Ab wann Inkasso?

Kommt es in kleinen und mittleren Unternehmen zu ausbleibenden Zahlungen, Ihr Kunde reagiert nicht auf die Anrufe und auch Mahnungen haben zu keinem Erfolg geführt, stellt sich ein Unternehmer die Frage: Wann sollte ich ein Inkassounternehmen beauftragen?

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einige Tipps mitgeben, wann der richtige Zeitpunkt für einen Inkassoauftrag ist.

Wer dürfen meine Kunden sein?

Zunächst einmal muss festgehalten werden, dass es keine Rolle spielt, ob Ihr Kunde ein Verbraucher oder ein Unternehmen ist. Blieb eine Zahlung aus und es besteht Verzug, haben Sie das Recht ein Inkassobüro zu beauftragen. Für einen Inkasso-Auftrag ist es also irrelevant, ob es sich um ein Geschäft im B2B-Bereich oder im B2C-Bereich handelt.

Was sind Zeichen dafür, dass Inkasso nötig ist?

Folgende Anzeichen sollten Sie nicht ignorieren:

• der Zahlungstermin in der Rechnung ist überschritten
• Lastschriften werden zurück gebucht
• fehlende Kommunikation vom und mit Ihrem Kunden
• keine Reaktion auf Ihre Mahnungen

Zahlungstermin der Rechnungen ist überschritten

Sie sollten in jedem Fall für Ihren erbrachte Leistung eine Rechnung ausstellen. Es empfiehlt sich, einen festen Zahlungstermin zu benennen. Diesen legen Sie selbst fest. Wir empfehlen einen Termin innerhalb der nächsten zehn Tagen zu wählen. Liegt Ihnen bis zu dem bestimmten Tag keine Zahlung vor, befindet sich Ihr Kunde nun im Zahlungsverzug. Sie sollten in Erwägung ziehen, noch zwei bis drei weitere Banktage abzuwarten, da es gerade im B2C-Bereich nicht unüblich ist, erst am letzten Tag der genannten Frist zu zahlen. Ist dann immer noch kein Geld bei Ihnen eingegangen, muss über weitere Maßnahmen nachgedacht werden.

Rückbuchungen von Lastschriften

Es kommt immer häufiger vor, dass ein Lastschriftmandat erteilt wird. Aber auch bei einer vereinbarten Lastschrift, kann man in Verzug geraten. Eine sogenannte Rücklastschrift ist der Grund. Für jeden erneuten Versuch der Abbuchung entstehen Kosten. Wir empfehlen daher nach der ersten Rückbuchung Ihren Kunden zur selbstständigen Zahlung aufzufordern.

Keine Kommunikation

Wird der Zahlungstermin nicht eingehalten, ist es in kleinen und mittleren Unternehmen üblich, das direkte Gespräch zum Kunden zu suchen. Erfolgt auch auf Anrufe, Nachrichten und E-Mails keine Reaktion, kann es ein Hinweis auf die Zahlungsunwilligkeit des säumigen Kunden sein.

Auch wenn festgelegte Termine zur Zahlung nicht eingehalten werden können, Ihr Kunde ist in der Pflicht sich bei Ihnen zu melden und mit Ihnen einen neuen Termin abstimmen. Das neue Datum sollte trotz allem nicht zu weit vom ursprünglichen Termin abweichen.

Mahnungen schreiben

Ihr säumiger Kunde leistet keine Zahlung und hat sich auch nicht mit Ihnen in Verbindung gesetzt, dann kann der nächste Schritt ein Mahnschreiben sein. Besteht bereits Verzug aufgrund ausbleibender Zahlungen auf die Rechnungen, haben Sie auch jetzt schon das Recht, ein Inkassounternehmen zu beauftragen.

Zu beachten ist, dass der Schuldner auf seinen Zahlungsverzug hingewiesen und die Zahlung sofort fällig gestellt wird. Neue Fristen sind zu vermeiden.

Es stellt sich die Frage: Ist eine Mahnung Pflicht? Mehr zu Inkasso ohne Mahnung erfahren.

Voraussetzungen um ein Inkassounternehmen zu beauftragen

Generell können Sie als Gläubiger und Forderungsinhaber jederzeit die Arbeit eines Inkassodienstleisters in Anspruch nehmen. Dabei ist zu beachten, dass die Kosten für das Eintreiben der Forderung nur vom Schuldner übernommen werden müssen, wenn sich dieser auch tatsächlich in Verzug befunden hat.

Inkassounternehmen dürfen zwar bestrittene Forderungen bearbeiten, sind jedoch nicht befugt Sie im Falle einer Klage vor Gericht zu vertreten. Daher empfiehlt es sich, bei Bestreiten des Kunden sich direkt an erfahrene Rechtsanwälte zu wenden. Wir erklären Ihnen gerne weitere Unterschiede zwischen Inkassounternehmen und Rechtsanwälten.

Ein Auftrag bei einem Inkassobüro lässt weitere Kosten entstehen. Daher sollten Sie sich vorher bewusst machen, ob sich das Kostenrisiko wirklich lohnt. Betrachten Sie dazu:

• Höhe der offenen Forderung
• Zeitpunkt der letzten Mahnung (Verjährung beachten)

Kann man ohne Mahnung Inkasso einschalten?
Grundsätzlich ja, allerdings stellt sich die Frage, ob Verzug eingetreten ist und wer in diesem Fall die Kosten der Rechtsverfolgung zu tragen hat. Befindet sich der säumige Kunde bei Beauftragung eines Inkassounternehmens nicht im Verzug, sind die Kosten der Rechtsverfolgung vom Auftraggeber zu tragen.

Was erwartet Sie, wenn Sie Inkasso einschalten?

Haben Sie keine bis wenige Erfahrungen im Bereich Forderungsmanagement und Inkasso, dann nehmen Sie am Besten vorab Kontakt zu den Inkassobüros Ihrer Wahl auf und informieren Sie sich umfangreich und lassen sich beraten. So können Sie die Risiken und Inkassokosten einkalkulieren. Vielleicht gelingt es Ihnen auch Ihre Chance einzuschätzen, ob Sie wieder an Ihr Geld kommen oder die Chancen nur sehr gering sind.

Wer trägt die Kosten?

Die Einleitung eines Inkassoverfahrens birgt Risiken. Konnte keine Zahlung im vorgerichtlichen Verfahren generiert werden, entstehen zusätzliche Kosten für die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens. Dabei müssen Sie als Gläubiger zunächst weitere Kosten tragen, die zeitgleich als Schadenersatz gegen den Schuldner geltend gemacht werden.

Kann eine Forderung vollständig eingetrieben werden, zahlt der Schuldner die Inkassokosten als Verzugsschaden mit. Entscheiden Sie sich im Laufe des Verfahrens, dass Ihnen das Risiko oder die Kosten zu hoch werden, tragen Sie die entstandenen Kosten. Diese Kosten können Sie ggf. anteilig oder vollständig durch eine Abtretung an das Inkassounternehmen erfüllen. Alle unsere Preise finden Sie auf unserer Preiseseite.