Bei Verbrauchern können grundsätzlich nur die tatsächlich belegbaren Kosten in Ansatz gebracht werden. In der Regel beschränken sich diese auf die Kosten des Versanddienstleisters, des Papiers oder des Umschlags. Es liegt auf der Hand, dass ein solcher Kostennachweis problematisch ist. Daher führen angemessen veranschlagte Pauschalen i.d.R. zu keinen Problemen. Bei unangemessenen zum Ansatz gebrachten Mahnkosten verlangt das Gericht jedoch u.U. einen Nachweis. Bei der Einleitung von gerichtlichen Mahnverfahren ist eine Nachweisaufforderung unterhalb von 10,50 EUR selten zu beobachten.
Bei Unternehmenskunden dürfen bis zu 40,00 EUR angesetzt werden. Sollte bei der weiteren Durchsetzung der offenen Rechnung ein externer Rechtsdienstleister (Inkassounternehmen oder Rechtsanwalt) hinzugezogen werden ist zu beachten, dass dessen Kosten aus Sicht des Schuldners auf die Mahnkosten angerechnet werden müssen. Dies hat in der Praxis dazu geführt, dass bei Unternehmenskunden meist auf Mahnkosten verzichtet wird.
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