Jedes Unternehmen muss sich im alltäglichen Geschäftsverkehr mit dem Thema Rechnungswesen auseinander setzen. Ein sehr großer Teil ist dabei die Rechnungsstellung, denn jede verkaufte Ware, jede Lieferung, jeder Geschäftsfall muss einem Kunden im Rahmen seiner Aufträge in Rechnung gestellt werden.
Definition
Der Begriff Fakturierung umfasst alle Schritte, die notwendig sind, um Kunden Rechnungen auszustellen. Dies beinhaltet das Erstellen, Verbuchen und Aufbewahren von Rechnungen. Die Fakturierung ist ein zentraler Teil der Buchführung und erfolgt immer dann, wenn Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden.
Die Fakturierung richtet sich nach dem § 14 des UStG.
Aufgabenbereiche der Fakturierung
Die Fakturierung ist ein zentraler Bestandteil des Debitorenmanagements und umfasst mehrere wesentliche Aufgabenbereiche. Diese Aufgaben können je nach Größe des Unternehmens und dem Grad der Digitalisierung entweder manuell oder mithilfe spezialisierter Software durchgeführt werden.
Leistungsprüfung
- Erfassung der erbrachten Leistungen: Hierbei werden alle für den Kunden erbrachten Leistungen detailliert erfasst.
- Überprüfung der Vollständigkeit: Es wird sichergestellt, dass alle erbrachten Leistungen vollständig und korrekt dokumentiert sind, sodass sie berechnet werden können.
Konditionsprüfung
- Abgleich der vereinbarten Preise und Konditionen: Die mit dem Kunden vereinbarten Preise und Konditionen werden überprüft.
- Überprüfung von Stundensätzen, Rabattstaffeln und Erfolgsboni: Es wird sichergestellt, dass die berechneten Stundensätze, Rabatte und Boni den Vereinbarungen entsprechen.
- Klärung weiterer Konditionen: Zusätzliche Vereinbarungen wie Zahlungsziele und Skonto werden ebenfalls geprüft und berücksichtigt.
Rechnungserstellung
- Erstellung der Rechnungen: Basierend auf den erbrachten Leistungen und den vereinbarten Konditionen werden die Rechnungen erstellt. Dies umfasst den gesamten Prozess der Rechnungslegung.
Rechnungsversand
- Versand der Rechnungen: Die Rechnungen werden entweder physisch oder digital an den Kunden versandt. Dabei wird überprüft, ob alle Rechnungsdaten wie Adresse und Ansprechpartner korrekt sind.
Buchung
- Verbuchung der Rechnungen: Die erstellten Rechnungen werden im Buchführungssystem auf das entsprechende Debitorenkonto verbucht. Dies stellt sicher, dass die Finanzdaten des Unternehmens korrekt und aktuell sind.
Bedeutung der Fakturierung
Die Fakturierung ermöglicht es, Zahlungsansprüche zu stellen und ist grundlegend für die Steuerberechnung, da sie für die Buchführung relevant ist und somit eine wichtige Rolle bei der Umsatzsteuerberechnung spielt.
Stellen von Zahlungsansprüchen
- Rechtliche Grundlage: Durch die Fakturierung werden formelle Zahlungsansprüche gegenüber Kunden geltend gemacht. Eine korrekt ausgestellte Rechnung dient als rechtliches Dokument, das die Forderung des Unternehmens gegenüber dem Kunden belegt.
- Zahlungsaufforderung: Die Rechnung informiert den Kunden über den zu zahlenden Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethoden, wodurch der Zahlungsprozess initiiert wird.
Grundlage für die Steuerberechnung
- Umsatzsteuerberechnung: Die Fakturierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Berechnung der Umsatzsteuer. Jede ausgestellte Rechnung muss die Umsatzsteuer ausweisen, die das Unternehmen an das Finanzamt abführen muss.
- Steuerliche Dokumentation: Rechnungen dienen als Nachweis für steuerliche Zwecke und müssen daher den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil der Buchführung und der Steuererklärung.
Relevanz für die Buchführung
- Dokumentation von Einnahmen: Jede ausgestellte Rechnung wird in der Buchführung erfasst und dokumentiert die Einnahmen des Unternehmens. Dies ist wichtig für die Erstellung von Finanzberichten und die Überwachung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Durch die systematische Erfassung und Verbuchung von Rechnungen wird die finanzielle Transparenz erhöht. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen und unterstützt die interne und externe Revision.
Formen der Fakturierungen
Man unterscheidet zwei Hauptmethoden der Fakturierung, die sich nach dem Zeitpunkt der Rechnungserstellung richten.
Vorfakturierung
Die Rechnung wird erstellt, bevor die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.
Anwendung: Häufig bei Warenlieferungen, wo die Bestellung und Lieferung zeitlich auseinanderfallen.
Vorteile: Bietet dem Lieferanten finanzielle Sicherheit und ermöglicht eine bessere Planung der Liquidität.
Nachfakturierung
Die Rechnung wird erst nach Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware erstellt.
Anwendung: Typisch für Dienstleistungen, bei denen der tatsächliche Aufwand erst nach Abschluss der Arbeiten berechnet werden kann.
Vorteile: Ermöglicht eine genaue Abrechnung basierend auf dem tatsächlichen Aufwand und den erbrachten Leistungen.
Gesetzliche Anforderungen
Zudem müssen Rechnungen bestimmte gesetzliche Informationen enthalten, um den Vorschriften zu entsprechen.
Die Mindestanforderungen an den Inhalt einer Rechnung (Faktura oder Factura) ist in Deutschland im § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Bei Vorauszahlungen: der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts)
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung und etwaig darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anwendbare Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht für zwei Jahre bei Kleinbetragsrechnungen und sonst zehn Jahre.
Diese Pflichtangaben sind notwendig, um die Rechnung steuerrechtlich anerkennen zu können und dient der Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls. Fehlen diese Angaben, kann dies zu Problemen bei der steuerlichen Geltendmachung führen.
Besondere Regelungen
Für innergemeinschaftliche Lieferungen innerhalb der EU gelten besondere Regelungen. Hierbei muss die Rechnung zusätzliche Angaben wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Ausstellers und des Empfängers enthalten. Zudem müssen die Lieferungen in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) gemeldet werden.
Fristen der Fakturierung
Für Unternehmen ist es ratsam, so schnell wie möglich nach erbrachter Dienstleistung oder bestellter Ware zu fakturieren, um die Zahlungen zeitnah zu erhalten.
Es gibt auch gesetzliche Fristen, innerhalb derer eine Fakturierung erfolgen muss. Dies dient dem Schutz der Schuldner vor unerwarteten Forderungen und gewährleistet die korrekte Abführung der Umsatzsteuer.
Die Fristen für die Rechnungsstellung sind je nach Kundentyp wie folgt geregelt:
- Privatpersonen: Es gibt keine gesetzliche Frist.
- Unternehmen im Inland: Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG).
- Unternehmen in der EU: Die Rechnung muss bis zum 15. des Monats, der auf den Monat der Leistungserbringung folgt, erstellt werden (§14a Abs. 1 Satz 2, Abs. 3 Satz 1 UStG).
Archivierung
In Deutschland müssen Rechnungen nach ihrer Ausstellung gemäß den rechtlichen Bestimmungen für zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist beginnt nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Die Regelung betrifft sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen und basiert auf den Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung.
Es ist zu beachten, dass in bestimmten Fällen, insbesondere wenn die Dokumente für noch nicht abgeschlossene steuerliche Angelegenheiten relevant sind, die Aufbewahrungsfrist verlängert werden kann. Daher ist es wichtig, alle Rechnungen und dazugehörigen Unterlagen über den gesamten Zeitraum hinweg sorgfältig zu verwalten und zu archivieren.
Fehlerhafte Fakturierung
Fehlerhafte Fakturierung kann verschiedene Probleme und Konsequenzen nach sich ziehen.
Ursachen für fehlerhafte Fakturierung
- Unvollständige Angaben: Fehlende Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer oder genaue Leistungsbeschreibung.
- Falsche Beträge: Fehler bei der Berechnung von Preisen, Rabatten oder Steuern.
- Falsche Daten: Fehlerhafte Angaben zu Namen, Adressen oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
- Doppelte Rechnungen: Mehrfache Ausstellung derselben Rechnung.
- Falsche Rechnungsnummern: Nicht fortlaufende oder doppelt vergebene Rechnungsnummern.
- Fehlende oder falsche Steuersätze: Anwendung des falschen Steuersatzes oder fehlende Angabe der Steuerbefreiung.
Konsequenzen fehlerhafter Fakturierung
- Steuerliche Nachteile: Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen bei der Vorsteuerabzugsfähigkeit führen. Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug verweigern, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind.
- Zahlungsverzögerungen: Kunden können die Zahlung verweigern oder verzögern, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.
- Rechtliche Konsequenzen: Bei wiederholten Fehlern oder bei Verdacht auf Steuerhinterziehung können rechtliche Schritte eingeleitet werden.
- Verlust von Vertrauen: Wiederholte Fehler können das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner beeinträchtigen.
- Zusätzlicher Aufwand: Korrekturen und Nachbesserungen verursachen zusätzlichen administrativen Aufwand und Kosten.
Korrektur fehlerhafter Rechnungsstellung
- Stornierung und Neuausstellung: Eine fehlerhafte Rechnung sollte storniert und eine neue, korrekte Rechnung ausgestellt werden.
- Gutschriften: Alternativ kann eine Gutschrift über den fehlerhaften Betrag erstellt und eine neue Rechnung ausgestellt werden.
- Dokumentation: Alle Korrekturen sollten sorgfältig dokumentiert werden, um bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar zu sein.
Beispiel für eine fehlerhafte Rechnung
Angenommen, ein Unternehmen stellt eine Rechnung aus, in der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden fehlt. Dies kann dazu führen, dass der Kunde die Rechnung nicht akzeptiert und die Zahlung verweigert, bis eine korrekte Rechnung vorliegt. Zudem könnte das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, was zu steuerlichen Nachteilen für den Kunden führt.
