Wenn Sie und Ihr Unternehmen Ihre Leistung erbracht haben, die Zahlung Ihrer Kunden jedoch ausbleibt, kann dies im schlimmsten Fall gravierende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Denn die Liquidität Ihres Unternehmens kann an einem verpassten Zahlungsziel hängen. Ein wichtiger Lösungsschritt bei einem Zahlungsverzug ist deshalb, eine Mahnung zu schreiben. Denn eine Mahnung dient mitunter als Zahlungserinnerung und kann Ihnen so dabei helfen, Ihre Kunden doch zum Zahlen Ihrer Rechnungen zu bewegen. Die wichtigsten Bestandteile einer Mahnung können Sie dabei unserem ausführlichen Ratgeber entnehmen.
Was ist eine Mahnung?
Eine Mahnung ist ein Dokument, welches Ihre Kunden dazu auffordert, offene Rechnungen zu begleichen. Dabei dient eine Mahnung nicht nur als Zahlungserinnerung, sondern es werden auch (neue) Zahlungsziele und eventuelle Mahngebühren und Verzugszinsen festgehalten und der Kunde bzw. der Schuldner so über diese informiert.
Eine Mahnung wird in der Regel ausgestellt, nachdem eine erste Zahlungsfrist verstrichen ist. Bleibt eine Rechnung trotz abgelaufener Fristen unbeglichen, haben Sie die Möglichkeit eine erste Mahnung zu verfassen. Diese dient in der Regel als Zahlungserinnerung, die Ihre Kunden in einem freundlichen Ton daran erinnern soll, den offenen Betrag zu begleichen. Eine erste Mahnung kann zusätzlich dazu genutzt werden, um Ihren Schuldner in Verzug zu setzen, falls dies vorher noch nicht geschehen ist.
Bleibt diese erste Mahnung fruchtlos, kann auch eine zweite und dritte Mahnung geschrieben werden, dabei handelt es sich bei der dritten Mahnung in der Regel auch um die letzte Mahnung. Bleibt auch diese Zahlungsaufforderung unbeantwortet, können Sie ein das sogenannte gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Hierbei werden fortan rechtliche Schritte eingeleitet, die Ihren Schuldner zur Zahlung seiner offenen Rechnung bewegen sollen.
Das Schreiben einer Mahnung ist ein wichtiger Bestandteil des Mahnwesens und deshalb sollte der Umgang mit dem Schreiben einer Mahnung geübt sein. Dazu sollten Sie auch wissen, welche Bestandteile und Informationen, Sie dringend in Ihren Mahnschreiben integrieren sollten. Mahnalarm hilft Ihnen dabei!
Gibt es rechtliche Vorgaben, was eine Mahnung beinhalten muss?
Einen vorgeschriebenen Aufbau oder Pflichtangaben für eine Mahnung oder Zahlungserinnerung gibt es nicht. Wichtig ist natürlich, dass sie ihre Wirkung entfaltet und, falls noch nicht geschehen, den Schuldner in Verzug setzt. Dafür muss eine Mahnung die eindeutige Forderung enthalten, dass der Schuldner seiner Zahlung nachkommt.
Mahnung schreiben: Diese Angaben sollten Sie integrieren
Da es keine festen Pflichtbestandteile beim Mahnungen schreiben gibt, haben Sie bei den Formulierungen Ihrer Mahnschreiben keine Limitierungen. Dennoch gibt es Angaben, deren Vorhandensein wichtig und sinnvoll ist. Ihre Mahnungen sollten daher folgende Angaben beinhalten:
Name und Anschrift des Empfängers (Schuldners)
Die korrekte Bezeichnung Ihres Vertragspartners ist schon bei Erstellung der Rechnung wichtig, um die Forderung ggf. auch gerichtlich durchzusetzen.
Bei Privatkunden:
Vermeiden Sie es, Personengruppen wie “Familie” oder “Eheleute” anzuschreiben. Die korrekte Anrede, der Vorname und der Nachname sind für die eindeutige Identifikation erforderlich. Wenn Sie diese nicht wissen: Einfach nachfragen. Kein ehrlicher Kunde wird Ihnen die Angabe verwehren.
Bei Geschäftskunden:
Achten Sie auf die genaue Bezeichnung. Unternehmen, die eine eigene Homepage betreiben, müssen ihre vollständige Handelsregisterbezeichnung im Impressum führen. Vielleicht liegt Ihnen auch ein Briefkopf des Kunden vor, dem Sie die Stammdaten entnehmen können. Sehen Sie auch von Abkürzungen ab, selbst wenn der Name lang erscheint.
Ist Ihr Kunde nicht im Handelsregister eingetragen, z.B. bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern, achten Sie auch hier auf den oder die Vornamen und vermeiden Sie Fantasiebezeichnungen, wie z.B. „Boutique Pipi Langstrumpf“. Richtig wäre allenfalls „Boutique Pipi Langstrumpf, Inh. Birgit Müller“ o.ä.
Was tun, wenn Sie erst bei der Mahnung feststellen, dass die Bezeichnung schon in der Rechnung falsch war?
Um sicherzugehen, sollten Sie mit Ihrer (richtigen) Mahnung noch einmal eine umgeschriebene, also um die korrekte Bezeichnung korrigierte Rechnung mitsenden. Allenfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Ihr Kunde nicht in Verzug befindet, weil die „neue Rechnung“ noch nicht fällig ist. Das ist aber sicherer, als erst in einem gerichtlichen Verfahren festzustellen, dass Ihre Forderung keinen korrekten Schuldner hat.
Name und Anschrift des Absenders (Gläubigers)
Der Empfänger einer Mahnung muss in die Lage versetzt werden, Sie als Absender eindeutig zu identifizieren. Hierzu sollten Sie alle Angaben Ihres üblichen Briefpapiers zur Verfügung stellen. Kaufleute, die dem Handelsrecht unterliegen, haben sich nach § 17 bis 19 HBG zu richten. Dort ist geregelt, wie der Name einer Firma aussehen darf und in der Außenverwendung verwendet werden muss. (Firmenwahrheit, Firmenklarheit). Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen) dürfen zusätzlich zu Ihrem/n Vornamen und Nachnamen noch eine Fantasiebezeichnung verwenden, z.B. „Der Fliesenexperte, Inh. Gerd Müller“ oder „KTM Trockenbau, Fred Meier und Gerd Müller“. Freiberufler können ebenfalls Ihre Berufsbezeichnung mit führen, z.B. „Achitekturbüro Max Müller“
Weitere Angaben, die wichtig für Ihre Mahnungen sind
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Information zur Höhe und Fälligkeit der Forderung/en
- Mahntext mit der konkreten Aufforderung zur Zahlung
- Optional: Mahngebühren (ab der zweiten Mahnung) und Verzugszinsen (erst ab Verzug)
- Kontodaten: Damit der säumige Kunde nicht erst die Rechnung suchen muss, um zu wissen, wohin der Betrag überwiesen werden soll.
Bessere Mahnungen schreiben mit Mahnalarm
Das Mahnwesen kann kompliziert und undurchsichtig erscheinen. Dabei ist es nicht unwahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen eines Tages mit Schuldnerverzug und dem Schreiben von Mahnungen konfrontiert wird. Mit dem MahnGenerator und dem Zahlungsbeschleuniger von Mahnalarm sind Sie dabei auf der sicheren Seite.
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Wenn Sie Ihre Mahnung mit Mahnalarm schreiben, fassen wir alle wichtigen Daten für Ihren säumigen Kunden übersichtlich zusammen. Denn je professioneller das Erscheinungsbild, desto besser wirkt Ihre Mahnung. Nutzen Sie deshalb den Mahnalarm MahnGenerator, denn so gestaltet sich das Mahnen einfach.
Immer abgesichert mit Mahnalarm
Wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen zum Mahnung schreiben, Mahnstufen oder Verzugszinsen haben, so stehen wir Ihnen gerne beiseite. Dank unseres Kontaktformulars sind wir stets für Sie erreichbar. Unsere Experten helfen Ihnen mit ihrem fachlichen Know-how gerne weiter.
