Welche Angaben gehören in eine Mahnung?

Mahnen

Gibt es rechtliche Vorgaben, was eine Mahnung beinhalten muss?

Einen vorgeschriebenen Aufbau oder Pflichtbestandteile für eine Mahnung oder Zahlungserinnerung gibt es nicht. Wichtig ist natürlich, dass sie ihre Wirkung entfaltet und, falls noch nicht geschehen, den Schuldner in Verzug setzt. Dafür muss eine Mahnung die eindeutige Forderung enthalten, dass der Schuldner seiner Zahlung nachkommt.

Beim Mahnungen schreiben sollten folgende sinnvolle Elemente enthalten sein:

Name und Anschrift des Empfängers (Schuldners)

Die korrekte Bezeichnung Ihres Vertragspartners ist schon bei Erstellung der Rechnung wichtig, um die Forderung ggf. auch gerichtlich durchzusetzen.

Bei Privatkunden:

Vermeiden Sie es, Personengruppen wie “Familie” oder “Eheleute” anzuschreiben. Die korrekte Anrede, der Vorname und der Nachname sind für die eindeutige Identifikation erforderlich. Wenn Sie diese nicht wissen: Einfach nachfragen. Kein ehrlicher Kunde wird Ihnen die Angabe verwehren.

Bei Geschäftskunden:

Achten Sie auf die genaue Bezeichnung. Unternehmen, die eine eigene Homepage betreiben, müssen ihre vollständige Handelsregisterbezeichnung im Impressum führen. Vielleicht liegt Ihnen auch ein Briefkopf des Kunden vor, dem Sie die Stammdaten entnehmen können. Sehen Sie auch von Abkürzungen ab, selbst wenn der Name lang erscheint.

Ist Ihr Kunde nicht im Handelsregister eingetragen, z.B. bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern, achten Sie auch hier auf den oder die Vornamen und vermeiden Sie Phantasiebezeichnungen, wie z.B. „Boutique Pipi Langstrumpf“. Richtig wäre allenfalls „Boutique Pipi Langstrumpf, Inh. Birgit Müller“ o.ä.

Name und Anschrift des Absenders (Gläubigers)

Der Empfänger einer Mahnung muss in die Lage versetzt werden, Sie als Absender eindeutig zu identifizieren. Hierzu sollten Sie alle Angaben Ihres üblichen Briefpapiers zur Verfügung stellen. Kaufleute, die dem Handelsrecht unterliegen, haben sich nach § 17 bis 19 HBG zu richten. Dort ist geregelt, wie der Name einer Firma aussehen darf und in der Außenverwendung verwendet werden muss. (Firmenwahrheit, Firmenklarheit). Gewerbetreibende (nicht im Handelsregister eingetragen) dürfen zusätzlich zu Ihrem/n Vornamen und Nachnamen noch eine Phantasiebezeichnung verwenden, z.B. „Der Fliesenexperte, Inh. Gerd Müller“ oder „KTM Trockenbau, Fred Meier und Gerd Müller“. Freiberufler können ebenfalls Ihre Berufsbezeichnung mit führen, z.B. „Achitekturbüro Max Müller“

Weitere Angaben

  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Information zur Höhe und Fälligkeit der Forderung/en
  • Mahntext mit der konkreten Aufforderung zur Zahlung
  • Optional: Mahnkosten (ab der zweiten Mahnung) und Verzugszinsen (erst ab Verzug)
  • Kontodaten: Damit der säumige Kunde nicht erst die Rechnung suchen muss um zu wissen, wohin der Betrag überwiesen werden soll.

Wenn Sie Ihre Mahnung mit Mahnalarm schreiben, fassen wir alle wichtigen Daten für Ihren säumigen Kunden übersichtlich zusammen. Denn je professioneller das Erscheinungsbild, desto besser wirkt Ihre Mahnung. Um eine effektive und rechtssichere Mahnung zu verfassen, können Sie unsere Mahnungschreiben Vorlagen nutzen.

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