Für einen Unternehmer gehört der Forderungsausfall zum Geschäftsleben dazu. Unabhängig davon, wie klein oder groß ein Unternehmen ist, stellt ein Forderungsausfall ein Risiko dar. Dieses steigt mit dem Betrag der in Rechnungen gestellten Leistungen.
Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen die Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie sich vor Forderungsausfällen schützen können, noch bevor Sie sich selbst in Schwierigkeiten bringen und wie eine Forderungsausfallversicherung Ihnen dabei hilft. Wir geben Ihnen nützliche Hinweise, wie Sie in Ihrem Unternehmen Forderungsverluste verringern können.
Was ist ein Forderungsausfall?
Von einem Forderungsausfall spricht man, wenn Sie eine Leistung erbracht haben, Ihr Vertragspartner die Gegenleistung jedoch nicht. Es entsteht eine offene Forderung, die Ihr Debitor aus unterschiedlichsten Gründen nicht erbringen kann oder will. Es besteht somit das Risiko, dass Verluste zu verzeichnen sind.
In den häufigsten Fällen handelt es sich um nicht gezahltes Geld. Sie haben zum Beispiel eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht und der Kunde zahlt die Rechnung nicht. In diesem Fall bezeichnet man Sie als Gläubiger und Ihren Kunden als Schuldner.
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Wann besteht die Gefahr von Forderungsausfällen?
Der Zeitpunkt von einem Forderungsausfall ist nicht pauschal festzustellen. Es muss immer der Einzelfall betrachtet werden. Die Wahrscheinlichkeit eines Forderungsausfalls steigt mit zunehmendem Alter der Forderung.
Welche Ursachen haben Forderungsverluste?
Grundsätzlich ist zu klären, ob seitens des Schuldners eine Zahlungsunfähigkeit oder Zahlungsunwilligkeit besteht.
Hat der Kunde einfach eine schlechte Zahlungsmoral, spricht man von Zahlungsunwilligkeit. Das heißt: Er will nicht zahlen.
Zahlungsunfähigkeit heißt: Ihr Kunde würde gerne zahlen, ist aber gerade nicht dazu in der Lage. Gründe dafür können sein:
- Liquiditätsengpässe aufgrund einer konjunkturellen Krise bzw. Konjunkturschwankungen
- Liquiditätsengpässe aufgrund von Überschuldung
- eröffnetes Insolvenzverfahren
Welche Folgen haben Forderungsausfälle?
Nicht jede unbezahlte Rechnung löst sofort erhebliche Folgen oder gar eine Krise im Betrieb aus. Die Anzahl der Forderungsausfälle und die Höhe der daraus resultierenden Verluste sollte im Verhältnis zur Unternehmensgröße betrachtet werden.
Der Forderungsausfall kann die eigene Liquidität schwächen, was dazu führt, dass das eigene Unternehmen Zahlungsengpässe hat. Um dem entgegenzuwirken, bieten sich Kredite und Darlehen an, welche mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Im Ernstfall können große Forderungsausfälle sogar zu einer Insolvenz des eigenen Unternehmens führen, wenn die Verluste die Gewinne übersteigen.
Schutz vor Forderungsverlust im Unternehmen
Ein Unternehmen zu 100 Prozent vor Forderungsverlusten zu schützen ist praktisch unmöglich. Es gibt jedoch Maßnahmen, die den Forderungsausfall verringern können.
Prüfung der Bonität
Die Bonität und die Unternehmensdaten Ihrer Vertragspartner sollten bereits vor Vertragsabschluss und in regelmäßigen Abständen überprüft werden. Ist Ihnen die Bonität Ihrer Kunden bekannt, lassen sich Forderungsausfälle frühzeitig erkennen. Eine Möglichkeit zur Überprüfung bieten Ihnen zum Beispiel Wirtschaftsauskunfteien wie die CRIF GmbH oder die SCHUFA. Eine solche Auskunft ist oft mit zusätzlichen Kosten verbunden, welche jedoch immer noch geringer sind als ein Forderungsausfall. Andere Anlaufstellen sind das Handelsregister, die zuständige IHK oder der Bundesanzeiger.
Leistungen anpassen
Anhand der Bonität sollten Sie entscheidende Maßnahmen ableiten. Bei schlechter Bonität ist es zu empfehlen, den Kunden auf Vorkasse-Geschäfte umzustellen, sodass Rechnungen gar nicht erst unbezahlt bleiben. Bei mittelmäßiger Bonität könnten beispielsweise Zahlungsanreize wie Skonti in Betracht gezogen werden.
Rechnungserstellung
Eine Rechnung sollte zeitnah nach Erbringung der Leistung erstellt werden. Unser Tipp: Geben Sie ein genaues Datum für die Zahlung an und verabreden Sie bereits vorab, dass bei Nichteinhalten der Verzug auch ohne Mahnung eintritt. Sollte der Zahlungstermin nicht eingehalten werden, ersparen Sie sich das kaufmännische Mahnverfahren.
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Forderungsmanagement
Das Forderungsmanagement schützt Sie vor der unangenehmen Situation aufgrund von offenen Forderungen selbst in wirtschaftliche Schieflage zu geraten. Die Tätigkeiten der regelmäßigen Bonitäts- und Zahlungseingangsprüfung sollte von einem professionellen Forderungsmanagement, oft auch Debitorenmanagement genannt, übernommen werden. Sollte eine Rechnung unbezahlt bleiben, wird sofort das außergerichtliche Mahnverfahren eingeleitet. Auch für die Forderungssicherung und -Durchsetzung, wie beispielsweise die Zwangsvollstreckung, ist das Forderungsmanagement zuständig.
Wir unterstützen Sie gern. Jetzt einfach und schnell eine Mahnung schreiben! Und wenn auf die Mahnung keine Zahlung folgt, unterstützen Sie unsere Profis im Forderungsmanagement jederzeit. Möchten Sie sofort einen Mahnbescheid beantragen, haben wir auch hierfür die Lösung.
Insolvenzverfahren
Wurde bei ihrem Vertragspartner das Insolvenzverfahren eröffnet, sollten Sie die Forderungen in Form einer Forderungsanmeldung innerhalb der gesetzten Frist beim Insolvenzverwalter anmelden. Die Anmeldung bedeutet jedoch nicht, dass die offenen Forderungen vollständig beglichen werden. Lassen Sie sich dazu von Ihrem Rechtsdienstleister unterstützen und beraten.
Wie kann eine Warenkreditversicherung helfen?
Eine Warenkreditversicherung wird auch Forderungsausfallversicherung oder Kreditversicherung genannt. Diese versichert den Schaden unbezahlter Rechnungen, wenn die Forderungen als uneinbringlich eingestuft werden. Sie bietet in der Regel Schutz bis zur versicherten Höhe, was auch als Kreditlinie bezeichnet wird. Der Versicherungsschutz wird zumeist individuell mit dem Versicherungsunternehmen im Versicherungsvertrag vereinbart. Nicht selten tritt dann der Versicherer zur Durchsetzung als Dritter gegenüber dem Schuldner auf.
Die Kosten für eine solche Versicherung sind abhängig von den Handelspartnern (national oder international) und der Branche, in der man tätig ist, da manche Branchen risikobelasteter sind als andere. Die Kosten für die Warenkreditversicherung können als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden.
Eine Warenkreditversicherung bietet Ihnen unterschiedliche Vorteile im Unternehmen. Sie könnten mit geringerem Risiko Ihre Kundenbasis erweitern oder sogar neue Märkte erschließen. Außerdem verbessert sie Ihren Cashflow und die Liquidität sowie die Beziehung zu Ihren Kunden und Lieferanten.
Forderungsausfall im Rechnungswesen
Auch in der Buchhaltung eines Unternehmens spielt die Bonität von Kunden eine wichtige Rolle. Können keine Zahlungseingänge auf offene Forderungen verbucht werden, sind je nach Kundenbewertung auch die Forderungen einzustufen.
Dabei unterscheidet man einwandfreie, zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen. Zu diesem Thema können Sie sich ausführlich in unserem Artikel „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ belesen. Das Wichtigste in Kürze:
Eine einwandfreie Forderung liegt dann vor, wenn davon auszugehen ist, dass der Betrag vollständig ausgeglichen wird. Gründe dafür könnten eine sehr gute Bonität, ein geringer Rechnungsbetrag oder nahes Zahlungsziel sein.
Bei zweifelhaften Forderungen ist unklar, ob ein Kunde sein Geld bezahlt. Hierbei ist eine Wertberichtigung im Verhältnis des abgeschätzten Ausfallrisikos vorzunehmen.
Forderungen gelten als uneinbringlich, wenn der wirtschaftliche Nutzen kleiner als das Kostenrisiko und die damit verbundene Umsetzungswahrscheinlichkeit ist.
Umsatzsteuer zurückfordern
Die Umsatzsteuer kann bei einem nachgewiesenen Forderungsausfall beim Finanzamt zurückgefordert werden.
Als nachgewiesen gilt ein Forderungsausfall, wenn unter anderem eine:
- Insolvenzeröffnung,
- eidesstattliche Vermögensauskunft,
- erfolglose Pfändung vorliegt und/oder
- der Schuldner die Forderung bestreitet, durch Klage.
