Wie formuliert man eine Zahlungserinnerung?

Mahnen, Offene Rechnung, Zahlungserinnerung

Zahlungserinnerung

Im Grunde ist eine Zahlungserinnerung nichts anderes als eine Mahnung. Bei der freundlichen Zahlungserinnerung geht es besonders darum, keinen schlechten Eindruck zu hinterlassen, da häufig das Verpassen der ersten Zahlungsfrist nicht mutwillig geschieht.

Sie soll lediglich eine freundliche Erinnerung an die Fälligkeit von offenen Rechnungen sein. Hintergrund ist, dass eine Mahnung sich nicht durch Verwendung des Wortes „Mahnung“ definiert. Sondern durch die Erklärung, dass eine Forderung besteht und diese durch den Empfänger auszugleichen ist. Der Kunde soll durch die freundliche Mahnung erinnert werden, dass der Zahlungseingang noch aussteht. 

Daraus erklärt sich auch der wesentliche Inhalt einer Zahlungserinnerung:

  • Absender der Mahnung (Gläubiger),
  • Empfänger der Mahnung (Schuldner),
  • Beschreibung der Forderung mit Bezug zu einer Rechnung oder einem Vertrag,
  • wann die Forderung bereits fällig war oder das sie nun fällig ist,
  • eine klare Aufforderung zum Ausgleich.

Ein Unterschied zur Mahnung ergibt sich also nur in der Wortwahl. Zahlungserinnerungen sind in der Regel sehr freundlich, da eine bestehende Kundenbeziehung nicht gestört werden soll. Es ist aber dennoch wichtig, dass Sie Ihre Kunden an die Rechnungen erinnern, damit diese Ihre offenen Zahlungen begleichen.

Dies betrifft speziell die erste Zahlungserinnerung. Neben unserem Mahntool können Sie ebenfalls zahlreiche Mahnung-Vorlagen für Ihre Mahnung nutzen. Unsere Muster sind anpassbar und können so genau auf Ihre Kunden angepasst werden.

Wichtig bei solchen Mahnungen ist, dass diese wirksam, freundlich aber mit Nachdruck verfasst werden. 

Zahlungserinnerungen können sowohl per Mail, als auch per Post versandt werden. 

Die freundliche Zahlungserinnerung – Tipps 

Zum einen sollten Sie den Kunden sachlich und respektvoll anschreiben. Um auf die versäumte Zahlung aufmerksam zu machen, empfehlen wir dennoch bestimmt vorzugehen, auch wenn es bei der ersten Zahlungserinnerung meist davon auszugehen ist, dass die Rechnung untergegangen ist.

In der Zahlungserinnerung sollte der ausstehende Betrag und das gelieferte oder erbrachte Produkt aufgelistet sein. Demnach können Sie einfach eine Rechnungskopie beifügen.

Der letzte Teil der Zahlungserinnerung sollte ein genaues Datum beinhalten, üblich sind dabei 10 Tage.

Bei unseren Vorlagen sind all diese Tipps berücksichtigt und Sie können diese genau übernehmen und auf Ihr Unternehmen anpassen!

Eine weitere häufig gestellte Frage ist: Was folgt nach der 3 Mahnung?

Die meisten Unternehmen versenden drei Mahnungen an ihren säumigen Kunden. Generell gilt, dass es keine gesetzliche Regelung gibt, wie oft gemahnt werden muss. Somit kann auf die dritte Mahnung auch eine Vierte und Fünfte folgen. Der Gläubiger hat das Recht, einen Rechtsdienstleister mit der Eintreibung und Sicherung der offenen Forderung zu beauftragen, kann dies aber auch selbst veranlassen. Nutzen Sie jetzt unseren Inkasso – Service und übergeben Ihre offene Forderung in die Hände von ausgebildeten Spezialisten!

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