm!

Was ist Inkasso?

Als Inkasso wird eine geschäftliche Tätigkeit bezeichnet, bei der das Eintreiben oder Realisieren von fälligen Forderungen im Zentrum der Tätigkeit steht. Das Inkasso soll dabei helfen, Schulden zu begleichen und somit eine Einigung zwischen Schuldner und Gläubiger herbeizuführen. Dabei hat das Inkasso für Schuldner wie für Gläubiger Vorteile. Während das Inkasso Gläubigern dabei helfen kann, an das Geld zu kommen, welches Ihnen per Rechtmäßigkeit zusteht, kann das Inkasso Schuldnern dabei helfen, ihre Schuld aus der Welt zu räumen und eventuelle Mahnprozesse zu beenden.

Was ist ein Inkassounternehmen?

Das Inkassounternehmen, auch Inkassobüro genannt, ist die Institution, welche sich beim um das Eintreiben der offenen Forderungen bemüht. Hierbei kann sich der Gläubiger, beispielsweise ein Unternehmen, an das Inkassounternehmen wenden und sie mit dem Eintreiben der fälligen Forderungen beauftragen. Das wird auch Forderungsmanagement genannt.

Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie Ihrem Schuldner vor der Beauftragung eines Inkassobüros genügend Zeit zum Begleichen der Rechnung eingeräumt haben. Nach dem Ausstellen der Rechnung sind das 30 Tage.

Weiterhin kann es hilfreich sein nach dem Verstreichen der vereinbarten Zahlungsfrist, eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnungen an Ihren Schuldner zu versenden. Dabei sollten Sie maximal drei Mahnungen an Ihren Schuldner adressieren, bevor Sie weitere Schritte einleiten. Wie das Mahnwesen funktioniert und wie Sie eine Mahnung schreiben, dass erfahren Sie hier.

Ab wann kann ich ein Inkassounternehmen beauftragen?

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie arbeiten, wenn Sie eine Leistung erbringen und die vereinbarte Zahlung für Ihre Dienstleistung ausbleibt, dann ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann mitunter schwere Folgen für Sie und Ihr Unternehmen haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen.

Wie bereits beschrieben, sollten Sie handeln, sobald ein Schuldner ein vereinbartes Zahlungsziel hat verstreichen lassen, denn Ihr Kunde befindet sich somit in Zahlungsverzug. Vorerst sollten Sie Ihrem Kunden eine Zahlungserinnerung zukommen lassen, um ihn so an diesen Zahlungsverzug zu erinnern. Sollte Ihr Kunde darauf nicht reagieren, sollte eine zweite und maximal eine dritte Mahnung folgen. So beweisen Sie guten Willen und räumen Ihrem Kunden gleichzeitig die Möglichkeit ein, sein Vertun zu beheben und die offenen Forderungen zu begleichen. Alternativ können Sie auch das Mahnwesen außen vor lassen und bereits 30 Tage nach dem Verstreichen des Zahlungsziels ein Inkassounternehmen beauftragen. Dies kann jedoch einen negativen Beigeschmack bei Ihren Kunden hinterlassen, die das Zahlen der Rechnung vielleicht wirklich nur vergessen haben. Gehen Sie daher lieber auf Nummer sicher und nutzen Sie das Mahnwesen.

Waren Ihre Versuche erfolglos, so können Sie mit der Beauftragung eines Inkassounternehmens fortfahren.

Ab wann lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Wenn Sie einen Inkassodienstleister beauftragen, gibt es prinzipiell keine Mindesanforderung an die Forderungshöhe. Sie können also auch bei kleinen Beträgen ein Inkassounternehmen beauftragen. Jedoch sollten Sie bedenken, dass das Beauftragen eines Inkassodienstleisters auch Geld kostet. Besprechen Sie daher mit dem Büro Ihrer Wahl vorab, ob sich ein Mindestbetrag empfiehlt. Besonders bei kleinen Beträgen, deren Wert von den Kosten des Mahnwesens und Inkasso weit überschritten werden, sind mitunter den Arbeitsaufwand nicht wert. Überlegen Sie in solchen Fällen, ob es nicht besser ist, die Forderung auszubuchen und auf weitere Schritte zu verzichten, anstatt zahllose Investitionen in Ihre Forderung zu stecken.

Inkasso beauftragen: Wie leite ich ein Inkassoverfahren ein?

In Deutschland gibt es weit über 1.000 Inkassounternehmen mit höchst unterschiedlichen Schwerpunkten und dabei arbeiten fast alle deutschen Inkassounternehmen bundesweit. Es kommt also nicht unbedingt darauf an, einen Dienstleister am eigenen Standort oder am Standort des Schuldners auszuwählen. Das bedeutet für Sie auch, dass Sie den Inkassoauftrag ein Unternehmen vergeben können, dass Ihnen, Ihren Ansprüchen und Bedürfnissen nachkommt.

Voraussetzung für die Inanspruchnahme eines Inkassounternehmens ist zunächst, dass sich der Zahlungsschuldner mit der Forderung in Verzug befindet. Nur dann können die Kosten, welche mit der Beauftragung des Inkassounternehmens verbunden sind, als Schadenersatzforderung beim Schuldner geltend gemacht werden. Zu beachten ist auch, dass Inkassounternehmen nur unstrittige Forderungen bearbeiten. Hält also ein säumiger Kunde das Geld aufgrund eines Mangels, beispielsweise fehlende Liquidität, zurück, wird ein Inkassounternehmen in der Regel nicht tätig, da eine Vertretung im Klageverfahren nicht möglich ist. In strittigen Fällen ist ein Rechtsanwalt der richtige Dienstleister.

Wenn Sie ein Inkassounternehmen beauftragen wollen, so können dies in der Regel schriftlich per Post, FAX oder E-Mail. Dabei sollten Sie darauf achten, dass alle wichtigen Informationen zu Ihnen, Ihrem Fall sowie dem Schuldner enthalten sind. Enthalten sollten sein:

• offene Rechnungen
• Informationen zu Teilzahlungen, falls diese geleistet wurden
• die vorab versandten Mahnschreiben
• der Schriftverkehr zwischen Ihnen und den Schuldnern und Schuldnerinnen
• die vollständigen Kontaktdaten der Schuldner bzw. des Schuldners

Sollte Ihr Fall einer genauen Erklärung bedürfen, so können Sie zusätzlich ein Anschreiben verfassen, in welchem genauere Informationen aufgeführt sind. Haben Sie all diese Voraussetzungen erfüllt, steht nichts mehr zwischen Ihnen und einem Inkassoprozess, welches hoffentlich mit Erfolg gekrönt ist.

Nach Beauftragung eines Inkassounternehmens wird sich dieses unmittelbar schriftlich an Ihren säumigen Kunden wenden und zur Zahlung auffordern. Neben der eigentlichen Forderung werden auch die Verzugszinsen sowie die Inkassovergütung in Ansatz gebracht.

Wie finde ich ein seriöses Inkassounternehmen?

Wenn Sie sich dazu entschließen, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, kann es mitunter große Schwierigkeiten bereiten, aus der scheinbar endlosen Menge an Inkassounternehmen, das richtige Unternehmen zu finden. Um die optimale Hilfe sowie Unterstützung zu erhalten und dabei bestenfalls auch noch Ihre Forderungen zu erhalten, sollten Sie daher genau prüfen, ob ein Inkassobüro vertrauenswürdig ist. Mahnalarm hilft Ihnen dabei! Hier finden Sie umfangreiche Informationen dazu, wie Sie ein seriöses Inkassounternehmen entdecken.

Obendrein sind seriöse Inkassounternehmen i.d.R. beim Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V. organisiert. Auf der Internetpräsenz www.inkasso.de können Mitgliedsunternehmen nach verschiedenen Filtern selektiert werden. Lassen Sie sich vor der Beauftragung die Preisliste zur Verfügung stellen. Meist wird bei den Konditionen zwischen einer erfolgreichen und erfolglosen Abrechnung unterschieden. Vorsichtig sein sollte man bei Angeboten, welche ein „kostenloses Inkasso“ anbieten.

Gute Inkassounternehmen halten Ihre Kunden regelmäßig über den Verlauf des Verfahrens im Bilde oder stellen sogar ein Online-Portal zur Verfügung, in dem die Bearbeitung nachvollzogen werden kann.