Das Mahnwesen ist in der Regel im Finanzbereich eines Unternehmens oder einer Organisation angesiedelt und gehört zum Prozess des Forderungsmanagements. Es beschäftigt sich mit dem Umgang von unbezahlten und überfälligen Rechnungen. Diese werden auch Außenstände oder offene Posten genannt.
Das Mahnwesen spielt in der Unternehmensführung eine wichtige Rolle, da es die Liquidität des Unternehmens absichert und die Eigenfinanzierung stärkt.
Die Aufgaben des Mahnwesens sind:
- Prüfung, welche überfälligen Rechnungen noch unbezahlt sind
- Generierung von Zahlungsaufforderungen: Zahlungserinnerung oder Mahnung
- Begründung des Verzuges, damit Schadenersatzansprüche geltend gemacht werden dürfen, welche sich aus der Bearbeitung von überfälligen Rechnungen ergeben.
- Überwachen der Mahnfristen
- Nach erfolglosem Mahnwesen die Einleitung von Folgeprozessen zur endgültigen Beitreibung der Forderungen (z.B. Mahnbescheid, Einleitung von Inkassoverfahren, Einschaltung eines Rechtsanwalts)
In professionell geführten kaufmännischen Betrieben dienen bestimmte Kennziffern der Messung von Außenständen. Die wichtigste Kennziffer ist die DSO (Days Sales Outstanding) und misst die Anzahl der Tage, die vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang vergehen.
