Eine Mahnung ist eine schriftliche Benachrichtigung oder Aufforderung an eine Person oder ein Unternehmen, eine ausstehende Zahlung zu leisten. Sie wird in der Regel von einem Gläubiger an einen Schuldner gesendet, wenn eine Rechnung oder eine fällige Zahlung nicht rechtzeitig beglichen wurde. Eine Mahnung informiert den Schuldner über den offenen Betrag und setzt eine Frist für die Zahlung. Sie dient dazu, den Schuldner an seine Zahlungsverpflichtung zu erinnern und ihm eine letzte Gelegenheit zu geben, die Zahlung ohne weitere rechtliche Schritte zu leisten.
Mahnungen können in verschiedenen Formen auftreten, darunter Briefe, E-Mails oder Rechnungsvermerke und ist ein wichtiger Bestandteil für die Buchhaltung eines Unternehmens. Sie enthalten normalerweise Informationen über den offenen Betrag, das Datum der ursprünglichen Rechnung, die Zahlungsfrist und möglicherweise zusätzliche Gebühren oder Verzugszinsen, die anfallen können. In einigen Fällen kann eine Mahnung auch eine Warnung vor rechtlichen Konsequenzen enthalten, wenn die Zahlung nicht erfolgt.
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Warum mahnen Gläubiger
Natürlich soll eine Mahnung den säumigen Zahler an seine Zahlungsverpflichtung erinnern. Mit einem Kauf schließt der Kunde ein Geschäft mit einem Unternehmen ab. Mit der dazugehörigen Kaufbestätigung unterschreibt der Käufer einen Vertrag, der ihn verpflichtet, die ausstehenden Rechnungen zu einem gewissen Datum oder innerhalb von 30 Tagen zu begleichen. Sollte der Schuldner in Verzug geraten und die Frist, um bereits wenige Tage überschreiten, kommt es zu einer Mahnung.
Ein Mahnungsschreiben hat mitunter aber noch einen weiteren Zweck. Dann nämlich, wenn weder auf der Rechnung noch in dem geschlossenen Vertrag ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel vereinbart wurde, wird erst mit der ersten Mahnung der s.g. „Verzug“ bewirkt.
Mahnungen unterstützen letztlich Unternehmen oder andere Dienstleister offene Rechnungen einzufordern und erinnern die Kunden an die ausstehenden Forderungen. Denn häufig ist das nicht begleichen einer Rechnung ein unbeabsichtigtes Versehen, welches mit einem Erinnerungsschreiben schnell behoben werden kann.
Üblicherweise folgt nach dem ersten Erinnerungsschreiben, eine weitere Mahnung und schließlich eine letzte Mahnung. So soll der Kunde/Schuldner mehrmals aufgefordert werden, die offene Rechnung zu begleichen. Es wird demnach versucht, eine außergerichtliche Lösung zu finden, um Zeit und Nerven zu sparen.
Welchen Anspruch haben Gläubiger zusätzlich zur offenen Rechnung?
Erst wenn sich der säumige Kunde mit seiner Zahlungsverpflichtung in Verzug befindet, darf ein Schadenersatz geltend gemacht werden, wie z.B. Mahnkosten, Verzugszinsen, Inkasso- oder Rechtsanwaltskosten oder Gerichtskosten. Viele Unternehmen beginnen mit den Mahnprozessen nach ca. 14 Tagen. Dies kann aber individuell erfordern.
Außerdem empfiehlt es sich, eine Mahnung und die betreffenden Forderungen immer per Post zu versenden.
Wann und wie Sie Ihren Mahnprozess am besten beginnen, erfahren Sie im Beitrag: Ab wann sollte ich eine erste Mahnung schreiben?
Weitere häufig gestellte Fragen
Was ist die erste Mahnung?
Eine erste Mahnung stellt die erste Erinnerung an eine noch offene Forderung dar. Diese soll an die Erledigung einer geschuldeten, bereits fälligen zu erbringenden Leistung oder Zahlung erinnern. Schreiben Sie noch heute Ihre Mahnung mit unserem MahnGenerator.
Wie viele Mahnungen kann man bekommen?
Es gibt verschiedene Mahnstufen. Jede Mahnstufe (erste Mahnung, zweite Mahnung, dritte Mahnung usw.) kennzeichnet eine zunehmende Dringlichkeit und kann mit zusätzlichen Maßnahmen verbunden sein. Wie viele kaufmännische Mahnungen ein Gläubiger seinem säumigen Kunden zustellen kann/muss, ist nicht gesetzlich geregelt. Hat der Schuldner seine Leistung bzw. Zahlung bereits gegenüber dem Gläubiger ausgeschlossen, entbehrt sich jede weitere Mahnung. In diesem Falle sollte der Gläubiger von weiteren Mahnungen Abstand nehmen.
